Verkoop

Hier kunnen de grootboekrekeningen van alle bestaande verkoopcategorieën worden ingesteld. Deze grootboekrekeningen bestaan reeds en vindt u terug in uw boekhoudpakket of bij uw financiële collega(‘s).

• Grootboekrekening: hier kan het grootboekrekeningnummer worden ingevoerd zoals deze ook wordt gebruikt in het boekhoudpakket.
• Omschrijving: voer hier een duidelijke omschrijving in van de grootboekrekening, bijvoorbeeld ‘Omzet dranken hoog’.
• Btw type: het btw-type van de grootboekrekening dient hier te worden geselecteerd.
  • Hier kunnen enkel btw types worden geselecteerd die voor de betreffende administratie zijn aangemaakt in het tabblad btw.
• Categorie t.b.v. afdracht: koppel hier de juiste verkoopcategorie aan de grootboekrekening. Deze categorieën zitten standaard in EasyParty. Dit zorgt ervoor dat EasyParty weet voor welke categorie deze grootboekrekening is.
• Type: dit is een optioneel veld. Indien nodig kan hier een Type worden gekoppeld aan de grootboekrekening.
• Standaard: Eén categorie kan meerdere grootboekrekeningen hebben, zoals bij dranken (hoog en laag). Maar voor alle categorieën moet er 1 grootboekrekening op standaard te worden gezet door het vinkje hier aan te zetten, dit mogen er NOOIT meer zijn!
  • Dit vinkje zorgt ervoor dat dit de standaard grootboekrekening is die wordt gekoppeld binnen aan de producten die binnen deze categorie vallen. 
  • Niet alle producten binnen de categorie hebben dezelfde grootboekrekening, met een afwijkende administratie kan dit per product aangepast worden.

    Je kunt een afwijkende administratie invoeren voor producten uit de keuken en uit het magazijn.

    • Keuken: Hier kan de afwijkende administratie op Component niveau aangepast worden
    • Magazijn: Hier kan de afwijkende administratie op Product niveau aangepast worden
  • Door bij het betreffende product op te klikken kan de andere grootboekrekening gekozen worden. 

  • Bij de keuken doet u dit op culinair niveau middels de knop ‘Afwijkende administratie inzetten’ en in het magazijn middels de zelfde knop op productniveau. Als je naar dit tabblad gaat kun je onderin een verkoop grootboekrekening instellen die afwijkt van de als standaard ingestelde grootboekrekening. De grootboekrekeningen waaruit je kunt kiezen moeten wel eerst aangemaakt zijn. 
    Als er geen afwijkende administratie is gevuld neemt EasyParty de standaard grootboekrekening voor die categorie.

• Realisatie invoeren: is er een bepaalde verkoopcategorie die altijd na afloop van het evenement gerealiseerd moet worden, dan kun je deze hier standaard aanzetten door het vinkje aan te zetten. Op evenement niveau kan dit nog overruled worden mocht het voor dat evenement niet van toepassing zijn. 
• Factor (-1, 1, 0): indien de omzet van de geselecteerde grootboekrekening niet meegenomen dient te worden in managementoverzicht kan hier 0 worden ingevoerd. Indien de omzet van de managementoverzichten afgetrokken dient te worden kan hier -1 worden ingevoerd (dit zijn dan dus kosten i.p.v. omzet). Indien hier niets wordt gevuld wordt de omzet standaard voor 100% meegenomen in managementexports.

Let op: de onderstaande kolommen zijn alleen beschikbaar bij koppeling met AFAS. Deze kolommen maken het mogelijk om naast omzet, ook kosten te boeken in AFAS.

• Kosten grootboekrekening: voer hier de grootboekrekening in waar de kosten van deze categorie op geboekt moeten worden.
• Kosten kostenplaatsnummer: voer hier de kostenplaats in waar de kosten van deze categorie op geboekt moeten worden.

Inkoop

Hier kunnen de Inkoopgrootboekrekeningen worden ingevoerd, ten behoeve van de Inkooporders. Het invoeren werkt op dezelfde manier als Verkoopgrootboekrekeningen. Indien u geen gebruik maakt van de module inkooporders dan hoeft u hier niets te vullen.

Btw

Standaard zijn hier 6 btw types gevuld vanuit EasyParty zelf. Hier kunt u de btw types aanpassen naar uw eigen wensen zodat ze vervolgens geselecteerd kunnen worden in het tabblad Grootboekrekeningen.

• Actief: indien de grootboekrekening niet actief is kan deze worden uitgevinkt. Deze komt dan niet terug in de drop-down waar u een keuze moet maken voor een btw type.
• Omschrijving: hier voert u de interne omschrijving van het btw percentage in. Deze omschrijving ziet u terug in de drop-down menu’s waar u een btw type moet kiezen.
• Commerciële omschrijving: deze omschrijving wordt extern gebruikt, bijvoorbeeld in de begroting. EasyParty zet hier automatisch het percentage achter dat het btw type betreft. U kunt als commerciële omschrijving dus hanteren: ‘Btw’. Op de begroting komt dan te staan: ‘Btw 9%’ of ‘Btw 21%’.
• Standaard: het btw type dat u hier als standaard aanvinkt wordt gekozen bij producten wanneer u hier geen afwijkende administratie hebt gekoppeld. Stel dus het btw type dat het meest voorkomt als standaard in.
• Grootboekrekening: voer hier de juiste grootboekrekening in voor het btw type. Deze is al bepaald in uw boekhoudpakket en kunt u vanuit daar overnemen.
• Btw Hoog / Btw Laag: vink aan of het btw type btw laag of hoog betreft. Zo weet EasyParty welk btw type het betreft
• Btw tarieven: hier stelt u in welk btw tarief van toepassing is met welk percentage. Daarnaast geeft u hier aan welke btw codes uw boekhoudpakket gebruikt voor dit btw tarief zodat EasyParty deze kan gebruiken tijdens het doorsturen van financiële mutaties.

Afdrachten en commissie grootboekrekeningen

Zoals toegelicht moet u minimaal één grootboekrekening voor afdracht en één grootboekrekening voor commissies* hebben. Standaard wordt alle omzet van de zichtbaar & onzichtbaar doorbelaste afdracht/commissie op deze grootboekrekening verwerkt. Voorheen werd alleen de zichtbaar doorbelaste afdracht op deze grootboekrekening verwerkt en werd de onzichtbaar doorbelaste afdracht op de grootboekrekening van het product verwerkt.

Naast de reguliere grootboekrekeningen voor de omzet kan nu per categorie (Culinair, Dranken, Materialen, etc.) een grootboekrekening-regel toegevoegd worden met het type ‘Afdracht’/’Commissie’.

Op het moment dat het type ‘Afdracht’ of ‘Commissie’ wordt geselecteerd worden de kolommen ‘BTW Type’, ‘Standaard’ en ‘Realisatie invoeren’ alleen-lezen. BTW Type wordt standaard ‘BTW Hoog’, Standaard en Realisatie invoeren wordt uitgeschakeld. In het evenement zal voor onzichtbaar doorbelaste afdracht altijd het BTW Type van het product worden toegepast, in plaats van de standaard toegepaste ‘BTW hoog’. U herkent de alleen-lezen velden aan de grijze kleur.

De grootboekrekening-regel die wordt toegevoegd voor commissie/afdracht kán hetzelfde grootboekrekening-nummer uit uw administratie worden toegewezen. Uiteraard is het ook mogelijk deze op een afwijkende grootboekrekening te verwerken.

Voor elke afdracht- en commissie-grootboekrekening-regel kunt u kiezen of deze uitgesplitst moet worden weergegeven in de Omzetten Export (Evenementen > Managementoverzichten > Omzetten > tabblad Grootboekrekeningen) en kan de managementfactor worden gevuld. Dit maakt het mogelijk deze omzetten, die u aan een derde partij afrekent, niet in uw cijfers mee te rekenen.

Als voor bijvoorbeeld de categorie ‘Culinair’ een grootboekrekening-regel is aangemaakt met het type ‘Afdracht’, wordt de afdracht over culinair op het daar ingestelde grootboekrekening verwerkt. Als voor ‘Dranken’ geen eigen afdrachten-regel is ingesteld, wordt die afdracht verwerkt op de reguliere Afdracht-grootboekrekening. Als er geen reguliere Afdracht is ingesteld, wordt de afdrachten functie geblokkeerd voor dat evenement.

Dezelfde methodiek is van toepassing op Commissie-grootboekrekeningen.

Kortingen

Standaard verwerkt EasyParty kortingen op de grootboekrekening van het product. Deze werking is niet gewijzigd. Het is wel mogelijk de kortingen verder te specificeren en uitgebreider te administreren, afhankelijk van de wensen en inrichting van uw financiële administratie.

Het was al mogelijk de kortingen te verzamelen naar één algemene kortingen-grootboekrekening door een grootboekrekening van de categorie ‘Korting’ en type ‘Korting’ in te stellen. Daarmee blijft de originele productomzet in uw administratie ongewijzigd, en wordt alle korting op een grootboekrekening verzameld.

Nieuw is dat per categorie nu ook een grootboekrekening-regel korting kan worden ingesteld. Zo is het mogelijk bijvoorbeeld kortingen op culinair op een afwijkende grootboekrekening te verzamelen. Als voor dranken geen eigen grootboekrekening met het type ‘Korting’ bestaat, zal die korting op de algemene ‘kortings grootboekrekening’ worden verwerkt. Bestaat ook geen algemene kortings-grootboekrekening wordt de korting zoals voorheen en ongewijzigd op de grootboekrekening van het product geadministreerd.

Ook voor categoriekorting en evenementkorting wordt deze methodiek gehanteerd.