Voor dat je met de urenregistratie gaat beginnen lees dan eerst: 11. Urenregistratie hier staan de velden uitgelegd en controleer of dat alle instellingen juist staan voor jullie.

Je gaat nu de onderstaande stappen doorlopen om de reorganisatie eigen te maken.

Urenregistraties oefenen

In het tabblad ‘Urenregistratie’ ga je de uren die daadwerkelijk gemaakt zijn door de geplande werknemers invoeren.

Urenregistraties kunnen op 3 verschillende manieren toegevoegd worden.

• Handmatig (door de planning)
• Via de synchronisatie (Uren invoeren o.b.v. planning)
• Door de werknemer zelf
  • Via het portaal 
  • Via de KlokApp 

Hieronder worden de stappen beschreven voor het handmatig toevoegen van een urenregistratie en het verder afhandelen van een urenregistratie. Omdat je bij de synchronisatie, het portaal en de Klokapp zelf de urenregistraties niet hoeft toe te voegen slaat u voor deze varianten de eerste stap over.

Toevoegen van urenregistraties

• Via de knop ‘Urenregistratie toevoegen’ kun je een urenregistratie toevoegen. Er wordt een pop-up scherm geopend waarin je een werknemer kunt selecteren waarvoor je een urenregistratie wilt invoeren.
• Wanneer je een werknemer geselecteerd heeft kun je een planning selecteren (dubbelklik of ‘Ok’) waarop deze werknemer is gepland.
  • Als je geen planning kunt selecteren betekent dit dus dat deze werknemer niet op een dienst gepland is.
• Er opent vervolgens een scherm met urenregistratie detail. Deze is al deels ingevoerd op basis van de gegevens van de planningsuitvraag maar deze kun je hier geheel naar wens aanpassen.

Wanneer de urenregistraties via de KlokApp of het portaal binnenkomen dan staan deze urenregistraties al in dit overzicht, deze hoef je dus niet handmatig toe te voegen.

Wanneer je een urenregistraties wilt toevoegen via de synchronisatie klik je op Synchroniseren > Uren invoeren o.b.v. planning. Er wordt dan een pop-up geopend waarin je alle geplande regels in een keer door kunt zetten naar urenregistraties om ze daar vervolgens nog te controleren.

Verwerken van urenregistraties

Nu je een urenregistraties hebt toegevoegd zie je een overzicht met urenregistraties voor zich. De stappen die volgen gaan over het verwerken van deze urenregistraties.

• Net zoals je bij de planning hebt gezien hebben ook urenregistraties kleurtjes waardoor je makkelijk kunt zien welke status een urenregistratie heeft, de legenda zie je boven in beeld.
• Het is mogelijk om de urenregistraties nog aan te passen. Door er dubbel op te klikken worden de urenregistratie details geopend om eventuele aanpassingen door te voeren.
• Als de urenregistraties kloppen kun je deze accorderen. Dit kan op 2 manieren:
  • Via multi-select een aantal urenregistraties selecteren en klikken op ‘Accorderen’.
  • Via de pop-up met urenregistratiedetails voor een specifieke urenregistratie.
• In de kolom ‘Geaccordeerd door’ kun je altijd zien wie de urenregistratie geaccordeerd heeft.
• Nadat de urenregistraties geaccordeerd zijn kunnen deze op dezelfde wijze gefiatteerd worden. Pas wanneer de urenregistraties gefiatteerd zijn worden deze doorgezet naar de verloning.

Standaard werkwijze bepalen

Wanneer je geoefend hebt met het aanmaken en verwerken van urenregistraties, kun je hier een standaard werkwijze in bepalen. Denk hierbij aan de volgende onderdelen:

• Hoe worden de urenregistraties ingezet?
• Door wie worden de urenregistraties ingezet?
  • Als dit door meerdere personen wordt gedaan, hoe bepaal je wie verantwoordelijk is voor welke registraties? (Maak hierbij gebruik van de bestaande filters boven in het scherm)
• Wanneer worden urenregistraties afgekeurd?
• Hoe ga je om met het doen van wijzigingen in urenregistraties?
  • Wie mag dit?
  • Moet hier iemand van op de hoogte gebracht worden?
• Wanneer geldt dat een urenregistratie naar geaccordeerd wordt gezet? En wanneer geldt dat deze naar gefiatteerd wordt gezet?
  • Het is ook mogelijk om urenregistraties direct naar gefiatteerd te zetten als deze extra laag van controle niet nodig is.
  • Is er een standaard dag of tijd waarop dit doorgevoerd wordt?