De evenementenplanning is het centrale onderdeel van heel EasyParty, hier draait het om. Wanneer een opdrachtgever zijn wensen kenbaar heeft gemaakt m.b.t. een evenement dan ga je dit evenement samenstellen, offreren en factureren vanuit de evenementenplanning. Daarnaast kun je vanuit de evenementenplanning alle benodigde operationele documenten genereren.
Wanneer je in EasyParty het tabblad ”evenementen” opent krijg je het startscherm van de evenementenplanning te zien. In dit startscherm kun je evenementen zoeken m.b.v. filters, maar ook managementoverzichten draaien en nieuwe evenementen aanmaken.
Door middel van de filterwaardes bovenin het scherm kun je een selectie aan evenementen ophalen. In bovenstaand printscreen zie je dat er gefilterd is op een periode, alle evenementen tussen 30-6-2018 en 12-2-2019 worden nu getoond in het overzicht onderin. De gegevens waar je op kunt filteren vul je in het evenement zelf. Hoe je de evenementdetails vult kun je terugvinden in het artikel Evenementen – Evenementdetails. De projectmanager is niet standaard zichtbaar in dit overzicht. Dit kun je aanzetten door middel van de instelling 'Instellingen->Evenementen->Evenementenoverzicht - Weergave - Kolom "Projectmanager tonen'.
Wanneer je op de knop ”managementoverzichten” klikt in het startscherm krijg je een dropdown met verschillende overzichten te zien. Het aantal overzichten dat je ziet is afhankelijk van de rechten die je hebt.
De bovenste overzichten zijn financieel en zijn dus niet voor iedereen zichtbaar. Vanaf het overzicht ”arrangementen” zijn het operationele documenten en voor iedereen toegankelijk, afhankelijk van de modules in EasyParty die je gebruikt. Deze kun je met rechten wel of niet afschermen per medewerker.
Onder 'Financieel evenement' is het vinkje 'voorschot betaald' toegevoegd. Indien deze aan staat, wordt deze kolom toegevoegd in de export + een kolom met het percentage voorschot factuur die betaald is.
Je kunt op 2 manieren een evenement aanmaken vanuit het startscherm, namelijk via de knop ”evenement toevoegen” en de knop ”snelle invoer”.
Snel invoer wordt gebruikt bij kleine evenementen die je snel wilt aanmaken. Denk hierbij aan een lunch voor een klant die ze zelf op komen halen of die je bezorgt. Wanneer je een evenement aanmaakt via snel invoer hoef je namelijk alleen een relatie te kiezen en een begin- en eindtijd. EasyParty vult automatisch de verplichte velden van evenementdetails. Deze gegevens haalt EasyParty op vanuit de instellingen in de stamdata. Let op: wanneer deze instellingen niet gevuld zijn dan kun je ook geen evenement aanmaken via snel invoer. Klik hier voor uitleg over hoe u deze instellingen kunt vullen.
Verder vult EasyParty op basis van de begin- en eindtijd een programmaonderdeel. Het evenement dat vervolgens opent ziet er hetzelfde uit en werkt hetzelfde als bij een evenement dat aangemaakt is via de knop ”evenement toevoegen”. Het enige verschil is dat je direct begint bij het tabblad ”culinair” i.p.v. ”evenementdetails”.
Hierdoor kun je meteen verder met het invoeren van een culinair en eventueel dranken. Deze koppel je dan aan het automatisch, door EasyParty, aangemaakte programmaonderdeel. Je hebt op deze manier binnen 1 minuut een klein evenement volledig gevuld.
Wanneer je meerdere programmaonderdelen of extra informatie bij de evenementdetails nodig heeft dan kun je beter een evenement aanmaken via de knop ”evenement toevoegen”. De snel invoer is dus echt alleen bedoeld voor kleine evenementen, met één programmaonderdeel dat snel afgehandeld wordt.
Meer informatie over het vullen van de standaard instellingen m.b.t. snel invoer vind je in het artikel instellingen – evenementen
Nadat je een op “evenement toevoegen” of “snelle invoer” hebt gedrukt komt er een pop-up om een relatie te selecteren. Je kunt op zowel op contactpersoon als op relatie zoeken. Let op; er dient wel een contactpersoon gekoppeld te zijn aan de relatie voordat je deze kunt selecteren. Hoe je relaties en contactpersonen aanmaakt lees je in het artikel CRM – Algemeen.