Nadat alle onderdelen van het evenement bekend zijn, gaat u bepalen hoeveel personeel er nodig is om het evenement succesvol te laten verlopen. Naast dat u bekijkt hoeveel personeel er benodigd is, bepaalt u hier ook welke competenties er nodig zijn. Het is natuurlijk mogelijk dat er meerdere competenties op de werkvloer beschikbaar moeten zijn, denk aan een partymanager, ober, kok en een op- of afbouwmedewerker (competenties kunt u beheren in Werknemers > Competentiebeheer). 

Bij het toevoegen van een competentie wordt een pop-up getoond met alle bestaande competenties. Het is mogelijk om meerdere competenties toe te voegen via multi-select. Zodra de competenties zijn toegevoegd kunt u de verschillende velden bewerken zoals aantal, tijden en omschrijving. De gekoppelde competenties zijn dan ook de diensten die gedraaid dienen te worden.

Personeel of Dienstverlening?

Ongeacht of u de personeelsplanning heeft, is het belangrijk om hier de verschillende competenties te koppelen en niet bij het onderdeel Dienstverlening. Het onderdeel personeel is bedoeld voor de personeelsleden die u zelf regelt (of via een uitzendbureau). Diensten zijn vaak externe onderdelen die u inhuurt om de dienst te vullen ongeacht het personeel. Daar betaalt u één bedrag voor bij het bureau. Voorbeelden hiervan zijn dingen zoals EHBO of Schoonmaken.

Inhoudsopgave

Details

• Competentie: Dit is de geselecteerde competentie. Het is mogelijk om de competentie aan te passen, dit kan via het beheerdersicoontje naast de competentie. Er opent een pop-up waar een andere competentie geselecteerd kan worden.
• Commerciële naam competentie: Dit is de omschrijving van het personeel die op de offerte en factuur wordt getoond.
• Datum: Dit is de datum waarvoor een dienst benodigd is.
  • Let op: dit veld wordt automatisch gevuld met de datum vanuit Evenementdetails.
  • Indien u personeel op een andere dag nodig hebt, dan dient u deze aan te passen. Bijvoorbeeld voor op/afbouw of bij een meerdaags evenement.
• Vertrek | van | tot | retour: Per dienst kunt u de tijden bepalen. Het is mogelijk om 4 tijden in te voeren, namelijk vertrek/ van/ tot/ retour tijd.
  • De vertrek- en retourtijden hebben invloed op de uren die u doorbelast aan de klant.
  • Indien u een type competentie op verschillende tijden wilt starten en/of eindigen, dan zijn dit losse diensten. U dient hiervoor dan een losse regel met dezelfde competentie te koppelen en dan hier de juiste tijden in te voeren.
• Aantal personen: hier geeft u aan hoeveel medewerkers van deze competentie worden ingezet.
  • De uren die gekoppeld zijn zullen dan worden vermenigvuldigd met het aantal benodigde personen.
  • Dit is het aantal voor deze dienst. Indien u een vroege en late dienst heeft, dan dient u hier een aparte regel voor aan te maken.
• Extra kosten p.u.: Indien u extra kosten per uur bovenop de normale kostprijs heeft dan kunt u deze hier vullen.
  • In de stamdata geeft u een standaard kostprijs aan per competentie. Dit is de prijs dat het personeel met de betreffende competentie gemiddeld kost per uur.
  • Echter kan het zijn dat u soms bij een ander uitzendbureau personeel moet inhuren waarvan de prijzen hoger zijn. Om de marge van het evenement realistisch te houden dient u hier het verschil tussen de standaard kosten en de eenmalige hogere kosten in te voeren (per uur).
• Verkoopprijs per uur: Standaard wordt de verkoopprijs per uur gevuld met de verkoopprijs per uur die u heeft gevuld in het Competentiebeheer. Echter is dit altijd aan te passen in het evenement zelf.
• Check-box stelpost: Indien het personeel wordt gefactureerd op basis van werkelijke tijd (nacalculatie), dan dient het vinkje ‘Stelpost’ te worden ingeschakeld.
  • Dit zorgt ervoor dat de uren die gekoppeld aan de diensten alleen beschouwd worden als geschatte kosten voor de klant.
  • Op basis van de gerealiseerde uren, wordt dan het bedrag bepaald dat doorbelast wordt aan de klant.
  • Afhankelijk van de instellingen is het mogelijk om de uren van te voren al mee te nemen in de calculatie van het totaalbedrag of niet.
• Programmaonderdeel: Hiermee kunt u specifiek personeel koppelen aan een programmaonderdeel.
  • Wanneer u bijvoorbeeld hostesses inzet voor het ontvangst van de gasten kunt u ervoor kiezen om deze competentie te koppelen aan het programmaonderdeel “ontvangst gasten”.
  • Afhankelijk van de opmaak van de offerte, wordt het personeelslid dan ook getoond bij het programmaonderdeel.
• Suggestie: Indien het nog niet zeker is of het personeel ingezet dient te worden kunt u kiezen om het personeel op suggestie te zetten, dit doet u door de check-box aan te vinken.
  • De verkoopprijs van het personeel zal dan niet meegenomen worden in de berekening van de totaalprijs van het evenement.
  • Afhankelijk van de instellingen is het mogelijk om de suggestie wel of niet te tonen in de begroting en of invulling.
• Realisatie invoeren: Wanneer het vinkje realisatie invoeren ingeschakeld is, kunt u in het tabblad realisatie de daadwerkelijk gewerkte uren invoeren.
  • Wanneer dit vinkje uitgeschakeld is, dan dient er altijd gerealiseerd te worden voordat een evenement op Financieel Vrijgeven gezet kan worden. Voor meer informatie, lees het artikel over Facturen versturen.
  • Indien u de dienst op basis van een stelpost verkocht heeft, dan is dit altijd van toepassing. In dat geval dient er altijd gerealiseerd te worden.

Offerte & draaiboek

• Offertetekst: de tekst die hier wordt gevuld komt terug in de offerte indien het vinkje ‘opnemen in offerte’ is aangevinkt. Als er een offertetekst is gekoppeld aan het pakket welke u toevoegt, wordt deze offertetekst overgenomen in het evenement. Als u nog iets wilt toevoegen aan deze offertetekst dan is het tekstveld gewoon te bewerken.
• Draaiboektekst: dit tekstveld is van toepassing op het draaiboek, alle informatie die hier wordt gevuld wordt getoond in het draaiboek. Dit tekstveld wordt niet standaard gevuld omdat het voor ieder evenement een andere tekst betreft. Het is mogelijk om de offertetekst te kopiëren en hier te plakken indien van toepassing.
• Opnemen in offerte: indien u deze checkbox aanvinkt wordt het pakket getoond in de offerte. Indien deze checkbox niet is aangevinkt dan komt het hele pakket niet terug in de offerte, maar wel in de begroting indien de verkoopprijs gevuld is.
• Commerciële naam in offerte: als de checkbox aanstaat dan wordt de commerciële naam getoond in de offerte. Indien deze checkbox uitgevinkt is dan wordt de commerciële naam niet getoond in de offerte bij het pakket, maar komt deze wel terug op de begroting. Let op: indien er geen offertetekst aanwezig is, dan zal de prijs van dit pakket niet getoond worden bij de omschrijving (wel in de begroting).
• Offertetekst in offerte: door deze checkbox aan te vinken wordt de offertetekst die is ingevuld in het tekstveld getoond in de offerte. Als deze checkbox uit staat dan wordt de offertetekst niet opgenomen in de offerte.
• Niet samenpakken: deze optie is van toepassing op hoe het pakket moet terugkomen in de begroting. Indien het vinkje samengepakt aan staat bij Financieel > Samengepakt weergeven & het vinkje niet samenpakken op pakketniveau staat aan, dan wordt dit pakket niet samengepakt op het kostenoverzicht met de andere pakketten binnen die verkoopcategorie.

Administratieve instellingen

Hier ziet u aan welke grootboekrekening deze competentie is gekoppeld. Indien u deze wilt aanpassen dan dient u deze bij Werknemers > Competenties in te stellen. Hoe u deze competenties in stelt en koppelt leest u in het artikel (X) Werknemers.

Afbeelding

Indien u een afbeelding wilt koppelen aan 1 dienst, dan kunt u deze hier koppelen. Echter is het beter om een banner te koppelen in de offerte want de afbeelding hier wordt onder de competentie getoond.

Personeelsplanning

Indien u over de module Personeelsplanning beschikt, dan zijn de diensten die u hier koppelt de basis van het plannen van uw personeel. Meer informatie over de personeelsplanning leest u hier.