Bekijk Source

Het evenement is samengesteld met verkoopitems en er kan een offerte gegenereerd worden. De offerte is de communicatie naar de klant op basis van de invulling in EasyParty.

De offerte wordt geëxporteerd naar een Word-document op basis van een eerder opgesteld sjabloon. Dit sjabloon kun je beheren in de module Offertebeheer; uitleg hierover vind je hier. Zorg dat je dat hoofdstuk eerst volledig hebt gelezen en alle acties hebt uitgevoerd voordat je verder kan.

De beschikbare tabbladen om voor een offerte.

Selecteer thema voor offerte

Om een offerte te genereren, moet er eerst een thema gekozen worden. Deze worden beheerd in het Offertebeheer. Je kiest een thema op basis van het soort evenement.

Zodra een thema is gekoppeld, worden de hoofdstukken en paragrafen die aan het thema zijn gekoppeld ingeladen. Binnen het evenement kun je in de paragrafen nog wijzigingen toevoegen. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat je bij de inleiding een persoonlijke boodschap wilt toevoegen.

Voordeel:

Omdat je het in EasyParty toevoegt, blijft dit staan voor alle toekomstige offertes die je binnen dit evenement genereert.
Alle aanpassingen die je aan de paragrafen maakt in het evenement beïnvloeden het sjabloonthema in Offertebeheer niet. Deze zijn eenmalig toegevoegd aan het evenement.
Als je veel wijzigingen hebt aangebracht en weer opnieuw wilt beginnen, kun je het thema opnieuw koppelen.
Met de vinkjes bij de paragrafen kun je aangeven welke paragrafen wel of niet op de offerte moeten komen.

Word document genereren

Wanneer de aanpassingen zijn gemaakt in de paragrafen (of niet, omdat er geen wijzigingen van toepassing zijn), kun je door op de knop “Word document genereren” te klikken de offerte genereren.

Hierna opent de pop-up “Instellingen voor de offerte” hier kun je aangeven hoe de offerte gegeneerd moet worden.

Optie tot en Datum herinnering: Dit zijn dezelfde velden die je gevuld hebt in het tabblad Evenementdetails. Het is mogelijk om deze aan te passen op basis van jullie wensen:
- Je kunt deze handmatig aanpassen door de data te selecteren met het knopje rechts te klikken
- Je kunt de datums uitzetten door op het kruisje te klikken.
- Je kunt ze automatisch laten berekenen op basis van de instellingen bij Evenementdetails door op: te klikken.
BTW-type:
- Kies je voor inclusief BTW, worden in de offerte de bedragen inclusief BTW getoond bij pakketten en in de begroting.
- Kies je voor exclusief BTW, dan worden in de offerte de bedragen exclusief BTW weergegeven bij pakketten en in de begroting.
Datum weergeven: Met deze instelling bepaal je of je de datums wilt tonen; deze instelling werkt hetzelfde als het vinkje 'Datum weergeven' in de evenementdetails. Dit is vooral handig bij meerdaagse evenementen..
- Wanneer dit vinkje aanstaat, wordt er een extra optie toegevoegd: 'Datum weergave'. Hierin kun je kiezen waar deze datum allemaal terug moet komen in de offerte:
  - Overal (in programmatags, cateringvoorstel en begroting)
  - Of in afzonderlijke onderdelen daarvan
  - Of in 2 van de 3 onderdelen

Via Instellingen > Offerte en draaiboek > Evenement offerte genereren > Datum weergave kun je je voorkeur standaard instellen. Dus bijvoorbeeld wanneer je altijd alleen de datum in de programmatags wilt opnemen, vul je hier 'In programmatags' in. De drop-down heeft dan standaard deze waarde als eerste keuze.

Arrangementen: Als een arrangement in het evenement is gekoppeld, kun je hier aangeven waar je deze terug wilt laten komen in de offerte. In de dropdown kun je kiezen voor:
- Arrangementen bovenaan: het arrangement wordt als eerste getoond in de offerte bij de tag [STANDAARD_PROGRAMMAONDERDELEN].
- Arrangementen onderaan: het arrangement wordt als laatste getoond in de offerte bij de tag [STANDAARD_PROGRAMMAONDERDELEN].
- Arrangementen compleet negeren: het arrangement wordt niet apart getoond maar wordt gegenereerd op basis van het programma.
Zalen en locaties tonen in offerte: Als je de locatie en zaal in het programma terug wilt laten komen, vink je de check-box ‘zalen en locaties tonen in offerte’ aan.

Je kunt deze drie velden standaard laten vullen met een bepaalde voorkeur. Dit stel je in bij Instellingen > Offerte en Draaiboek > Evenement offerte genereren.

Nu opent het Word-document met de offerte. Als het offerte-sjabloon goed is opgebouwd hoeven er (bijna) geen aanpassingen meer gedaan te worden aan het document voordat deze naar de klant gestuurd kan worden. Alleen eventueel wat Enters, of Tabs.

Maak geen wijzigingen in het Word-document die over de invulling van het evenement gaan want deze worden niet automatisch aangepast in het evenement! Daarom is het belangrijk dat je alle wijzigingen altijd in EasyParty doorvoert en niet in het gegenereerde Word-document. Dit voorkomt dat je bij een tweede offerte handmatig opnieuw alle aanpassingen moet doen.

Dus zie je fouten die betrekking hebben op de invulling van het evenement, pas deze dan altijd aan in het evenement!

Zie je opmaakfouten in de offerte, pas deze dan aan in Offertebeheer zodat je hier de volgende keer niet tegenaan loopt.

Controleer het document en hij is klaar om verstuurd te worden naar de klant! Het versturen van de offerte gebeurt niet in EasyParty, maar via je eigen Outlook.

Beschikbare tags

Je kunt per evenement extra tags toevoegen in een gewenste paragraaf. Via de beschikbare tags krijg je een overzicht van alle beschikbare tags die je kunt gebruiken in een offerte.

Verstuur offerte

Zodra een offerte verstuurd is druk je op de knop: Verstuur offerte. De status van de knop wijzigt naar ‘offerte verzonden’. Zo kunnen sales collega’s zien of de offerte al is verstuurd. Dit is te zien in het Evenementoverzicht en daar kan op gefilterd worden. Zo kun je eenvoudig een lijst samenstellen van alle evenementen waarvan nog geen offerte is verstuurd.