Het komt voor dat diensten vaker voorkomen op verschillende dagen in de week. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een schoonmaakmedewerk(st)er die iedere maandagochtend van 08:00 tot 12:00 schoonmaakwerkzaamheden uitvoert of een kantoormedewerk(st)er die dagelijks op kantoor werkt van 08:00 tot 17:00. Deze standaard dienst kun je dan eenmalig aanmaken waardoor deze iedere week weer terug keert in de planning.

Aanmaken van een standaard dienst

Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken kun je een nieuwe standaard dienst aanmaken, waarnaar je de volgende velden gaat vullen:

• Omschrijving: de benaming van de dienst, bijvoorbeeld ‘Schoonmaak’ of ‘Kantoorwerkzaamheden’. Deze benaming zie je terug in het planningsoverzicht
• Competentie: hier kun je aangeven over welke competentie de werknemer moet beschikken die deze dienst kan vullen.
• Locatie: op welke locatie de dienst uitgevoerd dient te worden.
• Afdeling: vervolgens kun je nog een afdeling aangeven waarop de werknemer dient te werken. Dit is geen verplicht veld maar kan een handige filter zijn bij het zoeken naar de juiste werknemer voor deze dienst.

Wanneer je vervolgens op ‘Ok’ klikt is de standaard dienst aangemaakt. Daarna is het van belang om meer informatie over de standaard dienst te vullen, namelijk wanneer deze standaard dienst plaatsvindt en of er eventuele voorkeurswerknemers zijn voor het opvullen van de dienst. Wanneer je onder de details op de knop ‘Toevoegen’ klikt dan kun je de tijdstippen toevoegen waarop de standaard dienst plaatsvindt, dit zijn de volgende velden:

• Dag: hier selecteert je de dag of dagen waarop de standaard dienst plaatsvindt. Per dag kun je de onderstaande gegevens vullen, deze hoeven dus niet iedere dag overeen te komen.
• Aantal personen: de hoeveelheid personen die voor deze dienst benodigd zijn vul je hier. In de planningsuitvraag zie je dit aantal ook terug en weet je dus dat 2 werknemers in dient te plannen.
• Vertrek: indien er altijd sprake is van dezelfde reistijd voor deze dienst dan kun je dat hier aangeven hoe laat de werknemer vertrekt van de zaak of thuis, afhankelijk van hoe je de reistijd berekend.
• Van: vul hier de starttijd van de dienst.
• Tot: vul hier de eindtijd van de dienst.
• Retour: ook voor de retourtijd geldt dat deze gevuld dient te worden wanneer er sprake is van altijd dezelfde reistijd voor deze dienst. Hier vul je dan de tijd dat de werknemer terug is op de zaak of thuis, afhankelijk van hoe je de reistijd berekend.

Voorkeurswerknemers

Per werknemer kun je hier aangeven op welke dag deze werknemer voorkeurswerknemer is. Wanneer je bijvoorbeeld een standaard dienst hebt voor iedere dag dan kan het zo zijn dat werknemer X op maandag en dinsdag voorkeurswerknemer is en werknemer Y op woensdag, donderdag en vrijdag. Je kunt ook meerdere werknemers op dezelfde dag aanmerken als voorkeurswerknemers.

Voorkeurswerknemers zorgt ervoor dat deze medewerkers automatisch gekoppeld wordt aan de dienst wanneer deze ingepland wordt. Zo kun in een bulk de medewerkers gelijk goed inplannen zonder één-voor-één de standaard diensten te openen en medewerkers te koppelen.

In de linker kolom staat nu een overzicht met al uw standaard diensten zodat je deze makkelijk kunt overzien en kunt aanpassen, indien nodig.

Inplannen van een standaard dienst

Door op de knop ‘Inplannen’ te klikken kun je de standaard diensten gaan plannen. In het pop-up venster dat verschijnt dien je te vullen welke standaard dienst je wilt gaan inplannen, vanaf wanneer je deze wilt inplannen en tot wanneer je deze wilt inplannen.

Door op ‘Behoefte ophalen’ te klikken verschijnt er een lijst met alle werknemers die voldoen aan de behoefte.

• In de kolom ‘Beschikbaar’ kun je zien of de werknemer beschikbaar is in de gekozen periode ten tijde van de standaard dienst.
• In de kolom ‘Overlappend’ zie je terug of deze werknemer al ingepland is op een andere dienst in de gekozen periode ten tijde van de standaard dienst.

Op basis van deze informatie kun je kiezen om een werknemer wel of niet in te plannen op een standaard dienst voor de gekozen periode. Door de juiste werknemers hier te selecteren middels de Multi select kun je deze inplannen. Vervolgens staat deze dienst als geaccordeerd in de planning en vind je deze terug in de roosters. Het is mogelijk om ook andere medewerkers aan deze standaard diensten te koppelen (dan de voorkeurswerknemers).

Planning - plannen

Indien een werknemer nog niet gekoppeld is aan een standaard dienst, maar wel wilt inplannen op een standaard dienst via 'Planning-Plannen' krijg je een pop-upmelding om de werknemer vanuit deze pop-up toe te voegen op het standaard schema van deze dienst.

Verwijderen van een ingeplande standaard dienst

Het is mogelijk standaard diensten deels te verwijderen. Selecteer je de knop 'Ingeplande standaarddiensten verwijderen' dan komt er een pop-up waarmee een standaarddienst is te verwijderen.

• Als voorbeeld: Je hebt een standaarddienst gemaakt voor het komende half jaar alleen na verloop van tijd kom je er achter dat het toch maar voor 5 maanden hoeft te gelden dan is het mogelijk de laatste maand in de pop-up te selecteren en te verwijderen.