Voordat de boekhoudkoppeling in gebruik kan worden genomen, dienen eerst de instellingen van de boekhoudkoppeling goed gevuld te worden in EasyParty. Als één veld niet gevuld is dan werkt de koppeling niet omdat het boekhoudsysteem niet weet waar de regel op geboekt kan worden.

De koppeling stelt u in bij Instellingen > Financieel. Deze instellingen dienen per Administratie ingesteld te worden – dus selecteer de gewenste administratie in de kolom links.

Inhoudsopgave

Factuurnummer

Als het goed is kloppen de factuurnummers al wanneer er wordt gefactureerd met EasyParty. Zo niet, controleer dan dat het volgende factuurnummer goed staat. Voor meer informatie, zie het artikel Facturen versturen.

Boekingsvoorkeuren

U begint met het instellen van de boekhoudkoppeling bij Instellingen > Financieel > Koppeling boekhouding. Bij Boekingsvoorkeuren kunt u instellen hoe de financiële regels van een factuur ingelezen worden in uw boekhoudsysteem.

U kunt zelf samenstellen hoe de gegevens worden doorgestuurd d.m.v. het toevoegen van de gewenste tags in de drie velden. Wij exporteren de data naar uw boekhoudsysteem met een standaard opmaak.

Omschrijving boeking kopregel (factuur)

Omschrijving boeking detail (factuurregel)

Omschrijving boeking BTW

Verdicht boeken

Op een factuur kunnen meerdere voorkomen met dezelfde grootboekrekening. U kunt met dit vinkje kiezen of deze regels los geëxporteerd worden naar het boekhoudsysteem of dat ze door EasyParty gebundeld worden naar één regel met een totaalbedrag.

Voorbeeld: U heeft een factuur met twee culinaire invullingen. Deze twee regels hebben dezelfde grootboekrekening met nummer 8010. De regels zijn:

Als u deze verdicht boekt dan wordt er één regel gemaakt voor de grootboekrekening 8010 met een totaalbedrag van € 3.750,00.

Als u deze niet verdicht boekt dan worden er twee regels gemaakt voor de grootboekrekening 8010. Hier kan dan ook de omschrijving geëxporteerd worden van de culinaire invulling.

Het voordeel van de regels verdicht boeken is dat deze informatie niet essentieel is in uw boekhoudsysteem. U voorkomt dus onnodige regels in het systeem. In het boekhoudsysteem verdeelt u alleen de omzet over de grootboekrekeningen. Waar de omzet vandaan komt ziet u namelijk in EasyParty.

Gegevens koppeling

Hier voert u de gegevens van uw boekhoudsysteem in zodat EasyParty en het boekhoudsysteem met elkaar kunnen communiceren.

Verzamelrekening debiteuren

Verzamelrekening crediteuren

Verkoopdagboek

Bestandslocatie XML output

Exact Online heeft geen directe koppeling beschikbaar die de gegevens direct van EasyParty naar Exact verstuurt. Er dient een export gemaakt te worden in EasyParty. Deze wordt opgeslagen en vervolgens in uw boekhoudsysteem ingeladen.

Boekingsperiode bepalen o.b.v. periodes uit locatiebeheer

De standaard boekingsperiode in EasyParty is per maand. Als u een boekingsperiode per 4 weken hanteert, dan dient u dit vinkje aan te zetten. Daarnaast vult u bij Locatiebeheer (per locatie) de gewenste periodes in.

Dit doet u bij Locaties > Per locatie > Budgetten > Budgetten opnieuw inzetten > Periode 4 weken. Let op; maak direct periodes voor de komende jaren aan zodat u deze niet vergeet in de toekomst.

Crediteur-/debiteurnummerreeks

Voer in Crediteur-/debiteurnummerreeks de reeksen in die gebruikt dienen te worden voor Debiteurnummers en Crediteurnummers (voeg beide reeksen toe).

BTW-codes instellen

De btw van de facturen moeten ook los geboekt worden. Deze stelt u in bij Instellingen > Financieel > Grootboekrekeningen > BTW. Hier vult u het volgende in: 

BTW-Code

Grootboekrekening

Grootboekrekeningen

U dient te controleren of alle grootboekrekeningen goed ingesteld zijn.