Inhoudsopgave

Verloning

• Aantal weken ziekte historie: hier kun je aangeven tot hoeveel weken je terug wilt kunnen kijken in de ziekte historie. Standaard is dit 12 weken. Het is altijd mogelijk om per werknemer terug te kijken naar de totale ziekte historie.
• Aantal weken feestdag historie: hier kun je aangeven tot hoeveel weken je terug wilt kunnen kijken in de feestdag historie Standaard is dit 12 weken. Het is altijd mogelijk om per werknemer terug te kijken naar de totale ziekte feestdagen historie.
• Fulltime uren per week: hier geef je aan welke uren gelden bij een fulltime contract. In de meeste gevallen zal dit 40 uur zijn echter zijn er ook bedrijven die bijvoorbeeld een maximaal van 38 uur per week hanteren.
• Geaccordeerd verlof tonen in urensaldo: geaccordeerde verlofaanvragen zullen meteen zichtbaar worden bij het urensaldo van de werknemer. 
• Loontijdvak geëxporteerd forceren: met deze functionaliteit kun je een loontijdvak forceren bij verloning
• Afwijkende achternaam bepaling: wanneer deze instelling aan staat wordt bij de verloning achternaam, tussenvoegsel, voornaam getoond. Wanneer deze uit gezet wordt dan wordt er getoond: Voornaam, tussenvoegsel, achternaam.

Urenregistratie

• Vast tonen: wanneer deze instelling aangevinkt is wordt bij Urenregistratie een extra kolom getoond 'Vast'. In deze kolom staat of de werknemer een vast contract heeft of niet middels een vinkje. Als deze instelling uit staat wordt de kolom niet getoond.
• Kostenplaatscode tonen: Indien je deze instelling AAN zet zal de kolom 'Kostenplaatscode' getoond worden in het overzicht van de urenregistratie. Tevens is er de mogelijkheid om deze kolommen te exporteren naar excel middels de Urenregistratie-export. 
• Minimaal aantal bruto uren signalering: hiermee worden urenregistraties met 0 uren of meer dan X aantal bruto uren paar gemarkeerd

Feestdagen

Wanneer je dagen kenmerkt als feestdagen dan krijg je tijdens de urenverwerking een melding wanneer een werknemers op deze dag wilt inplannen. Daarnaast wordt dit ook aangegeven bij de verloning zodat je kunt beslissen of iemand wel of niet uitbetaald dient te worden op deze dagen.

Feestdagen kun je op twee plekken in EasyParty toevoegen:

• Instellingen > Planning > Feestdagen: hier kun je middels de knop ‘Toevoegen’ feestdagen toevoegen. Je dient alleen een datum en een omschrijving toe te voegen.
• Instellingen > Algemeen > Bijzondere dagen: hoe je deze vult lees je in het volgende artikel Instellingen – Algemeen. Je kunt de data die hier al gevuld is ook bij Instellingen > Planning > Feestdagen krijgen door op de knop ‘Overnemen uit bijzondere dagen’ te klikken.

Loontijdvakken

Loontijdvakken hebben betrekking op de tijdvakken waarin je loon uitkeert. Per organisatie kan dit anders zijn bijvoorbeeld per 4 weken of per maand, vandaar dat je de loontijdvakken zelf dient in te geven. Let op dat dit ook ieder jaar weer opnieuw gebeurt.

Je kunt maar één reeks aan loontijdvakken invoeren, het is dus belangrijk dat iedere werknemer in jullie organisatie aan de hand van dezelfde loontijdvakken uitbetaald krijgt.

Per loontijdvak kan je de knop 'Loontijdvak geëxporteerd forceren' aan zetten. Wanneer de instelling aan staat voor een loontijdvak dan zie je bij Planning > Verloning bij dat loontijdvak dat er een nieuwe knop is toegevoegd, 'Geexporteerd forceren'. Wanneer je daar op klikt wordt het loontijdvak definitief gemaakt, zonder dat er gegevens naar AFAS worden verstuurd. Als het loontijdvak definitief is, dan is de knop niet meer zichtbaar omdat deze actie niet herhaald kan worden voor hetzelfde loontijdvak.

• Geëxporteerd: dit wordt automatisch gevuld door EasyParty wanneer de verloning van de loontijdsvak definitief is gemaakt. Dit betekent dat deze loontijdvak niet meer te bewerken is.
• Boekhoudkoppeling: indien je de koppeling heeft dan voer je hier de code in van de loontijdvak. Zo weet de koppeling om welke periode het gaat en kan het correct geëxporteerd worden naar het boekhoudsysteem.

Naast het handmatig toevoegen van loontijdvakken is het ook mogelijk om de periodes bij Locaties > Budgetten te importeren als loontijdvak. Dit doe je via de knop 'Loontijdvakken aanmaken o.b.v. periodes'. Wanneer periodes geïmporteerd worden wordt altijd gecontroleerd of er overlappende periodes bestaan en of er wel periodes zijn gevuld bij de geselecteerde locatie. Indien een van beide het geval is, wordt de import niet uitgevoerd.

Contracttypes

Hier kun je contracttypes toevoegen en verwijderen. De contracttypes die je hier aanmaakt kun je selecteren op werknemer niveau per werknemer. Denk hierbij aan bijvoorbeeld fulltime, parttime of flex. Maak voor ieder type contract dat binnen de organisatie wordt gehanteerd een ander contracttype aan. De zaken die je per contracttype instelt kun je daarna niet nog per werknemer individueel instellen.

• Omschrijving: vul hier de naam van het contracttype. Indien je meerdere soorten parttime contracten hebt zorg dan dat je in de omschrijving het onderscheid duidelijk maakt.
• Vaste KM correctie: hoeveel wordt er standaard van het aantal KM per dag afgehouden? Bijvoorbeeld wanneer de eerste 10 km altijd voor de werknemer zelf zijn vul je hier 10 in. Indien dit per werknemer anders is dan zet je hier alles op 0 en corrigeer je dit later bij de urenregistratie.
• Maximale KM vergoeding: indien werknemers maar maximaal recht hebben op bijvoorbeeld km vergoeding voor 30 km dan vul je hier in ’30’.
• Reistijd correctie: hoeveel minuten per registratie per enkele rit moeten worden ingehouden op de reistijd. Indien dit standaard bepaald is per contracttype dan kun je dit hier vullen.
• AFAS Code: Dit is de contractcode binnen AFAS zodat de contracten automatisch gekoppeld kunnen worden aan een medewerker. Dit is alleen van toepassing als je de AFAS koppeling heeft.
• Feestdagen extra uitbetaald: Op feestdagen krijgen medewerkers de gewerkte uren extra betaald 
• Feestdagen extra uitbetaling: Het percentage dat werknemers extra betaald zullen krijgen bovenop hun gewerkte uren  (100% is dubbel betaald).

Tijdscorrectie starttijd en eindtijd

• Correctiewijze: hier geef je aan op welke wijze de kloktijden voor dit contracttype afgerond dienen te worden. Hiervoor zijn 3 opties:
  • Niet toepassen: hierbij wordt altijd de tijd gekozen die in de planning staat. Werknemers kunnen wel eerder of later in klokken/uit klokken maar in de urenregistratie wordt altijd de geplande starttijd van de dienst aangehouden.
  • Natuurlijke afronding: wanneer werknemers in klokken/uit klokken op 09:01 wordt dit afgerond naar 09:00 en wanneer werknemers in klokken/uit klokken op 09:03 dan wordt dit afgerond naar 09:05.
  • Afronding per blok naar boven: alle tijden waarop werknemers in klokken/uit klokken worden afgerond naar boven per een tijdsblok die je zelf kunt instellen. Bijvoorbeeld wanneer je een tijdsblok instelt van 15 minuten dan wordt 09:01 omgezet naar 09:15.
  • Afronding per blok naar beneden: alle tijden waarop werknemers in klokken/uit klokken worden afgerond naar beneden per een tijdsblok die je zelf kunt instellen. Bijvoorbeeld wanneer je een tijdsblok instelt van 15 minuten dan wordt 09:10 omgezet naar 09:00.
• Eerder beginnen toestaan: middels deze instelling kun je aangeven of werknemers met dit contracttype eerder mogen beginnen. Wanneer dit vinkje uitstaat dan mogen werknemers niet eerder in klokken. Dit betekent dat in de urenregistratie altijd de geplande starttijd wordt gehanteerd. Wanneer een werknemer eerder in klokt dan de starttijd dan wordt deze tijd niet meegenomen in de urenregistratie. Deze functie is natuurlijk alleen van toepassing op de starttijd en niet op de eindtijd.

Looncomponenten

Middels de looncomponenten geef je aan hoe het loon van een contracttype is opgebouwd. Standaard staan hier al een aantal verschillende looncomponenten in. Indien jullie organisatie andere looncomponenten hanteert dan kun je deze hier toevoegen of verwijderen indien een looncomponent niet van toepassing is.

• Exporteer naar boekhoudkoppeling: Indien je de koppeling met AFAS heeft dan kun je hier aangeven welke looncomponenten daadwerkelijk doorgestuurd moeten worden tijdens het verlonen.
• Exportcode: hier voer je de exportcode in zodat de koppeling weet om welke looncomponent het gaat.

Beheer looncomponenten: middels deze knop kun je zelf looncomponenten aanmaken welke je vervolgens per contracttype als looncomponent kunt toevoegen. De standaard EasyParty looncomponenten zijn niet te beheren door je zelf. Denk hierbij aan looncomponenten voor verlof en toeslagen. Bij de toeslagtijden kun je vervolgens een ander tarief koppelen aan uren die onder dat looncomponent vallen voor bepaalde tijden.

Pauzes

Hier kun je bijvoorbeeld aangeven dat iemand met dit contracttype na 4 gewerkte uren recht heeft op 0,5 uur pauze. De pauze’s worden dus berekend op basis van het aantal uur dat gewerkt is en niet op basis van bijvoorbeeld de tijden waarop gewerkt wordt. Bij de urenregistratie worden de pauze’s automatisch berekend en meegenomen.

Toeslagtijden

Bij toeslagtijden kun je zelf regels aanmaken voor dagen en tijden waarop een ander verloningstarief geldt. In de verloning wordt na het fiatteren van de gewerkte uren berekend welk deel van de uren is gewerkt in toeslag-gerechtigde uren. Deze uren worden in een aparte kolom (van de betreffende looncomponent) getoond in de verloning. Toeslag wordt niet berekend over ziekte, verlof of feestdag uren omdat daaraan geen tijdregistratie ten grondslag ligt.

Hier voeg je eerst een looncomponent toe, waaraan je vervolgens een dag en een tijd kunt koppelen. De tot-tijd kan niet dag overschreidend worden ingevoerd, in plaats daarvan moet een tijdvenster tot middernacht en een tweede tijdvenster vanaf middernacht worden ingevoerd.