Het is altijd van belang dat voor de werknemers die in EasyParty mogen werken er een werknemer is aangemaakt.

Wanneer je beschikt over de module personeelsplanning, zie je meer velden dan wanneer je hier niet over beschikt. 

Inhoudsopgave

Stamgegevens

Bij de werknemers zelf kun je verschillende zaken instellen zodat deze juist in de planning, urenregistratie en de verloning worden meegenomen. Allereerst is het belangrijk om de werknemer juist in te vullen.

Om een nieuwe werknemer aan te maken klik je op de knop ‘Werknemer toevoegen’. Vervolgens kun je de onderstaande velden invullen.

• Actief: met dit vinkje kun je aangeven of een werknemer nog in dienst is. Indien je het vinkje hier uitzet, verdwijnt de persoon uit je overzicht van werknemers. Deze blijft nog wel bestaan omdat de werknemer wellicht gekoppeld is aan bepaalde data in evenementen en deze data mag niet verloren gaan. Door op de knop ‘Inactieve werknemers weergeven’ te klikken, krijg je alle werknemers te zien die inactief zijn, waarbij het vinkje dus uitstaat. Hier kun je deze werknemers ook weer actief maken door het vinkje weer aan te zetten indien gewenst.

• Anonimiseren t.b.v. recht van inzage: door een werknemer te anonimiseren verdwijnt de werknemer ook uit het overzicht en komt deze bij inactieve werknemers te staan. Echter zijn van deze persoon dan alle persoonsgegevens verwijderd, en deze zijn ook niet meer terug te halen. Daarnaast wordt in alle evenementen de naam van deze werknemer vervangen door: ‘geanonimiseerd t.b.v. recht van inzage’.
  

  Let op! Wanneer je een werknemer markeert als geanonimiseerd t.b.v. recht van inzage dan is dit onomkeerbaar; de gegevens zijn dus voorgoed weg.

  
  

• ID: dit is een uniek nummer dat EasyParty automatisch koppelt aan een werknemer. Je kunt dit zelf dus niet aanpassen.
• Geslacht: geef hier aan of de werknemer een man, vrouw, of n.v.t. is.
• Voornaam: vul hier de voornaam van de werknemer.
• Tussenvoegsel: indien de naam van de werknemer een tussenvoegsel bevat, kun je deze hier invullen.
• Achternaam: vul hier de achternaam van de werknemer in.
• Initialen: indien gewenst, kun je hier de initialen van de werknemer invullen; dit is niet verplicht.
• E-mailadres:  vul hier het zakelijke of privé mailadres van de persoon ter info in.
• E-mailadres portaal: het mailadres dat hier ingevuld wordt, gebruikt het portaal om notificaties naartoe te sturen, zoals het rooster. Denk hierbij dus goed na op welk e-mailadres de werknemer deze meldingen wil ontvangen. Dit e-mailadres mag hetzelfde zijn als het bovenstaande.
• E-mailadres offerte: dit e-mailveld is niet verplicht, maar kan gebruikt worden als een derde optie om een e-mailadres in te vullen. Deze kan getoond worden in de offerte met een daarvoor bestemde tag.
• Toegang EP Online: indien je dit vinkje aanzet bij een werknemer, dan heeft deze werknemer toegang tot EasyParty Online. Wanneer je een nieuwe werknemer toegang tot EasyParty Online hebt gegeven, klik je op 'Reset & mail wachtwoord' zodat je werknemer een mailtje krijgt met daarin een link waarmee hij of zij het wachtwoord kan instellen.
• Mobiel: vul hier het mobiele nummer van de werknemer in.
• Telefoon thuis & telefoon alternatief: hier kun je eventueel extra telefoonnummers voor deze werknemer kwijt.
• Telefoon offerte: dit is het nummer dat op de offerte getoond wordt met behulp van de tag [AccountmanagerTelefoon].
• Adresgegevens: deze gegevens zijn belangrijk om in te vullen wanneer je gebruik maakt van de personeelsplanning en daarbij reiskostenvergoedingen. EasyParty gebruikt het adres dat hier ingevuld wordt als thuisadres om de kilometervergoeding te kunnen berekenen.
• Geboortedatum & -plaats: vul hier de geboortedatum en geboorteplaats van de werknemer in indien gewenst. Dit zijn geen verplichte velden.
• Geen acties toewijzen: wanneer een werknemer waarbij dit vinkje aanstaat wordt geselecteerd als accountmanager in het evenement, worden de automatische acties van het evenement toegewezen aan de gekoppelde sales coördinator in plaats van aan de accountmanager.
• Startscherm: wanneer je wilt dat EasyParty voor deze werknemer op een bepaalde module opent, kun je dit hier aangeven. Bijvoorbeeld, een werknemer van sales wil wellicht openen op het scherm ‘contactbeheer’, terwijl iemand die in de keuken werkt meteen de module ‘keuken’ wil geopend hebben.
• Stamlocatie: (alleen in combinatie met personeelsplanning) indien een werknemer op een vaste locatie werkt, kun je deze locatie hier aangeven als stamlocatie. Deze medewerkers komen dan bovenaan indien je bij het inplannen van een dienst deze locatie selecteert.
• Afdeling: hier vul je in op welke afdeling de persoon werkt. Hier kun je op filteren tijdens het plannen en in exports vanuit de personeelsplanning. Middels de beheerknop achter het veld kun je de afdelingen beheren.
• Functie: hier kun je de functie van de werknemer invullen. Bij het inplannen van werknemers in de planning kun je filteren op functie.

• Uitzendkracht: met dit veld kun je aangeven of een werknemer een uitzendkracht is. Bij het inplannen van werknemers zie je een vinkje in de kolom ‘UZK’ indien in het werknemersbeheer is aangegeven dat een werknemer een uitzendkracht is. Deze komen dan ook in het overzicht Uitzendkrachten bij Planning.

  • Wanneer je een uitzendkracht aanmaakt, wordt de vraag gesteld of je automatisch een contract wilt koppelen. Het contract dat dan gekoppeld wordt, is het contract dat is ingesteld bij Instellingen > Urenregistratie & Verloning > Standaardwaarden automatische contracten uitzendkrachten. Dit zorgt ervoor dat het aanmaken van uitzendkrachten minder tijd kost.

    Indien je bij het plannen nog niet direct weet welke persoon deze dienst gaat invullen, kun je uitzendkrachten 1 t/m 30 aanmaken en deze verder invullen zodra bekend is wie deze dienst gaat opvullen.

• BHV: voor het maken van de planning is het handig om te weten welke werknemers allemaal over een BHV-certificaat beschikken. Bij het inplannen van de werknemers zie je een vinkje in de kolom ‘BHV’ indien in het werknemersbeheer is aangegeven dat een werknemer over een BHV-certificaat beschikt.
• Sociale hygiëne: ook voor dit veld geldt dat wanneer deze is aangevinkt, je dit ook terugziet bij het inplannen van de werknemers.
• Datum uit dienst: wanneer je een datum uit dienst invoert, is het na die datum niet meer mogelijk om de werknemer in te plannen.
• Datum in dienst: het is belangrijk dat deze datum altijd in het verleden ligt. Indien de datum in dienst na een datum van een planningsuitvraag ligt, kun je de werknemer niet inplannen op deze dienst.
• Contracturen p/w: deze worden gebaseerd op het aantal contracturen in het tabblad 'Contracten'. Omdat het tabblad contracten niet voor iedereen zichtbaar is vanwege gevoelige informatie, wordt hier het aantal uren ook getoond.
• Identiteitsgegevens: denk bij het invullen van de ID-gegevens na over hoe je omgaat met het afschermen van deze privacygevoelige gegevens.
• Kledingmaat: dit kun je ter informatie invullen wanneer je gebruik maakt van bedrijfskleding, zodat je altijd over deze informatie beschikt.
• Schoenmaat: ook de schoenmaat kun je ter info invullen indien je organisatie schoenen voorziet voor de werknemer.
• Pasfoto: eventueel kan per werknemer nog een pasfoto worden toegevoegd. Deze pasfoto wordt getoond op het portaal.

Planning instellingen

• Beschikbaar voor planning: met dit vinkje geef je aan of de werknemer beschikbaar is voor de planning. Als dit vinkje uitstaat, kun je de werknemer nooit kiezen om in te plannen op een planningsuitvraag.
• Weergeven in strokenplanning: in de strokenplanning zie je per werknemer zijn ingeplande diensten en de status daarvan. Wanneer je een werknemer niet in de strokenplanning wilt laten terugkomen, kun je hier het vinkje uitzetten. Dit kan handig zijn voor bijvoorbeeld de directeur(en) of werknemers met alleen maar standaard diensten.
• Volgorde in strokenplanning: de volgorde waarin werknemers getoond worden op de strokenplanning kun je hier beheren. Indien iedereen hetzelfde nummer heeft, sorteert EasyParty automatisch op alfabet. De strokenplanning wordt eerst per afdeling uitgesplitst.
• Rijbewijs: hier kun je aangeven of de werknemer over een rijbewijs beschikt. Dit is iets dat je terug kunt zien tijdens het plannen van de werknemers en kan handige informatie zijn.
• Opmerking rijbewijs: er bestaan natuurlijk verschillende varianten van een rijbewijs, die je hier kunt vermelden. Wanneer iemand bijvoorbeeld uitsluitend een scooterrijbewijs heeft, kun je deze persoon niet met een vrachtwagen laten rijden.
• Auto: hier kun je aangeven of de werknemer een auto tot zijn beschikking heeft. Het kan zijn dat iemand wel in het bezit is van een rijbewijs, maar zelf geen vervoer heeft. Je kunt diegene dan inplannen op een route met een bedrijfsauto.
• Wil rijden met eigen vervoer: het is daarnaast ook mogelijk om aan te geven of een werknemer wil rijden met zijn eigen vervoer. Misschien heeft een werknemer wel een rijbewijs en een auto, maar wil deze persoon niet rijden met eigen vervoer voor werkdoeleinden.
• Vast rooster: met deze instelling maak je het tabblad 'Vast rooster' per werknemer zichtbaar en bruikbaar.
• Toegang tot portaal: met dit vinkje bepaal je of de werknemer toegang heeft tot het portaal. Wanneer je het vinkje aanzet bij een werknemer, ontvangt deze persoon automatisch een mail met inloggegevens. Indien iemand al toegang heeft tot het portaal maar zijn inloggegevens vergeten is, kun je op de knop ‘Reset & mail wachtwoord’ klikken om een nieuw wachtwoord te mailen naar deze werknemer.
• Planning accorderen: hier kun je aangeven of de medewerker het recht heeft om zijn planning zelf te accorderen via het portaal. Indien dit uitstaat en die medewerker wordt ingepland, is de dienst automatisch akkoord. Dit is handig voor vaste medewerkers die altijd akkoord zijn met de planning en verlof apart aanvragen.
• Type beschikbaarheid aangeven: er zijn twee manieren waarop je kunt omgaan met het aangeven van beschikbaarheid. Hier kun je instellen welke manier je wilt hanteren voor deze werknemer. Je kunt kiezen uit de onderstaande twee opties:

  • Verlof aanvragen: de werknemer voert een voorstel van verlofdagen in op het portaal. Deze komen eerst bij verlof in EasyParty en moeten goedgekeurd worden voordat dit invloed heeft op de beschikbaarheid van de werknemer. Dit wordt vaak ingesteld bij werknemers met een vast contract.

  • Niet beschikbaarheid aangeven: de werknemer geeft aan welke dagen hij of zij niet beschikbaar is via het portaal. Deze dagen worden direct als niet beschikbaar doorgevoerd en hoeven niet eerst goedgekeurd te worden. Dit wordt vaak ingesteld bij werknemers met een 0-urencontract.

• Naam tonen op portaal: wanneer je de naam van een werknemer beschikbaar maakt op het portaal, kunnen ook collega’s de naam van deze persoon inzien. Dit kan handig zijn zodat het personeel kan zien met wie ze ingepland zijn op een dienst.
• Contactgegevens beschikbaar op portaal: de contactgegevens van de werknemer hebben betrekking op het telefoonnummer en mailadres. Indien dit vinkje aanstaat, kunnen alle personen die toegang hebben tot het portaal deze gegevens inzien
  Wanneer je de contactgegevens van je werknemers wilt delen op het portaal, heb je hier toestemming van de werknemer voor nodig. Om die reden verschijnen bij het aanvinken van deze functie de volgende velden:

  • Datum toestemming: hier geef je aan op welke datum je toestemming hebt gekregen van de werknemer om zijn of haar contactgegevens beschikbaar te stellen op het portaal.

  • Toestemmingswijze: geef hier aan op welke wijze toestemming is verleend voor het delen van de contactgegevens. De keuzes in deze dropdown zijn te beheren door op het beheericoontje achter het veld te klikken.

  • Toestemmingsdocument: hier kun je het bestand koppelen waarin staat dat er toestemming is verleend voor het delen van de contactgegevens.

• Manager in App: hier geef je aan of de medewerker managementrechten heeft. Hierdoor kan hij/zij meer zien en doen, zoals het versturen van logs.

• Werknemerscode: dit is de code die je zelf bepaalt voor de medewerker. Hiermee kan hij/zij inloggen in de klokapp. Dit kunnen alleen cijfers zijn.
  

  Indien je de koppeling met AFAS hebt, wordt deze automatisch gevuld met de werknemerscode uit AFAS.

• Pincode: dit is de code die je zelf bepaalt voor de medewerker. Hiermee kan hij/zij inloggen in de klokapp. Dit kunnen alleen cijfers zijn.
• NFC: indien je met inklokpasjes werkt, kun je hier de unieke NFC-code van het pasje koppelen.

Contracten

Bij Instellingen > Planning heb je contracttypes aangemaakt, die kun je hier selecteren en toevoegen.

De persoonlijke contractgegevens vul je hier verder in op het tabblad ‘Contracten’ in de module ‘Werknemers’. Je kunt meerdere contracten per persoon koppelen indien van toepassing..

In de linker kolom kun je zien welke contracten allemaal van toepassing zijn op deze werknemer. Met de knop ‘Inactieve contracten weergeven’ kun je ook alle inactieve contracten inzien. Achter ieder contract staat een kolom ‘Actief’; als je het vinkje hier weghaalt, wordt het contract een inactief contract..

• ID: dit nummer kent EasyParty automatisch toe aan het contract. Dit nummer kun je zelf niet wijzigen.
• Volgnummer: indien een werknemer al meerdere contracten heeft gehad, kun je hier aangeven het hoeveelste contract dit is.
• Contracttype: bij Instellingen > Planning zijn contracttypes aangemaakt, die kun je hier selecteren. Wat dit contracttype inhoudt, vind je ook terug bij Instellingen > Planning.
• Ingangsdatum: vul hier de datum in vanaf wanneer het contract ingaat.
• Einddatum: hier kun je een einddatum van het contract invullen. Op het moment dat een contract verloopt en er is geen nieuw contract, kun je deze werknemer niet meer inplannen. Als je hiervan een melding wilt ontvangen, kunnen wij dat voor je instellen.
• Contracturen per week, per dag of per maand: het aantal uren dat deze specifieke werknemer werkt vul je hier in. Afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn met de werknemer, vul je de uren in bij week, dag of maand. Het aantal uren per maand wordt automatisch uitgerekend op basis van het aantal dat is ingevuld bij week of dag, gebaseerd op de fulltime uren die bij instellingen zijn gevuld.
• Werkelijke uren uitbetalen: wanneer dit vinkje aanstaat, worden alle uren die geregistreerd worden voor deze werknemer uitbetaald. Wanneer het vinkje uitstaat, worden alleen de contracturen uitbetaald.
• Bruto salaris: hier geef je het bruto salaris van de werknemer in. Je kunt zelf aangeven of dit salaris per maand of bijvoorbeeld per 4 weken is.
• Bruto uurloon: het bruto uurloon berekent EasyParty zelf op basis van het bruto salaris en de contracturen per week.
• Kosten werkgever: aan iedere werknemer zijn ook werkgeverskosten verbonden. Deze werkgeverskosten kun je hier per uur invullen.
• Niet opnemen in verloning: met deze instelling kun je aangeven of de werknemer ook verloond dient te worden via EasyParty. Bij werknemers op pay-roll is dit vaak niet van toepassing en kan de instelling hier worden uitgezet.

Vast rooster

In dit tabblad kun je voor oneven (week 1) en even (week 2) weken de standaard beschikbaarheid van de werknemer instellen. EasyParty voert op basis van dat rooster automatisch een niet-beschikbaarheid in voor de overige tijden. Als er op een dag geen uren worden ingevuld, gaat EasyParty ervan uit dat de werknemer de hele dag niet beschikbaar is. Als er geen begin- of eindtijd is ingevoerd in het rooster, maakt EasyParty daar 00:00 van.

Voor standaard diensten is er ook een onderscheid tussen even- en oneven weken. Standaard is de data die al ingevoerd was, overgenomen naar beide weken. Deze kun je zelf aanpassen indien gewenst.

Deze niet-beschikbaarheid wordt ook meegenomen in de planning. Wanneer je een werknemer wilt inplannen die niet beschikbaar is, zal dit bij de planning ook duidelijk worden op basis van de gegevens die bij werknemer > Vast Rooster en Beschikbaarheid zijn aangegeven.

Beschikbaarheid

In dit tabblad kun je aangeven wanneer de werknemer niet beschikbaar is. EasyParty gaat er namelijk vanuit dat werknemers altijd beschikbaar zijn, tenzij in dit tabblad een niet-beschikbaarheid wordt opgegeven. Je kunt hier ook een overzicht genereren van alle dagen die als niet-beschikbaar zijn gemarkeerd.

Door op ‘Toevoegen’ te klikken, kun je een nieuwe niet-beschikbaarheid opgeven. Vul hiervoor de onderstaande velden in:

• Datum: geef aan op welke datum de werknemer niet beschikbaar is.
• Hele dag: als de werknemer de hele dag niet beschikbaar is, kun je deze optie aanvinken. Het is dan niet nodig om de Van- en Tot-tijd in te voeren.
• Van en Tot: als de werknemer bijvoorbeeld alleen in de ochtend niet beschikbaar is, kun je hier bijvoorbeeld aangeven van 08:00 tot 12:00. De werknemer kan dan nog in de middag worden ingepland.
• Type verlof: niet beschikbaar zijn kan verschillende redenen hebben. Bij het type verlof geef je aan om welke reden het gaat, bijvoorbeeld vakantie of een vrije dag. Deze verloftypes kun je beheren door op het beheericoontje achter het veld te klikken.
• Opmerking: hier kun je eventuele extra opmerkingen invoeren indien gewenst. Dit is optioneel.

Met de knop ‘Maak terugkeerpatroon’ kun je bijvoorbeeld een verlof van meerdere dagen invoeren of aangeven dat een werknemer elke maandag vrij is.

Standaard diensten

Een standaard dienst is een dienst die periodiek terugkomt bij dezelfde persoon. Je kunt dus per werknemer standaard diensten aanmaken. Bijvoorbeeld voor kantoorpersoneel kan dit handig zijn. Wanneer Werknemer 1 iedere week op 3 dezelfde dagen, op dezelfde tijden werkt dan kun je hier een standaard dienst van maken en deze wekelijks terug laten komen.

Locaties

Je kunt locaties aan werknemers koppelen. Op het moment dat je gaat plannen kun je filteren op deze locaties zodat je weet welke werknemer je op welke locatie kunt inzetten.

Verlof

Hier kun je de verlofperiodes van je medewerker invoeren. Deze kunnen ook via het portaal worden aangevraagd, mits dit is ingesteld bij "planning instellingen." Het verlof moet eerst worden goedgekeurd voordat het invloed heeft op de planning (medewerker wordt dan als niet beschikbaar gemarkeerd).

Het geplande verlof verschijnt ook bij Verloning. Hier zie je de verlofaanvragen en kun je het type verlof aangeven, zodat dit invloed heeft op het urensaldo van de medewerker:

• Vakantie-uren
• Betaald (bijzonder) verlof
• Onbetaald verlof

Let op: Niet-beschikbaarheid wordt niet meegenomen in de verloning.

Uren saldo

Dit overzicht laat zien hoe de uren van je werknemer zijn verdeeld over de gekozen periode. Je kunt hier zien hoeveel uren je werknemer in totaal heeft gewerkt en hoe deze uren zijn verspreid over verlof, ziekte, vakantie, enzovoort. Eventuele opmerkingen die je invult, worden ook opgenomen in de export van de urenregistratie.

Planning

Bij de planning zie je een overzicht van alle diensten waarop deze werknemer is ingepland binnen de aangegeven periode. Deze planning kun je exporteren naar Excel indien gewenst.

Ziekte

Als je werknemer ziek is, kun je dat hier registreren. Klik op ‘Toevoegen’ om een nieuwe ziekmelding in te voeren. Vul de volgende velden in:

• Beter gemeld: Als de werknemer weer beter is, kun je dat hier aangeven door het vinkje aan te zetten.
• Omschrijving: Geef een korte omschrijving van de ziekmelding. Dit kan simpelweg ‘Ziek’ zijn, maar je kunt het ook specifieker maken als je dat wilt.
• Van: Vul de datum in waarop de werknemer zich ziek heeft gemeld.
• Tot en met: Geef de laatste datum op waarop de werknemer ziek thuis was.
• Opmerking: Hier kun je extra informatie over de ziekte toevoegen, zoals de oorzaak of andere relevante details.
• Percentage verzuim: Dit staat standaard op 100%, omdat de werknemer volledig wordt meegerekend voor de verloning. Als de werknemer langdurig ziek is en je een lager percentage wilt instellen voor de verloning, kun je dat hier aanpassen.

Gekoppelde competenties

Je kunt meerdere competenties aan een werknemer koppelen. De competenties die je hier ziet, kun je beheren via Werknemers > Competentiebeheer. Dit zijn de competenties die je kunt kiezen voor het onderdeel ‘Personeel’ tijdens het evenement.

Als je de module personeelsplanning hebt, kunnen de competenties die je aan een werknemer koppelt, dienen als filter bij het inplannen van personeel. Wanneer in het evenement aangegeven wordt welke competentie nodig is voor een specifieke dienst, kun je hier een werknemer inplannen die deze competentie heeft.

Documenten & beveiligde documenten

In beide tabbladen kun je documenten toevoegen voor de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan getekende contracten, kopieën van ID’s, evaluatieverslagen, enzovoort. Het verschil tussen de tabbladen is dat je voor het inzien van beveiligde documenten andere rechten nodig hebt. Je kunt dus personen toegang geven tot documenten zonder dat ze toegang hebben tot beveiligde bestanden..

Handtekening

Per werknemer is een handtekening in te stellen. Wanneer bijvoorbeeld de handtekening van de accountmanager op de offerte dient te komen dan wordt deze vanuit hier geëxporteerd. 

Logboek

Op veel plekken in EasyPary worden handelingen vastgelegd, en deze kun je hier bekijken voor deze werknemer.