| Als je geen kennis hebt van administraties en grootboekrekeningen dan adviseren we je om deze instellingen niet aan te passen. Als deze instellingen verkeerd ingesteld worden kan dit grote gevolgen hebben voor de financiële afhandeling van evenementen (verkeerde facturen) en uiteindelijk ook voor je boekhouding. |
Voor de eerste instellingen die we door gaan nemen ga je naar: Instellingen > Financieel
De belangrijkste instellingen lichten we in dit artikel toe. Het is wel van belang om alle tabbladen en velden na te lopen of deze juist staan ingesteld voor jullie organisatie.
In de uitgebreide uitleg (Instellingen - Financieel) worden alle velden uitgelegd.
In EasyParty is het mogelijk om meerdere administraties aan te maken. Je hebt een aparte administratie nodig als je in de boekhouding ook meerdere gescheiden administraties hebt. Als dit niet het geval is dan hoef je geen extra administratie in te stellen.
Als je wel een extra administratie hebt dan kan deze hier aangemaakt en ingesteld worden. Hoe je dit inhoudelijk instelt lees je hier onder.
Wat zijn grootboekrekeningen eigenlijk?
Heel basis uitgelegd is een grootboekrekening een onderdeel van de boekhouding dat wordt gebruikt om alle financiële transacties van een bedrijf te registreren en bij te houden. Denk aan het grootboek als een soort logboek waarin je alle inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden van een organisatie bijhoudt.
Elke grootboekrekening heeft een unieke naam en nummer, zoals bijvoorbeeld
Hoe worden grootboekrekeningen in EasyParty gebruikt?
Zoals je ziet staan er standaard al een aantal grootboekrekeningen gevuld. Deze heeft EasyParty minimaal nodig om een goede factuur op te kunnen maken. Je kunt nu dus al een factuur genereren met EasyParty, zonder dat je iets ingesteld hebt.
Je ziet dat er voor iedere categorie (culinair, dranken, etc. zoals deze ook in het evenement bekend zijn) een grootboekrekening bestaat. Doordat deze regel bestaat weet EasyParty dat de omzet in een evenement die bij de categorie 'Culinair' hoort, in de boekhouding onder dit grootboekrekeningnummer geboekt moet worden. Daarnaast weet EasyParty aan de hand van deze instellingen dat wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe drank aanmaakt, dat er standaard btw laag (9%) gekoppeld moet worden. Dit weet EasyParty doordat bij deze grootboekrekening het vinkje 'Standaard' aan staat. Ik hoor je denken, maar niet al mijn dranken zijn laag btw. Klopt! Per drank kun je een afwijkende grootboekrekening instellen. Verderop in de e-learning gaan we hier dieper op in.
Wat moet je nu instellen?
Als je geen gebruik gaat maken van een boekhoudkoppeling is het niet nodig om deze standaard ingestelde grootboekrekeningen aan te passen. De standaard configuratie is al toereikend om kloppende facturen te kunnen maken.
Als je wel gebruik gaat maken van een boekhoudkoppeling dan is het wel noodzakelijk om de grootboekrekening instellingen grondig te doorlopen. Het is heel belangrijk dat deze instellingen overeenkomen met je boekhouding.
|
Er zijn een aantal belangrijke spelregels bij het aanpassen van grootboekrekeningen. Het is belangrijk om deze door te nemen voordat je met het instellen van de grootboekrekeningen aan de slag gaat.
|
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je grootboekrekeningen goed zijn ingesteld. EasyParty is standaard al gevuld met een een aantal grootboekrekeningen. Deze mag je niet verwijderen, omdat deze gekoppeld zijn aan de categorieën (Culinair, Dranken, Magazijn, etc.) in het systeem. Je kunt altijd extra grootboekrekeningen toevoegen, bijvoorbeeld als je onderscheid wilt maken tussen bier, frisdrank en wijn. Als je alleen gebruikmaakt van de categorieën "dranken hoog" en "dranken laag", hoef je niets toe te voegen, want die zijn al ingesteld. Grootboekrekeningen mogen wel dubbel gebruikt worden als je bijvoorbeeld dezelfde rekening voor zowel techniek als materialen gebruikt. Omdat dit in EasyParty wel twee verschillende categorieën zijn, moeten ze wel apart worden ingevuld.
Je hoeft nu alleen de nummers van de grootboekrekeningen in te voeren in de eerste kolom. De nummers die je nu in je boekhoudpakket gebruikt, zijn ook van toepassing in EasyParty.
Controleer de bestaande regels of deze juist staan en voeg regels toe die je mist.
BTW type: De verschillende BTW types zijn te beheren in het tabblad BTW.
Standaard: Eén categorie kan meerdere grootboekrekeningen hebben, zoals bij dranken (hoog en laag). Maar voor alle categorieën moet er 1 grootboekrekening op standaard te worden gezet door het vinkje hier aan te zetten, dit mogen er NOOIT meer zijn!
Je kunt een afwijkende administratie invoeren voor producten uit de keuken en uit het magazijn.
te klikken kan de andere grootboekrekening gekozen worden. Bij de keuken doet u dit op culinair niveau middels de knop ‘Afwijkende administratie inzetten’ en in het magazijn middels de zelfde knop op productniveau. Als je naar dit tabblad gaat kun je onderin een verkoop grootboekrekening instellen die afwijkt van de als standaard ingestelde grootboekrekening. De grootboekrekeningen waaruit je kunt kiezen moeten wel eerst aangemaakt zijn.
Als er geen afwijkende administratie is gevuld neemt EasyParty de standaard grootboekrekening voor die categorie.
Realisatie invoeren: is er een bepaalde verkoopcategorie die altijd na afloop van het evenement gerealiseerd moet worden, dan kun je deze hier standaard aanzetten door het vinkje aan te zetten. Op evenement niveau kan dit nog overruled worden mocht het voor dat evenement niet van toepassing zijn.
Wil je een uitgebreide uitleg van grootboekrekeningen en BTW, ga dan naar het volgende artikel: Grootboekrekeningen en BTW
Hier kun je per administratie de juiste factuur- en e-mailinstellingen invullen die van belang zijn voor het versturen van de facturen.
Volgende factuurnummer: Voordat je overstapt op factureren via EasyParty, is het belangrijk een overgangsdatum vast te stellen met je team. Oplopende factuurnummers zijn wettelijk verplicht, daarom moet je vanuit één systeem factureren: EasyParty.
Hier stel je in welk factuurnummer als volgende gebruikt wordt, gebaseerd op de laatste factuur in je oude systeem. Houd er rekening mee dat EasyParty alleen cijfers accepteert. Als je huidige systeem tekens bevat (bijv. 00002024-1), moet je de factuurreeks aanpassen. De belastingdienst staat het wijzigen van factuurnummers in enkele gevallen toe:
Teksten: Hier kun je de standaard e-mailsjablonen opstellen voor het versturen van facturen. Door op de knop ‘Beschikbare tags’ te klikken, wordt een venster geopend met hierin alle tags die kunnen worden toegevoegd in de tekstvelden.
Voor een uitgebreide uitleg, ga naar artikel: Administratieve instellingen
Wij adviseren dat iemand van Sales deze vult aangezien dit invloed heeft op het aanbrengen van wijzigingen binnen een evenement, een X aantal dagen voordat het evenement plaatsvindt.
Voor een uitgebreide uitleg, ga naar het artikel: Evenement instellingen (wijzigingen)
Er is standaard een algemene kostenplaats aangemaakt. Als je binnen EasyParty meerdere kostenplaatsen willen gebruiken kun je die hier vullen.
Als je in Instellingen > Financieel verder naar beneden scrolt zie je dat er nog meer instellingen zijn die belangrijk zijn om door te nemen.
Loop deze door, en vul deze op de juiste manier
Op het moment dat jullie live gaan met de boekhoudkoppeling is het van belang om de debiteur- en crediteurnummerreeks goed in te stellen. In je huidige facturatiesysteem kun je zien wat je laatste nummer is dat meegegeven. Door de velden te vullen kan EasyParty verder nummeren vanuit het volgende nummer dat ingegeven is.
Als de reeks die je hebt ingevuld uitgeput is, gaat het vinkje Uitgeput aan. Dan moet je een nieuwe reeks aanmaken. Door op de knop ‘Reeksen controleren en bijwerken’ te klikken, wordt gecontroleerd wat het eerstvolgende benodigde nummer is en wordt de kolom ‘Volgende nummer’ bijgewerkt.
De eerste administratieve instellingen hebben we besproken. Nu gaan we verder met 2. Labels