Als dit voor jullie niet van toepassing is dan hoef je onderstaande niet te doorlopen en kun je door naar de volgende stap van de e-learning.

Hier vul hier de naam van de zaal. Dit kan de benaming zijn die de locatie zelf gebruikt of een andere interne benamingen voor deze zalen. Zorg in ieder geval dat voor iedereen duidelijk is om welke zaal het gaat.

• De Zaalnaam wordt gebruikt voor interne communicatie, dus in evenementen, picklijsten en draaiboeken
• De Externe zaalnaam wordt gebruikt voor de externe communicatie richting de relatie op bijvoorbeeld de offerte

De tekst die hier wordt gevuld, wordt getoond in een evenement wanneer de zaal gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel.

• Op evenementniveau is deze tekst nog aan te passen of te verwijderen.
• Met het vinkje ‘Opnemen in offerte’ op evenementniveau kan ervoor worden gekozen om deze omschrijving wel of niet op te nemen in de offerte.

Als je nu nog niet helemaal voor ogen hebt of dat je voor deze zaal informatie in de offerte wilt tonen dan kun je dit veld voor nu leeg laten en later vullen.

Je hebt een vaste verkoopprijs en kostprijs voor de zaal die je hier kunt invullen. De prijs die je hier vult wordt dan standaard als verkoop- en kostprijs in het evenement ingezet als je voor deze zaal kiest. Dit is een dagprijs, er wordt dus geen rekening gehouden met het aantal uur dat de zaal gereserveerd is voor het evenement.

Als je wel te maken hebben met prijzen per uur dan kun je daar de vinkjes 'Verkoopprijs per uur' en 'Kostprijs per uur' voor gebruiken. De prijs die je dan invult bij 'Verkoopprijs' en 'Kostprijs' is de uurprijs. Deze wordt in het evenement vermenigvuldigd met het aantal uur dat de zaal gereserveerd is.

Hier kun je extra interne informatie over de zaal vullen, denk hierbij aan zaken die altijd van toepassing zijn op deze zaal. Bijvoorbeeld wanneer je altijd trappen op moet en je dus een trappensteekwagen nodig hebt.

Deze informatie kun je laten terugkomen op het interne draaiboek zodat je collega's die het evenement op- of afbouwen. Hoe je dit in het draaiboek kunt laten terugkomen wordt toegelicht in de e-learning voor het magazijn.

Hier kun je verschillende inrichtingen toevoegen die per zaal beschikbaar zijn. Door deze hier vast te leggen weet je wat het maximaal aantal personen voor deze inrichting is. In het evenement kun je deze standaard inrichtingen selecteren. Daarnaast weten de collega's die de opbouw regelen precies wat ze moeten klaar zetten. Ook deze informatie kun je laten terugkomen in het draaiboek. 

Maak je geen gebruik van standaard inrichtingen? Of is dit heel flexibel en eigenlijk niet standaard vast te leggen? Dan heeft het aanmaken van inrichtingen geen toegevoegde waarde voor jullie. Dit kun je dan overslaan. 

Als een zaal in een bepaalde periode niet beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat er een verbouwing plaatsvindt, dan kun je een zaalblokkering instellen. Het is dan niet mogelijk om deze zaal te selecteren in een evenement in deze periode.

Het systeem houdt standaard al rekening met zalen die al bezet zijn door andere evenementen, die hoef je hier dus niet in te voeren.

Mogelijk heb je dit pas later nodig, dan is het handig dat je alvast weet dat deze functionaliteit bestaat!

De openingstijden die je hier vult werken op dezelfde manier als de openingstijden bij de locatie. Hier vul je enkel openingstijden als de openingstijden van een zaal specifiek afwijken van de locatie openingstijden.

Je kunt hier ter info kenmerken van een zaal toevoegen. Dit is alleen nuttig als je veel zalen heb en kan helpen bij het kiezen van een juiste zaal. Bijvoorbeeld als je iets zoekt in een bepaalde sfeer.

Mocht je hier geen gebruik van gaan maken of nu nog niet weten of je dit wilt gaan gebruiken, dan adviseren wij om dit voor nu leeg te laten.