Inhoudsopgave

Algemene werkwijze

De algemene werkwijze rondom het versturen van facturen is om eerst alle gegevens goed te zetten in het evenement en daarna op financieel vrijgeven te klikken. Dit zorgt ervoor dat het evenement “op slot” gaat en niet meer bewerkt kan worden. Het evenement kan wel nog gekopieerd worden. Dit geeft ook een signaal richting facturatie dat de factuur klaar is om te versturen, doordat de regel in conceptfacturen een witte kleur krijgt i.p.v. rood. De redenen om de factuur in het evenement goed te zetten en niet op factuurniveau zijn:

• Managementoverzichten
  • De managementoverzichten met alle omzetten en kosten worden berekend op basis van de gegevens in evenementen en niet op basis van wat er op factuurniveau nog gewijzigd wordt.
• Realistischere kostprijs
  • Als er aanpassingen zijn zoals extra dranken, tafels, linnen, etc, is het beter om het aantal goed te zetten in het evenement i.p.v. op factuurniveau.
  • Dit komt omdat niet alleen de omzetten toegevoegd worden aan het evenement, maar ook de kosten die deze extra producten met zich meebrengen.
  • Dus dan heb je een realistischere nacalculatie.
• Verbeterd basisevenement
  • Als een evenement gekopieerd wordt om te gebruiken als basis van een volgend evenement, dan zijn deze aanpassingen ook toegevoegd.
  • Dus de meest realistische variant van het evenement wordt dan als basis gebruikt. Zo zorg je ervoor dat niet telkens dezelfde dingen vergeten worden of toegevoegd moeten worden.

Daarna worden de facturen vanuit de “Facturatie” module verstuurd. Dit zorgt ervoor dat alle facturen vanaf één plek verstuurd worden. Maar zo kunnen ook de rechten voor wie wel of niet mag factureren beheerd worden.

Binnen het evenement

Hieronder tref je een uitleg over wat er allemaal in het evenement goed gezet kan worden voordat er gefactureerd wordt.

Evenementdetails

• Inkoopordernummer
  • Dit nummer kan in Evenementendetails al toegevoegd worden zodat dit niet vergeten wordt bij het genereren van de factuur.
  • Maar het is ook mogelijk om dit nummer pas toe te voegen alvorens de factuur wordt gefactureerd, in de module Facturatie.
• Opmerkingen t.b.v. facturatie
  • Deze opmerking kan worden ingezien binnen de module Facturatie maar komt niet op de factuur. Dit wordt gezien door de administrator voorafgaand aan de factuur. Dit komt in het vakje “Evenementopmerking” bij conceptfacturen terecht.
• Niet factureren
  • Het is mogelijk om aan te geven dat een evenement wel of niet gefactureerd moet worden (wanneer een evenement bijvoorbeeld aangemaakt is voor een tasting voorafgaand aan een bruiloft t.b.v. de productieplanning in de keuken).
  • Een overzicht van de facturen die op “Niet Facturen” staan tref je bij Facturatie. Hier kun je ze dubbelchecken en op “Financieel afgehandeld” zetten indien gewenst.
• Datum weergeven
  • Indien een evenement meerdaags is, dan kan het handig zijn om de factuur op te splitsen in wat er per dag is verkocht.
  • Deze optie is vaak in het evenement al aangezet vóór het offreren van het evenement. Dit heeft namelijk ook invloed op de offerte (zie Offertebeheer voor meer informatie).

Realisatie invoeren

• Op pakketniveau is het mogelijk om aan te geven of het op stelpost verkocht moet worden of niet. Dit is een checkbox die aan- of gezet kan worden per pakket.
  • Indien voor stelpost gekozen wordt, dan worden de werkelijke aantallen doorbelast op de factuur, met de specificaties uitgesplitst in de bijlage.
  • Indien niet voor stelpost gekozen wordt, dan wordt de pakketprijs gebruikt op de factuur. Het is wel mogelijk om nog steeds te realiseren zodat de kostprijs correct is.
• Het is mogelijk om op verschillende manieren te realiseren:
  • Tellijst meegeven aan de partymanager zodat zij deze vullen op basis van verbruik. Deze kan dan overgenomen worden door de realisatie handmatig in te vullen.
  • Het is mogelijk om de forecast over te nemen d.m.v. een knop op realisatieniveau. Vervolgens kun je de aantallen aanpassen waar nodig.
  • Indien je de module “Dashboard op magazijnniveau” heeft dan kun je ook het aantal vanuit het magazijn overnemen d.m.v. een knop op realisatieniveau.
    • Indien gemeld is hoeveel er is uitgeleverd en vervolgens hoeveel stuks zijn terug geleverd, dan komt het verschil hier in realisatie. Zo hoef je niet twee keer te tellen.

Aanpassingen toevoegen

• Je kunt per verkoopcategorie (culinair, dranken, materialen, etc) de aanpassingen toevoegen.
  • Dit kun je doen door de aantallen aan te passen of nieuwe pakketten/producten toe te voegen indien nodig.

Tabblad financieel in het evenement

In het tabblad financieel in het evenement kun je meerdere dingen beheren voordat de factuur verstuurd wordt. Maar vaak zijn deze aanpassingen al tijdens het offertetraject toegevoegd aan het evenement.

• Kortingen toevoegen
  • Onderin is het mogelijk om een totale korting over het gehele evenement toe te passen.
  • Daarnaast kun je per pakket of categorie ook een korting toevoegen:
    • Klik op de gewenste regel en druk op spatie voor een korting op die regel.
    • In de pop-up kun je het % of € korting dat verleend wordt invoeren.
    • Daarnaast kun je de omschrijving van de korting aanpassen. Standaard wordt de korting over het product getoond d.m.v. tags.
• Marge markering
  • In het overzicht zie je eventueel rode vakken. Dit betekent dat deze onderdelen onder de ingestelde marge worden verkocht.
    • Deze marges zijn zelf in te stellen per categorie en als totaal
    • Zie Instellingen > Producttypes en Verkoopcategorieën > Minimale marge (per verkoopcategorie)
    • Zie Instellingen > Evenementen > Financieel > Minimale marge (voor totaal)
• Voor/nacalculatie
  • Deze twee knoppen zorgen ervoor dat een voor- of nacalculatie gegeneerd worden. Ze worden automatisch in de documentenmap van het evenement opgeslagen.
  • Tip: wanneer je een offerte genereert is het goed om even op “Voorcalculatie” te drukken. Dit zorgt ervoor dat er een voorbeeld, van hoe de omzet en kosten op dat moment zijn berekend, opgeslagen wordt.
• Conceptfactuur genereren
  • Hier kan de medewerker die het evenement financieel gaat vrijgeven kijken hoe de factuur eruit gaat zien.
  • Op basis van deze factuur kunnen ze bepalen of het evenement klaar is om gefactureerd te worden.
  • Dit zorgt ervoor dat de medewerker de factuur kan controleren zonder toegang te hebben op het onderdeel “Facturatie”.
• Financieel vrijgeven
  • Indien de conceptfactuur correct is, dan kan het evenement financieel vrijgegeven worden.
  • Het evenement wordt op slot gezet zodra deze Financieel is vrijgegeven, zodat er geen wijzigingen meer plaats kunnen vinden.
  • Binnen facturatie wordt zichtbaar dat dit evenement klaar voor facturatie is: de regel van deze factuur is dan wit.
• Voorschotnota
  • Ook mogelijk om te maken per evenement indien gewenst.
  • Het totaal van de voorschotnota wordt afgetrokken van de eindfactuur.
  • De BTW-verhouding komt overeen met het evenement op dat moment.
• Samengepakt weergeven
  • Het is mogelijk om aan te geven welke verkoopcategorieën samengepakt dienen te worden op de factuur.
    • Dit zorgt ervoor dat de losse pakketten niet op de factuur komen. Er wordt dan maar 1 regel getoond met de verkoopcategorie als omschrijving.
    • Welke verkoopcategorieën standaard wel of niet samengepakt worden is te beheren in Instellingen > Producttypes en verkoopcategorieën > Samenpakken
  • Het is te overschrijven per evenement
    • Bij financieel in een evenement zijn de standaarden te overrulen.
    • Ook is het mogelijk om op pakketniveau bij Offerte & Draaiboek aan te geven of die “Niet samengepakt” dienen te worden.
      • Dit zorgt ervoor dat wanneer de categorie WEL samengepakt wordt, dat dat betreffende onderdeel toch los op de factuur komt te staan.
  • Deze aanpassingen gelden ook voor de begroting van de offerte en zullen dus 9 van de 10 keer gewoon goed staan voor facturatie.
• Afdrachten
  • Afdrachten zijn percentages van de omzet die je dient af te staan aan de locatie waar je een evenement host.
    • Indien er standaard afspraken zijn over afdrachten, dan kun je deze instellen bij Locatiebeheer per locatie.
    • Zie locatiebeheer voor meer informatie over afdrachten.
  • Het is altijd mogelijk om afdrachten aan te passen of toe te voegen per evenement.

Binnen facturatie

Binnen het scherm “Verkoopfacturen” kun je alle facturen inzien; van conceptfactuur tot betaalde facturen. Daarnaast kun je de facturen hier versturen en crediteren indien nodig.

Conceptfacturen

• Algemeen
  • Links treft je alle conceptfacturen waarvan het evenement de status Definitief heeft en de datum vandaag is of in het verleden ligt.
    • De kleuren betekenen het volgende:
      • Rood betekent dat er een opmerking is die verwerkt moet worden en dat de factuur misschien niet gereed is om te versturen. Bovenin tref je de opmerking, o.a.
        • Evenement is nog niet vrijgegeven
        • Evenement is eerder gecrediteerd geweest
      • Wit betekent dat het evenement financieel vrijgegeven is en klaar is om te factureren
      • Blauw betekent dat het een verzamelfactuur betreft of dat de factuur gecrediteerd is en daarom weer terug is gekomen tussen de conceptfacturen. Zie het artikel verzamelfacturen voor meer informatie over verzamelfacturen.
    • “+knop”
      • Hiermee kun je een losse factuur aanmaken. De gegevens die je hier dient te vullen zijn hetzelfde als de gegevens die gevuld zijn wanneer het een factuur vanuit een evenement betreft.
    • Verversen
      • Hiermee kun je de inhoud van de linker tabel verversen.
    • Facturen genereren
      • Indien je meerdere facturen in één keer wilt generen dan kun je die in de linker tabel selecteren en factureren d.m.v. deze knop.
      • Let op; facturen genereren kun je niet ongedaan maken. Dus let wel op dat je de juiste facturen selecteert.
    • Alles selecteren
      • D.m.v. deze knop kun je in één keer alle facturen selecteren
    • Samenvoegen
      • Indien je de module “Verzamelfacturen” heeft, dan is deze knop zichtbaar. Hiermee kun je twee of meer facturen van eenzelfde relatie samenvoegen naar één verzamelfactuur. Zie verzamelfacturen voor meer informatie.
    • Zoekvak
      • Hierin kun je naar de desbetreffende factuur zoeken o.b.v. meerdere gegevens. Voor meer informatie zie de uitleg in grijs boven het zoekveld.
    • Datum filter
      • Hiermee kun je filteren op de evenementdatum.
    • Factuurdatum filter
      • Hiermee kun je filteren op de factuurdatum.
  • Rechts tref je de gegevens voor de geselecteerde factuur.
• Factuurgegevens:
  • Administratie, Label en Bedrijfsnaam komen vanuit het evenement. Indien deze aangepast dienen te worden dan dient dit in het evenement te gebeuren.
    • Administratie is het grootboek waarop de facturen geboekt worden.
    • Label is gelinkt aan het briefpapier van de factuur
  • Contactpersoon
    • Het is mogelijk een andere contactpersoon te kiezen, binnen de gekoppelde relatie.
  • Factuurnummer
    • Het factuurnummer wordt gegenereerd wanneer de factuur gemaakt wordt. Factuurnummers zijn op een lopend. Vanaf waar  je factuurreeks start kun je zelf instellen. In het artikel Instellingen – Financieel – Administratieve instellingen.
  • Factuurdatum
    • De factuurdatum staat standaard op de huidige dag.
  • Vervaldatum
    • De vervaldatum wordt standaard ingezet op basis van het aantal dagen dat is ingesteld op CRM-niveau voor deze relatie.
  • Betaaldatum
    • De betaaldatum wordt toegevoegd via de boekhoudkoppeling (indien er geen boekhoudkoppeling actief is, wordt de datum waarop de factuur op betaald wordt gezet ingezet als betaaldatum).
  • Evenementnummer
    • Het nummer dat hier staat geeft aan op welk evenement de factuur betrekking heeft. Middels de knop achter dit veld kun je het evenement openen.
    • Bij het genereren van een handmatige factuur blijft dit veld leeg omdat EasyParty niet weet op welk evenement deze factuur betrekking heeft.
      • Indien de factuur betrekking heeft op een evenement dan kun je hier het evenementnummer vullen.
      • Indien de factuur geen betrekking heeft op een evenement kan dit veld leeg blijven.
  • Inkoopordernummer
    • Het inkoopordernummer komt op de factuur indien gevuld.
    • Deze kan reeds gevuld zijn vanuit het evenement maar ook bewerkt worden op factuurniveau.
  • Factuuropmerking
    • Er kan opmerking toegevoegd worden om op de factuur te zetten.
    • Deze komt onderaan de factuur.
  • Evenementopmerking
    • Dit is de opmerking t.b.v. facturatie die in het evenement gekoppeld wordt. Deze komt niet op de factuur.
    • Maar indien dat wel gewenst is, dan kan deze tekst wel gekopieerd worden en in Factuuropmerking geplakt worden.
  • Onderin treft u de informatie m.b.t. de relatie zelf.
    • De N.A.W. gegevens die op de factuur komen
    • Of het per post of digitaal verstuurd wordt (in te stellen op relatieniveau zodat het voor de volgende keer ook goed staat.)
      • Indien er geen e-mailadres is gekoppeld aan de gekoppelde contactpersoon, dan kan de e-mail niet verstuurd worden en zal de factuur geprint worden.
  • BTW Niet splitsen:
    • Deze optie komt enkel voor bij particulieren klanten, Hiermee zorg je ervoor dat de BTW regels niet gesplitst worden en gegroepeerd worden weergegeven
• Factuur inhoud
  • Hier ziet je de factuurregels van deze factuur, met onderin de totalen. Het is mogelijk om  handmatig regels toe te voegen en te verwijderen maar wij adviseren om dat vanuit het evenement te doen en niet vanuit facturatie. De reden daarvoor is dat alles wat je wijzigt in facturatie, niet teruggekoppeld wordt naar het evenement. Dit zorgt voor een vertekend beeld op de managementgegevens.
  • Documenten: Hier worden de genereerde facturen bewaard, zodat je deze altijd terug kunt vinden. Daarnaast kun je hier zelf documenten aan toevoegen, bijvoorbeeld correspondentie m.b.t. de factuur. 
  • Logboek: alle acties die je doet rondom deze factuur, worden gelogd in het logboek. Denk daarbij aan het aanmaken van een conceptfactuur, het vrijgeven van een evenement of het toevoegen/verwijderen van factuurregels. Daarnaast is het mogelijk om hier zelf een opmerking toe te voegen middels de knop 'Toevoegen'.
• Factuur versturen
  • Algemeen:
    • Sjabloon, opmaak, factuurnummer, teksten voor e-mail en op de factuur worden beheerd in instellingen. In het artikel Instellingen – Financieel – Administratieve instellingen lees je hier meer over.
    • De factuur wordt in documenten (van de relatie, het evenement en de factuur) opgeslagen.
    • Indien de factuur per e-mail verstuurd wordt, dan kun je de e-mail eerst bewerken voordat je de mail verstuurt.
  • Pop-up vraag “Wil je de factuur inclusief BTW genereren?”
    • Indien je de facturen inclusief BTW facturen verstuurd, dan kun je instellen dat je deze vraag krijgt bij het generen van facturen. Dit kan bij Instellingen > Financieel > Vraag incl./excl. BTW voor factuur
    • Dit zorgt ervoor dat de stukprijs en totaalprijs per regel niet excl. BTW maar incl. BTW wordt gegenereerd. De bedragen onderaan de factuur zijn hetzelfde als excl. BTW facturen.
  • Pop-up vraag “Wil je de factuurbijlage genereren?”
    • Deze vraag komt alleen wanneer er minstens één onderdeel in het evenement op “Stelpost” verkocht is.
    • Op de bijlage komt het werkelijk aantal gebruikte producten (zoals ingevuld bij realisatie).
      • Dus indien een drankpakket op “Stelpost” verkocht is, dan komt er op de factuur een totaalregel voor dat drankpakket.
      • In de bijlage komt een uitsplitsing van alle producten van het pakket en het werkelijke aantal stuks.
      • Indien een factuur op “inclusief BTW” gegeneerd wordt, dan worden de prijzen op de bijlage incl. BTW getoond.
    • Indien je op “Ja” drukt dan wordt de bijlage gegenereerd. Indien je digitaal factureert dan wordt er een tweede bijlage gekoppeld aan het e-mailbericht.
    • Indien je op “Nee” drukt dan wordt de bijlage niet gegenereerd. De prijs op de factuur blijft hetzelfde. Zo kun je kiezen of richting de klant wilt laten zien wat er gedronken is of niet.
  • Pop-up vraag “Wil je printen?”
    • Indien je digitaal een factuur verstuurd dan is het mogelijk om in te stellen of EasyParty de factuur direct moet printen of niet.
    • Dit kan ingesteld worden bij Instellingen > Financieel > Printen na genereren factuur. Daar kun je uit meerdere mogelijkheden kiezen.
    • Deze vraag komt alleen bij facturen die digitaal verstuurd worden.
  • Pop-up vraag “Evenement nog niet vrijgegeven voor facturatie, weet je zeker dat je door wilt gaan?”
    • Indien een evenement nog niet vrijgegeven is, dan is het wel mogelijk om deze alsnog te factureren. Echter is het belangrijk dat indien aanpassingen benodigd zijn dat deze eerst in het evenement gezet worden en niet op factuurniveau. (Zie het begin van dit artikel voor meer informatie).
    • Indien je op “Ja” klikt, dan ga je verder in het proces van facturen versturen.
    • Indien je op “Nee” klikt, dan genereert EasyParty de factuur niet en blijft het bij Conceptfacturen staan.
  • Wanneer een factuur gegenereerd wordt, dan krijgt de factuur een nummer toegewezen op basis van de instellingen. Daarna komt de factuur terecht bij de “Openstaande facturen”.

Openstaande facturen

Dit is een verzameling van alle facturen die gefactureerd zijn maar nog niet vervallen zijn. Hierin kunt u een factuur terugvinden d.m.v. het zoekvak en de filters. Daarnaast kunt u de volgende handelingen uitvoeren:

• Opnieuw genereren
  • Indien er op CRM niveau aangegeven wordt dat de factuur digitaal verstuurd wordt, dan wordt er een nieuwe e-mail opgesteld. Deze factuur krijgt GEEN nieuwe factuurdatum of nummer. Deze factuur kunt u vervolgens opnieuw versturen.
  • Het is mogelijk om de contactpersoon van de factuur aan te passen voordat u hem opnieuw genereert.
• Crediteren
  • D.m.v. de knop “Factuur crediteren” kunt u de gehele factuur crediteren.
    • Er wordt dan automatisch een creditnota opgesteld en verstuurd/geprint.
    • Daarnaast komt de factuur weer terug bij conceptfacturen.
    • Nadat u de juiste aanpassingen in het evenement hebt gezet (zoals korting of inkoopordernummer), dan kunt u de factuur nogmaals genereren zoals gewoonlijk.
  • Deze factuur en de creditnota komen dan beide in openstaande facturen te staan.
    • Indien u de boekhoudkoppeling heeft, worden de twee facturen eerst in uw boekhoudsysteem opgenomen voordat ze automatisch op voldaan gezet worden. Het boekhoudsysteem zorgt er namelijk voor dat de eerste factuur tegen de creditnota weggeschreven wordt.
    • Indien u geen boekhoudkoppeling heeft, dan dient u beide facturen handmatig op “voldaan” te zetten.
  • Het is niet mogelijk om een gedeelte van de factuur te crediteren wanneer de factuur voortkomt uit een evenement.
    • Dit komt omdat de gegevens anders niet correct staan in het evenement. Zie de eerste paragraaf van dit artikel voor meer informatie over waarom.
  • Wanneer u bij een handmatige factuur op 'Factuur crediteren' klik wordt een pop-up geopend zodat u deze factuur kunt aanpassen. Hierbij is het dus wel mogelijk om een deel te crediteren omdat dit verder niet gekoppeld is aan een evenement.
  • Bij alle creditfacturen wordt in de factuuropmerking vermeld 'Creditering van factuur [factuurnummer]'
• Facturen op voldaan zetten
  • Indien u de boekhoudkoppeling niet heeft, dan dient u de facturen handmatig op voldaan te zetten.
  • In de pop-up kunt u aangeven op welke datum de factuur is betaald.
  • Daarnaast kunt u de betalingswijze aangeven. De verschillende opties van de dropdown kunt u beheren d.m.v. de beheerknop rechts van het veld (met de drie puntjes).
• Deelfactuur
  • Wanneer er een deelfactuur is binnen een evenement en deze wordt doorgezet, komt hij bij openstaande facturen. 
  • Indien je de slotfactuur in het evenement genereert, komt deze deelfactuur niet als reeds gefactureerd op de factuur te staan. 

Vervallen facturen

Hier tref je alle facturen die nog niet voldaan zijn maar waarvan de betalingsdatum wel verstreken is. Hier kun je alle handelingen uitvoeren zoals bij openstaande facturen. Daarnaast kun je ook een herinnering of aanmaning versturen. Deze zijn anders dan “Factuur genereren” want de tekst in de e-mail en header op de factuur veranderen ook. Deze zijn in te stellen bij instellingen. Hoe je dit in kunt stellen lees je in het artikel Instellingen – Financieel – Administratieve instellingen.

Reclamatie facturen

Indien er een discussie met de klant is over de factuur, dan zal deze open blijven staan. Om een overzicht te houden van deze facturen kun je bij openstaande en vervallen facturen aangeven of het een “Reclamatiefactuur” is. Indien dit vinkje aanstaat, dan komt die factuur OOK bij Reclamatiefacturen te staan.

Indien je een boekhoudkoppeling heeft dan dien je bij reclamatie facturen handmatig de facturen in het boekhoudsysteem als reclamatie factuur aanmerken indien van toepassing. Dit gebeurt namelijk niet automatisch vanuit EasyParty.

Betaalde facturen

Hier tref je een overzicht van alle betaalde facturen.

Alle facturen

Hier tref je een overzicht van alle facturen, ongeacht de status (behalve conceptfacturen). Dit maakt het zoeken naar de juiste factuur eenvoudiger.