Afhankelijk van of u beschikt over de module personeelsplanning dient u hier zaken te vullen. Wanneer u wel beschikt over de module personeelsplanning dan ziet u meer velden dan wanneer u hier niet over beschikt. Meer informatie over de module personeelsplanning leest u hier.

Inhoudsopgave

Stamgegevens

Bij de werknemers zelf kunt u verschillende zaken instellen zodat deze juist in de planning, urenregistratie en de verloning worden meegenomen. Allereerst is het zaak om de werknemer juist te vullen.

Om een nieuwe werknemer aan te maken klikt u op de knop ‘Werknemer toevoegen’. Vervolgens kunt u de onderstaande velden gaan vullen.

• Actief: middels dit vinkje kunt u aangeven of een werknemer nog in dienst is. Indien u het vinkje hier uit zet dan verdwijnt de persoon uit uw overzicht van werknemers. Deze blijft nog wel bestaan omdat deze werknemer wellicht gekoppeld is aan bepaalde data in evenementen en deze data mag niet verloren gaan. Door op de knop ‘Inactieve werknemers weergeven’ te klikken krijgt u alle werknemers te zien die inactief zijn, waarbij het vinkje dus uit staat. Hier kunt u deze werknemers ook weer actief maken door het vinkje weer aan te zetten indien gewenst.

• Anonimiseren t.b.v. recht van inzage: door een werknemer te anonimiseren verdwijnt de werknemer ook uit het overzicht en komt deze bij inactieve werknemers te staan. Echter zijn van deze persoon dan alle persoonsgegevens verwijderd en deze zijn ook niet meer terug te krijgen. Daarnaast wordt in alle evenementen de naam van deze werknemer vervangen door: ‘geanonimiseerd t.b.v. recht van inzage’.
  

  Let op! wanneer u een werknemer markeert als geanonimiseerd t.b.v. recht van inzage dan is dit onomkeerbaar, de gegevens zijn dus voorgoed weg.

  
  

• ID: dit is een uniek nummer dat EasyParty automatisch koppelt aan een werknemer. Deze kunt u zelf dus niet aanpassen.
• Geslacht: geef hier aan of de werknemer een man, vrouw of n.v.t. is.
• Voornaam: vul hier de voornaam van de werknemer.
• Tussenvoegsel: indien de naam van de werknemer een tussenvoegsel bevat dan kunt u deze hier vullen.
• Achternaam: vul hier de achternaam van de werknemer.
• Initialen: indien gewenst kunt u hier de initialen van de werknemer vullen, dit is niet verplicht.
• E-mailadres: vul hier het zakelijk of privé mailadres van de persoon ter info.
• E-mailadres portaal: het mailadres dat hier gevuld wordt gebruikt het portaal om notificaties naar toe te sturen zoals het rooster. Denk hierbij dus goed na op welk e-mailadres de werknemer deze meldingen wilt ontvangen. Dit e-mailadres mag hetzelfde zijn als bovenstaande.
• E-mailadres offerte: dit e-mailveld is niet verplicht maar kan gebruikt worden als een derde optie om een e-mailadres te vullen. Deze kan getoond worden in de offerte middels een daarvoor bestemde tag.
• Toegang EP Online: indien u dit vinkje aan zet bij een werknemer dan heeft deze werknemer tot EasyParty Online. Wanneer u een nieuwe werknemer toegang tot EasyParty Online heeft gegeven dan klikt u op 'Reset & mail wachtwoord' zodat uw werknemer een mailtje krijgt met daarin een link waarmee hij of zij het wachtwoord kan instellen.
• Mobiel: vul hier het mobiele nummer van de werknemer
• Telefoon thuis & telefoon alternatief: hier kunt u eventueel extra telefoonnummers t.b.v. deze werknemer kwijt.
• Telefoon offerte: dit is het nummer dit op de offerte getoond wordt d.m.v. de tag [AccountmanagerTelefoon]
• Adresgegevens: deze gegevens zijn belangrijk om te vullen wanneer u gebruik maakt van de personeelsplanning en daarbij reiskostenvergoedingen. EasyParty gebruikt het adres dat hier gevuld wordt als thuisadres om de kilometervergoeding te kunnen berekenen.
• Geboortedatum & -plaats: vul hier de geboortedatum & -plaats van de werknemer indien gewenst. Dit zijn geen verplichte velden.
• Geen acties toewijzen: wanneer een werknemer waarbij dit vinkje aan staat wordt geselecteerd als accountmanager in het evenement, worden de automatische acties van het evenement toegewezen aan de gekoppelde sales coördinator in plaats van aan de accountmanager.
• Startscherm: wanneer u wilt dat EasyParty voor deze werknemer op een bepaalde module opent dan kunt u dit hier aangeven. Bijvoorbeeld een werknemer van sales wil wellicht openen op het scherm ‘contactbeheer’ terwijl iemand die in de keuken werkt graag meteen de module ‘keuken’ geopend wil hebben.
• Stamlocatie: (alleen in combinatie met personeelsplanning) indien een werknemer op een vaste locatie werkt dan kunt u deze locatie hier aangeven als stamlocatie. Deze medewerkers komen dan bovenaan indien bij het inplannen van een dienst bij deze locatie.
• Afdeling: hier vult u op welke afdeling de persoon werkt. Hier kunt u op filteren tijdens het plannen en in exports vanuit de personeelsplanning. Middels de beheerknop achter het veld kunt u de afdelingen beheren.
• Functie: hier kunt u de functie van de werknemer vullen. Bij het inplannen van werknemers in de planning kunt u filteren op functie.

Onderstaande velden zijn alleen beschikbaar in combinatie met de personeelsplanning.

• Uitzendkracht: middels dit veld kunt u aangeven of een werknemer een uitzendkracht is. Bij het inplannen van werknemers ziet u een vinkje in de kolom ‘UZK’ indien in het werknemersbeheer is aangegeven dat een werknemer een uitzendkracht is. Deze komen dan ook in het overzicht Uitzendkrachten bij Planning.

  • Wanneer u een uitzendkracht aanmaakt dan wordt de vraag gesteld of u automatisch een contract wilt koppelen. Het contract dat dan gekoppeld wordt, is het contract welke ingesteld is bij Instellingen > Urenregistratie & Verloning > Standaardwaarden automatische contracten uitzendkrachten. Dit zorgt ervoor dat het aanmaken van uitzendkrachten minder tijd kost.

• 
  

  Tip indien u bij het plannen nog niet direct weet welke persoon deze dienst gaat vullen dan kunt u uitzendkrachten 1 t/m 30 aanmaken deze verder vullen zodra bekend is wie deze dienst gaat opvullen

  
  

• BHV: voor het maken van de planning is het handig om te weten welke werknemers allemaal over een BHV certificaat beschikken. Bij het inplannen van de werknemers ziet u een vinkje in de kolom ‘BHV’ indien in het werknemersbeheer is aangegeven dat een werknemer over een BHV certificaat beschikt.
• Sociale hygiëne: ook voor dit veld geldt dat wanneer deze is aangevinkt u dit ook terug ziet bij het inplannen van de werknemers.
• Datum uit dienst: wanneer u een datum uit dienst invoert dan is het na die datum niet meer mogelijk om de werknemer in te plannen.
• Datum in dienst: het is belangrijk dat deze datum altijd in het verleden ligt. Indien de datum in dienst na een datum van een planningsuitvraag ligt dan kunt u de werknemer niet inplannen op deze dienst.
• Contracturen p/w: deze worden gebaseerd op het aantal contracturen in het tabblad 'Contracten'. Omdat het tabblad contracten niet voor iedereen zichtbaar is i.v.m. gevoelige informatie, wordt hier het aantal uren ook getoond.
• Identiteitsgegevens: denk bij het vullen van de ID gegevens na hoe u omgaat met het afschermen van deze privacygevoelige gegevens.
• Kledingmaat: dit zou u ter info kunnen vullen wanneer u gebruik maakt van bedrijfskleding zodat u altijd over deze informatie beschikt.
• Schoenmaat: ook de schoenmaat zou u ter info kunnen vullen indien uw organisatie schoenen voorziet voor de werknemer.
• Pasfoto: eventueel zou per werknemer nog een pasfoto toegevoegd kunnen worden. Deze pasfoto wordt getoond op het portaal.

Planning instellingen

• Beschikbaar voor planning: middels dit vinkje geeft u aan of de werknemer beschikbaar is voor de planning. Als dit vinkje uit staat dan kunt u de werknemer nooit kiezen om in te plannen op een planningsuitvraag.
• Weergeven in strokenplanning: in de strokenplanning ziet u per werknemer zijn ingeplande diensten terug en de status daarvan. Wanneer u een werknemer niet in de strokenplanning wilt laten terugkomen dan kunt u hier het vinkje uitzetten. Dit kan handig zijn voor bijvoorbeeld de directeur(en) of werknemers met alleen maar standaard diensten.
• Volgorde in strokenplanning: de volgorde waarin werknemers getoond worden op de strokenplanning is hier te beheren. Indien iedereen hetzelfde nummer heeft dan sorteert EasyParty automatisch op alfabet. De strokenplanning wordt wel eerst per afdeling uitgesplitst.
• Rijbewijs: hier kunt u aangeven of de werknemer over een rijbewijs beschikt. Dit is iets dat u terug kunt zien tijdens het plannen van de werknemers en kan handige informatie zijn.
• Opmerking rijbewijs: er bestaan natuurlijk verschillende varianten van een rijbewijs, deze kunt u hier vermelden. Wanneer iemand bijvoorbeeld uitsluitend een scooterrijbewijs heeft dan kunt u deze persoon niet met een vrachtwagen laten rijden.
• Auto: of de werknemer een auto tot zijn beschikking heeft kunt u hier aangeven. Het kan zo zijn dat iemand wel in het bezit is van een rijbewijs maar zelf geen vervoer heeft, u kunt iemand dan wel inplannen op een route met een bedrijfsauto.
• Wil rijden met eigen vervoer: het is daarnaast ook nog mogelijk om aan te geven of een werknemer wil rijden met zijn eigen vervoer. Wellicht heeft een werknemer wel een rijbewijs en een auto maar wil deze persoon niet rijden met eigen vervoer voor werkdoeleinden.
• Vast rooster: middels deze instelling maakt u het tabblad 'Vast rooster' per werknemer zichtbaar en bruikbaar.
• Toegang tot portaal: middels dit vinkje bepaalt u of de werknemer toegang heeft tot het portaal. Wanneer u het vinkje aan zet bij een werknemer dan ontvangt deze persoon automatisch een mail met inloggegevens. Indien iemand al toegang heeft tot het portaal maar zijn inloggegeven vergeten is dan kunt u op de knop ‘Reset & mail wachtwoord’ klikken om een nieuw wachtwoord te mailen naar deze werknemer.
• Planning accorderen: hier kunt u aangeven of de medewerker de recht heeft om zijn planning zelf te accorderen via het portaal. Indien dit uitstaat en die medewerker wordt ingepland, dan is de dienst automatisch op akkoord. Dit is handig voor vaste medewerkers die altijd akkoord zijn met de planning en verlof los uitvragen.
• Type beschikbaarheid aangeven: er zijn 2 manieren waarop u kunt omgaan met het aangeven van beschikbaarheid. Hier is in te stellen welke manier u wilt hanteren voor deze werknemer. U kunt kiezen uit de onderstaande 2 opties.
• Verlof aanvragen: de werknemer voert een voorstel van verlofdagen in op het portaal. Deze komen eerst bij verlof in EasyParty en dient goedgekeurd te worden alvorens dit invloed heeft op de beschikbaarheid van de werknemer. Dit wordt vaak ingesteld bij werknemers met een vast contract.
• Niet beschikbaarheid aangeven: de werknemer geeft aan welke dagen dat hij of zij niet beschikbaar is via het portaal. Deze dagen worden direct als niet beschikbaar doorgevoerd en hoeven niet eerst goedgekeurd te worden. Dit wordt vaak ingesteld bij werknemers met een 0-urencontract.
• Naam tonen op portaal: wanneer u de naam van een werknemer beschikbaar maakt op het portaal dan kunnen ook collega’s de naam van deze persoon inzien. Dit kan handig zijn aangezien het personeel zo kan zien met wie ze ingepland zijn op een dienst.
• Contactgegevens beschikbaar op portaal: de contactgegevens van de werknemer hebben betrekking op het telefoonnummer en mailadres. Indien dit vinkje aan staat dan kunnen alle personen die in het portaal kunnen deze gegevens inzien.
  Wanneer u de contactgegevens van uw werknemers wilt delen op het portaal dan heeft u hier toestemming van de werknemer voor nodig. Om die reden verschijnen bij het aanvinken van deze functie de volgende velden:
  • Datum toestemming: hier geeft u aan op welke datum u toestemming hebt gekregen van de werknemer om zijn of haar contactgegevens beschikbaar te stellen op het portaal.
  • Toestemmingswijze: geef hier aan op welke wijze toestemming is verleend voor het delen van de contactgegevens. De keuze’s in deze dropdown zijn te beheren door op het beheericoontje achter het veld te klikken.
  • Toestemmingsdocument: hier kunt u het bestand koppelen waarin staat dat er toestemming is verleend voor het delen van de contactgegevens.
• Manager in App: hier geeft u aan of de medewerker management rechten heeft. Hierdoor kan hij/zij meer zien en doen; zoals logs sturen.

• Werknemerscode: Dit is de code die u zelf bepaalt voor de medewerker. Hiermee kan hij/zij inloggen in de klokapp. Dit kunnen alleen cijfers zijn.
  

  Let op! indien u de koppeling met AFAS heeft dan wordt deze al voorgevuld met de werknemerscode uit AFAS.

  
  

• Pincode: Dit is de code die u zelf bepaalt voor de medewerker. Hiermee kan hij/zij inloggen in de klokapp. Dit kunnen alleen cijfers zijn.
• NFC: Indien u met inklokpasjes werkt dan kunt u de unieke NFC-code van het pasje hier koppelen.

Contracten

Bij Instellingen > Planning heeft u contracttypes aangemaakt, deze kunt u hier selecteren en toevoegen. In het artikel Instellingen – Planning leest u hoe u contracttypes aan kunt maken. De persoonlijke contractgegevens gaat u verder vullen in het tabblad ‘Contracten’ in de module ‘Werknemers’. U kunt meerdere contracten per persoon koppelen indien van toepassing.

In de linker kolom kunt u zien welke contracten allemaal van toepassing zijn op deze werknemer. Middels de knop ‘Inactieve contracten weergeven’ kunt u ook alle inactieve contracten inzien. Achter ieder contract staat een kolom ‘Actief’ indien u het vinkje hier weg haalt dan wordt het contract een inactief contract.

• ID: dit nummer kent EasyParty automatisch toe aan het contract. Dit nummer kunt u zelf niet wijzigen.
• Volgnummer: indien een werknemer al meerdere contracten heeft gehad dan kunt u hier aangeven het hoeveelste contract dit is.
• Contracttype: bij Instellingen > Planning zijn contacttypes aangemaakt, deze kunt u hier selecteren. Wat dit contracttype inhoudt vindt u ook terug bij Instellingen > Planning.
• Ingangsdatum: U vult hier de datum in vanaf wanneer het contract ingaat.
• Einddatum: hier kunt u een einddatum van het contract vullen. Op het moment dat een contract verloopt en er is geen nieuw contract dan kunt u deze werknemer niet meer inplannen. Indien u een melding hiervan wilt ontvangen dan kunnen wij dat voor u instellen.
• Contracturen per week, per dag of per maand: het aantal uren dat deze specifieke werknemer werkt vult u hier. Afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn met de werknemer vult u de uren bij week, dag of maand. Het aantal uren bij maand wordt automatisch uitgerekend o.b.v. het aantal gevuld bij week of dag. Dit is o.b.v. de full-time uren gevuld bij instellingen.
• Werkelijke uren uitbetalen: wanneer dit vinkje aan staat dan worden alle uren die geregistreerd worden voor deze werknemer uitbetaald. Wanneer het vinkje uit staat dan worden alleen de contracturen uitbetaald.
• Bruto salaris: hier geeft u het bruto salaris in van de werknemer. U kunt zelf aangeven of dit salaris per maand of bijvoorbeeld per 4 weken is.
• Bruto uurloon: het bruto uurloon berekend EasyParty zelf op basis van het bruto salaris en de contracturen per week.
• Kosten werkgever: aan iedere werknemer zitten ook werkgeverskosten verbonden. Deze werkgeverskosten kunt u hier vullen per uur.
• Niet opnemen in verloning: middels deze instelling kunt u aangeven of de werknemer ook verloond dient te worden via EasyParty. Bij wereknemers op pay-roll is dit vaak niet van toepassing en dus kan de instelling hier uitgezet worden.

Vast rooster

Let op: om dit tabblad te zien dien de check box 'Vast rooster' bij de planning instellingen aan te staan.

In dit tabblad kunt u voor oneven (week 1) en even (week 2) weken de standaard beschikbaarheid van de werknemer aangeven. EasyParty voert op basis van dat rooster automatisch een niet beschikbaarheid in voor de overige tijden. Als op een dag geen uren ingevuld worden dan gaat EasyParty er vanuit dat de werknemer de gehele dag niet beschikbaar is. Als er geen begin- of eindtijd is ingevoerd in het rooster, maakt EasyParty daar 00:00 van.

Voor standaard diensten is er ook een onderscheid gemaakt in even- en oneven weken. Standaard is de data die reeds ingevoerd was overgenomen naar beide weken. Deze kunt u zelf aanpassen indien wenselijk.

Deze niet beschikbaarheid wordt ook meegenomen in de planning. Wanneer u een werknemer wilt plannen, die niet beschikbaar is, dan zal dit bij de planning ook duidelijk worden op basis van de gegevens die bij de werknemer > Vast Rooster en Beschikbaarheid zijn aangegeven.

Beschikbaarheid & rooster

In dit tabblad kunt u aangeven wanneer de werknemer niet beschikbaar is. EasyParty gaat er namelijk van uit dat werknemers altijd beschikbaar zijn, tenzij in dit tabblad een niet beschikbaarheid opgegeven wordt. U kunt hier ook een overzicht genereren van alle dagen die als niet beschikbaar zijn opgegeven.

Door op ‘Toevoegen’ te klikken kunt u een nieuwe niet beschikbaarheid opgeven. Hierbij dient u de onderstaande velden te vullen.

• Datum: geef hier aan op welke datum de werknemer niet beschikbaar is.
• Hele dag: indien de werknemer de hele dag niet beschikbaar is dan kunt u deze functie aanvinken. Het is dan niet meer benodigd om de Van en Tot tijd in te voeren.
• Van en Tot: het kan voorkomen dat een werknemer bijvoorbeeld alleen in de ochtend niet beschikbaar is, dan kunt u hier bijvoorbeeld aangeven van 08:00 tot 12:00. De werknemer kan dan alsnog in de middag ingepland worden.
• Type verlof: niet beschikbaar zijn kan verschillende redenen hebben. Bij het type verlof geeft u dit aan. Bijvoorbeeld is iemand met vakantie of is het gewoon een vrije dag. Deze verloftypes kunt u beheren door op het beheericoontje achter het veld te klikken.
• Opmerking: eventuele extra opmerkingen kunt u hier verwerken indien gewenst. Dit is niet verplicht.

Middels de knop ‘Maak terugkeerpatroon’ kunt u bijvoorbeeld een verlof van meerdere dagen invoeren of wanneer een werknemer iedere maandag vrij heeft dan kunt u dat hier ook aangeven.

Standaard diensten

Een standaard dienst is een dienst die periodiek terugkomt bij dezelfde persoon. U kunt dus per werknemer standaard diensten aanmaken. Bijvoorbeeld voor kantoorpersoneel kan dit handig zijn. Wanneer Werknemer 1 iedere week op 3 dezelfde dagen, op dezelfde tijden werkt dan kunt u hier een standaard dienst van maken en deze wekelijks terug laten komen.

Locaties

U kunt locaties aan werknemers koppelen. Op het moment dat u gaat plannen kunt u filteren op deze locaties zodat u weet welk personeel u op welke locatie kunt inzetten.

Verlof

Hier kunt de verlof-periodes van uw medewerker vullen. Deze kunnen ook via het portaal aangevraagd worden indien dit staat ingesteld bij “planning instellingen”. Het verlof dient wel eerst geaccordeerd te worden voordat het invloed heeft op de planning (medewerker niet beschikbaar).

De geplande verlof komt terug bij Verloning. Hier ziet u de verlof uitvragen en kunt u aangeven wat voor type verlof het is zodat het invloed heeft op de urensaldo van de medewerker:

• Vakantieuren
• Betaalde (bijzondere) verlof
• Onbetaalde verlof

Niet beschikbaar wordt niet meegenomen in verloning.

Uren saldo

Het overzicht dat u hier ziet geeft aan hoe de uren van uw werknemer over de gekozen periode verdeeld zijn. Dus hoeveel uren heeft uw werknemer überhaupt gemaakt en hoe zijn deze uren verdeeld onder verlof, ziekte, vakantie etc. De opmerkingen die u hierbij kunt invullen komen terug op de export van de urenregistratie.

Planning

Bij de planning ziet u een overzicht van alle diensten waarop deze werknemer is ingepland binnen de aangegeven periode. Deze planning kunt u exporteren naar Excel indien gewenst.

Ziekte

Wanneer uw werknemer ziek is dan kunt u dat hier registreren. Door op ‘Toevoegen’ te klikken voegt u een nieuwe ziekmelding toe. U dient dan de volgende velden te vullen:

• Beter gemeld: wanneer de werknemer weer beter gemeld is dan kunt u dat hier aangeven door het vinkje aan te zetten.
• Omschrijving: u dient een omschrijving aan de ziekmelding te geven. Dit kan gewoon ‘Ziek’ zijn maar wellicht wilt u dit specifieker bijhouden.
• Van: hier geeft u de datum in waarop de werknemer zich ziek heeft gemeld.
• Tot en met: de laatste datum dat de werknemer ziek thuis is geweest vult u hier.
• Opmerking: eventueel zou u meer informatie over de ziekte kunnen toevoegen. Bijvoorbeeld de oorzaak of iets dergelijks.
• Percentage verzuim: Standaard is dit 100% want de medewerker wordt voor 100% meegerekend in verloning. Indien een medewerker langdurig ziek is en een lager percentage dient meegenomen worden in de verloning dan kunt u dat hier in stellen.

Gekoppelde competenties

U kunt meerdere competenties koppelen aan een werknemer. De competenties die u hier ziet kunt u u beheren in Werknemers > Competentiebeheer. Dit zijn de competenties die in het evenement gekozen kunnen worden in het onderdeel ‘Personeel’.

Indien u beschikt over de module personeelsplanning dan kunnen de competentie(s) die je aan een werknemer koppelt dienen als filter bij het inplannen van personeel. Wanneer in het evenement wordt aangegeven welke competentie vereist is voor een specifieke dienst dan kunt u hier een werknemer op inplannen die beschikt over deze competentie.

Documenten & beveiligde documenten

In beide tabbladen kunt u documenten invoegen bij de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan getekende contracten, kopie ID, evaluatieverslagen, etc. Het verschil tussen beide is dat voor het inzien van beveiligde documenten een ander recht dient te hebben (recht 228). U kunt dus personen toegang geven tot documenten zonder dat ze toegang hebben tot beveiligde documenten.

Handtekening

Per werknemer is een handtekening in te stellen. Wanneer bijvoorbeeld de handtekening van de accountmanager op de offerte dient te komen dan wordt deze vanuit hier geëxporteerd. Meer informatie over hoe u de handtekening op de offerte kunt exporteren leest u in het artikel Offertebeheer – Tags.