Voordat de boekhoudkoppeling in gebruik kan worden genomen, dienen eerst de instellingen van de boekhoudkoppeling goed gevuld te worden in EasyParty. Als één veld niet gevuld is dan werkt de koppeling niet omdat het boekhoudsysteem niet weet waar de regel op geboekt kan worden.
De koppeling stel je in bij Instellingen > Financieel. Deze instellingen moeten per Administratie ingesteld worden – dus selecteer eerst de gewenste administratie in de kolom links.
Je begint met het instellen van de boekhoudkoppeling bij Instellingen > Financieel > Koppeling boekhouding. Bij Boekingsvoorkeuren kun je instellen hoe de financiële regels van een factuur ingelezen worden in het boekhoudsysteem.
Je kunt zelf samenstellen hoe de gegevens worden doorgestuurd d.m.v. het toevoegen van de gewenste tags in de drie velden. Wij exporteren de data naar jullie boekhoudsysteem met een standaard opmaak.
Op een factuur kunnen meerdere voorkomen met dezelfde grootboekrekening. Met dit vinkje kun je kiezen of deze regels los geëxporteerd worden naar het boekhoudsysteem of dat ze door EasyParty gebundeld worden naar één regel met een totaalbedrag.
Voorbeeld: Je hebt een factuur met twee culinaire invullingen. Deze twee regels hebben dezelfde grootboekrekening met nummer 8010. De regels zijn:
Als je deze verdicht boekt dan wordt er één regel gemaakt voor de grootboekrekening 8010 met een totaalbedrag van € 3.750,00.
Als je deze niet verdicht boekt dan worden er twee regels gemaakt voor de grootboekrekening 8010. Hier kan dan ook de omschrijving geëxporteerd worden van de culinaire invulling.
Het voordeel van de regels verdicht boeken is dat deze informatie niet essentieel is in jullie boekhoudsysteem. Je voorkomt dus onnodige regels in het systeem. In het boekhoudsysteem verdeel je alleen de omzet over de grootboekrekeningen. Waar de omzet vandaan komt zie je namelijk in EasyParty.
Hier voert je de gegevens van jullie boekhoudsysteem in zodat EasyParty en het boekhoudsysteem met elkaar kunnen communiceren.
De standaard boekingsperiode in EasyParty is per maand. Als je een boekingsperiode per 4 weken hanteert, dan moet je dit vinkje aanzetten. Daarnaast vul je bij Locatiebeheer (per locatie) de gewenste periodes in.
Dit doe je bij Locaties > Per locatie > Budgetten > Budgetten opnieuw inzetten > Periode 4 weken. Let op; maak direct periodes voor de komende jaren aan zodat je deze niet vergeet in de toekomst.