Evenementenbeheer Updates

Overzicht

Deze pagina beschrijft de nieuwe functies en verbeteringen in het evenementenbeheer van EasyParty. De wijzigingen maken het eenvoudiger om evenementen aan te maken en te beheren, met verbeterde organisatie van informatie en nieuwe financiële opties.

Evenement Aanmaken

Automatisch Afleveradres

Wat is er veranderd: Wanneer u een relatie selecteert bij het aanmaken van een evenement, wordt het afleveradres nu automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde relatie.

Hoe werkt het:

1. Selecteer een relatie uit de lijst
2. Het afleveradres wordt automatisch ingevuld
3. U kunt het adres nog steeds handmatig aanpassen indien nodig

💡 Tip: Dit bespaart tijd en voorkomt typfouten bij het invoeren van adressen.

Evenement Details

Nieuwe Indeling met Kopjes

De evenementdetails zijn nu overzichtelijker ingedeeld met drie hoofdcategorieën:

Wie

Informatie over betrokken personen en contacten

Wat

Details over het evenement zelf

Waar

Locatie en adresinformatie (inclusief afleverlocatie)

Nieuwe Velden

Accountmanager

• Wat: Selecteer de accountmanager die verantwoordelijk is voor dit evenement
• Hoe: Kies uit de lijst van beschikbare accountmanagers
• Waarom: Zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden en contactpersonen

Evenementmanager

• Wat: Selecteer de evenementmanager die het evenement coördineert
• Hoe: Kies uit de lijst van beschikbare evenementmanagers
• Waarom: Helpt bij de organisatie en uitvoering van het evenement

Soort Evenement

• Wat: Categoriseer het type evenement
• Hoe: Selecteer de juiste aard/soort uit de beschikbare opties
• Waarom: Maakt filtering en rapportage eenvoudiger

Verbeterde Adresinvoer

Wat is er veranderd: De adresinvoer werkt nu met een zoekfunctie in plaats van losse invoervelden.

Hoe te gebruiken:

1. Begin met typen in het adresveld
2. Selecteer het juiste adres uit de suggesties
3. Het adres wordt automatisch correct geformatteerd

Voordeel: Minder invoerfouten en consistente adresformaten

Nieuw Tabblad: Financieel

Locatie

Het nieuwe tabblad "Financieel" bevindt zich tussen de tabbladen "Algemeen" en "Opmerkingen".

Velden in Financieel Tabblad

Basis Financiële Informatie

• Administratie: Selecteer de juiste administratie
• Label: Voeg een label toe voor organisatie
• BTW Mode: Kies de juiste BTW-behandeling

Aanvullende Financiële Opties

• Kostenplaats: Selecteer de van toepassing zijnde kostenplaats
• Niet factureren: Vink aan als dit evenement niet gefactureerd moet worden

Afwijkende Factuurontvanger

Wanneer gebruiken: Gebruik deze optie wanneer de factuur naar een ander adres of contactpersoon moet worden gestuurd dan de hoofdcontactpersoon van de relatie.

Hoe instellen:

1. Afwijkende factuurontvanger: Vink dit vakje aan om de functie te activeren

2. Financieel contactpersoon:

   • Dit veld wordt beschikbaar zodra u het vakje "Afwijkende factuurontvanger" aanvinkt
   • Verplicht wanneer afwijkende factuurontvanger is aangegeven
   • Voer de naam in van de persoon die de factuur moet ontvangen

3. E-mailadres contactpersoon:

   • Dit veld wordt beschikbaar zodra u het vakje "Afwijkende factuurontvanger" aanvinkt
   • Verplicht wanneer afwijkende factuurontvanger is aangegeven
   • Voer het e-mailadres in waar de factuur naartoe moet worden gestuurd

⚠️ Belangrijk: Beide velden (naam en e-mailadres) zijn verplicht wanneer u kiest voor een afwijkende factuurontvanger.

Tabblad Opmerkingen

Wat is er veranderd

De volgorde van velden in het tabblad "Opmerkingen" is aangepast voor een betere workflow.

Gebruik

• Voeg relevante opmerkingen toe die belangrijk zijn voor de uitvoering van het evenement
• De nieuwe volgorde maakt het eenvoudiger om systematisch alle benodigde informatie in te vullen

Veelgestelde Vragen

Q: Wat gebeurt er als ik geen afwijkende factuurontvanger nodig heb? A: Laat het vakje "Afwijkende factuurontvanger" uit. De velden voor financieel contactpersoon en e-mailadres zijn dan niet beschikbaar en de factuur gaat naar de standaard contactpersoon.

Q: Kan ik het automatisch ingevulde afleveradres nog wijzigen? A: Ja, het automatisch ingevulde adres kan nog steeds handmatig aangepast worden als dat nodig is.

Q: Zijn de nieuwe velden verplicht? A: De velden Accountmanager, Evenementmanager en Soort evenement zijn optioneel, tenzij anders aangegeven door uw organisatie. De velden onder "Afwijkende factuurontvanger" zijn alleen verplicht wanneer u deze optie activeert.

Ondersteuning

Voor vragen over deze nieuwe functies kunt u contact opnemen met de EasyParty helpdesk of uw systeembeheerder.

Laatste update: [Datum van implementatie]