In EasyParty werk je met verschillende soorten pakketten die allemaal terug te vinden zijn in jullie verkoopboek. Deze pakketten bestaan uit onderliggende items die nodig zijn voor de uitvoering van een evenement. Denk hierbij aan dranken, materialen, maar ook decoratie-, entertainment-, techniek- en dienstverlenende producten. Veel van deze items zijn al in het systeem ingeladen via importsheets. Voeg je items liever handmatig toe, dan kun je in de handleiding: 2. Producten aanmaken per categorie lezen hoe dit werkt. Salesmedewerkers kunnen deze producten en pakketten vervolgens direct inzetten bij het samenstellen van een evenement.
Een pakket bevat alle producten die tijdens een evenement geserveerd worden voor dat verkooppakket. Het is een samengesteld pakket dat per persoon wordt opgebouwd: de aantallen van de onderliggende producten vormen samen wat gemiddeld benodigd is voor één gast. Koppel je het pakket aan een programmaonderdeel, dan worden de aantallen automatisch vermenigvuldigd met het aantal gasten zo staat de planning meteen goed.
Let op: mocht het niet wenselijk zijn om een pakket automatisch te vermenigvuldigen lees dan: 7.19 Producttypes en verkoopcategorieën
Door pakketten aan te maken, voorkom je dat essentiële producten worden vergeten ook items “achter de schermen”, zoals lekbakken of personeelsdranken. Deze items kunnen kosteloos zijn voor de klant, maar de kosten worden wel meegenomen in de totale evenementenkosten, waardoor de planning en financiële registratie volledig en betrouwbaar blijft.
Open EasyParty en ga naar: Magazijn vervolgens bepaal je of het pakket onder materiaal/drank/decoratie/entertainment/techniek of diensten valt en ga naar dat tabblad.
Klik op de knop:
In het tabblad Eigenschappen worden alle pakket details gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd.
Dit verschilt per categorie. We hebben ze hier allemaal vermeld, maar bij sommige categorieën zullen niet alle velden zichtbaar zijn. |
Wat is de interne naam/omschrijving van dit pakket die jullie intern communiceren? Dit is wat sales ziet in een evenement wanneer ze een pakket kiezen. Dit komt ook op de picklijst, dus wees specifiek en voeg hier zo veel mogelijk informatie toe zodat het voor iedereen in het bedrijf duidelijk is welke pakket bedoeld wordt. Voorbeeld: Bar, Mobiel met tap (tot 150 pax) Voorbeeld: Bar, Mobiel zonder tap (tot 150 pax) Voorbeeld: Glaswerk feestavond Voorbeeld: Borrelpakket (2,5 uur) Voorbeeld: 3 gangen-diner drankpakket (2 uur) |
Wat is de naam/omschrijving van dit pakket die jullie naar de relatie communiceren op de offerte en de factuur? Dit is vaak een andere naam dan de interne naam. |
Onder welke categorie valt dit pakket? Deze filters zijn beschikbaar bij het zoeken naar een pakket in een evenement. De verschillende categorieën zijn te beheren met de |
Hier kun je een aanvullende tekst invullen die op de offerte wordt getoond. In plaats van een opsomming van de onderliggende onderdelen die je krijgt wanneer je het vinkje 'onderliggende onderdelen in offerte' aanzet, kun je hier een uitwerking van het pakket in tekst vorm toevoegen. |
Voeg hier een tekst toe ter aanvulling voor op het draaiboek voor intern gebruik. |
Wat is de verkoopprijs exclusief BTW voor dit pakket. Voor verkoopprijzen geldt het volgende:
Willen jullie dit veld verplicht stellen om in te vullen? Ga naar: Instellingen > Magazijn > Algemeen en zet het vinkje 'Verkoopprijs verplicht' aan. |
Hier kun je de verkoopprijs inclusief BTW handmatig invullen. Als je dit veld leeglaat, berekent EasyParty automatisch de prijs inclusief BTW op basis van de exclusieve prijs tijdens het aanmaken van een evenement. Voorbeeld: Stel dat een pakket €16,50 exclusief BTW kost. Inclusief 21% BTW zou dit neerkomen op €17,985. Als je dit veld handmatig invult met €17,95, wordt dit het bedrag inclusief BTW en berekent EasyParty de prijs exclusief BTW als €16,50. Voordeel: Door dit veld handmatig in te vullen, kun je zorgen voor afgeronde bedragen inclusief BTW op je offertes, wat professioneler oogt. |
De kostprijs wordt automatisch berekend op basis van de onderliggende producten, dit gebeurt alleen wanneer je de kostprijzen gevuld hebt bij het product. |
Wanneer je een pakket aan het vullen bent met onderliggende producten kunnen er producten ontbreken in je stambeheer. Het ontbrekende product maak je dan direct in het systeem aan. Hier lees je hoe je dit doet: 2. Producten aanmaken per categorie
Gekoppelde invulling
Na het klikken op toevoegen opent een scherm waarin je het gewenste product gaat opzoeken om te koppelen aan het pakket:
Hierin kun je met de verschillende filters zoeken. Je kunt meerdere producten selecteren om deze in één keer toe te voegen aan het pakket.
Wanneer je een pakket aanmaakt en je wilt een ander type product toevoegen, kun je een vinkje inschakelen waardoor alle producten zichtbaar worden.
Verdeling van het product in het pakket
Wanneer alle producten aan het pakket zijn toegevoegd, richt je het in als een pakket voor één persoon of voor een X aantal personen. Dit doe je door het aantal per producten in te vullen.
Als een product nog niet correct is ingericht, kun je het betreffende product direct openen door erop te dubbelklikken, zodat je de benodigde wijzigingen kunt aanbrengen.
Blauw omlijnd
Blauwe pijlen: Hiermee kun je de volgorde van de materialen in het pakket bepalen.
Open onderdeel: Door hier op te klikken wordt het geselecteerde materiaal geopend. Dit kan ook door dubbel te klikken op het materiaal.
Groen omlijnd
Naam: Hier wordt de naam getoond.
Aantal (consumpties): Hier geef je een welke aantallen in dit pakket benodigd zijn per persoon of voor een x aantal personen.
Aantal liter: Dit wordt vanuit de drank ingezet. In het drankitem is aangegeven hoeveel liter dit item is. Hier kun je dit gebruiken ter controle of 1 consumptie een realisaties hoeveelheid heeft.
Eenheid: Dit wordt vanuit het materiaal ingezet. In het materiaal is aangegeven wat de producteenheid is.
Kostprijs: Hier wordt per item aangegeven wat de kostprijs is voor de aantal materialen die in dit pakket toegevoegd zijn.
Verkoopprijs excl. BTW: Hier wordt per item aangegeven wat de verkoopprijs excl. is voor de aantal materialen die in dit materiaalpakket toegevoegd zijn.
Verkoopprijs incl. BTW: Hier wordt per item aangegeven wat de verkoopprijs incl. is voor de aantal materialen die in dit materiaalpakket toegevoegd zijn.
Volume: Wanneer dit veld in het materiaal gevuld is wordt hier getoond hoeveel volume er voor dit pakket benodigd is op een rolcontainer.
Oranje omlijnd
Hier staat de opsomming van de aantallen, kosten en verkoopprijs op basis van de ingevulde informatie uit de stamdata materiaal.
Hierboven hebben we een pakket opgesteld voor een bar die geschikt is voor maximaal 150 personen. Hebben jullie ook een bar voor 250 of 500 personen, enzovoorts? Maak dan ook voor deze grotere aantallen een pakket, zodat je de juiste producten direct kunt toevoegen aan het evenement.
Dit geldt ook voor andere materiaalcategorieën, zoals servies, glaswerk, meubilair en materiaal dat nodig is voor de organisatie achter de schermen.
Voorbeeld: Voor het serveren van bittergarnituur op drie verschillende tijdstippen heb je niet drie keer het serveermateriaal nodig; één set is vaak voldoende. Voor het uitserveren van dranken heb je wellicht standaardmateriaal zoals plateau's en glaswerk nodig, maar niet noodzakelijk in verhouding tot het aantal gasten.
Bij een borrel van 200 personen gedurende 2 uur heb je 4 glazen per persoon nodig, terwijl je voor dezelfde groep bij een borrel van 4 uur niet direct 8 glazen per persoon nodig hebt, maar wellicht 6 glazen.
Voor een lunch waarbij geen alcoholische dranken geserveerd worden, zijn er geen wijnglazen nodig in het pakket, maar wel meer longdrinkglazen.
Dus: Voor een borrel van 1 uur heb je glaswerk nodig; voor een borrel van 2 uur heb je niet simpelweg het dubbele aan glaswerk nodig, maar wel meer dan bij een borrel van 1 uur. Daarom maak je aparte pakketten voor verschillende situaties.
. Hier kun je nieuwe categorieën aanmaken en verwijderen. Voorbeelden van categorieën kunnen zijn: Buffet, m