Algemeen

In het tabblad Programma wordt de tijdlijn van het evenement bepaald. Hier gaat u alle onderdelen die op de dag gepland zijn toevoegen.

• Dit kan kort & bondig (bijvoorbeeld: levering buffet) maar dit kan ook heel uitgebreid, bijvoorbeeld met een huwelijk.
• Bij een huwelijk wilt u een hele gedetailleerde tijdlijn zodat het voor de klant duidelijk is hoe de dag eruit gaat zien en voor de medewerkers zodat zij een gedetailleerd draaiboek ontvangen.
• Het is altijd mogelijk om het programma uit te breiden, ook nadat het evenement verkocht is. Dan kunt u bijvoorbeeld programmaonderdelen toevoegen benodigd voor operatie zoals op- en afbouw.

Details

Per programmaonderdeel geeft u de datum & begin- & eindtijd aan, daarnaast geeft u ook aan hoeveel gasten er worden verwacht voor het desbetreffende programmaonderdeel. Indien het aantal van een evenement wijzigt, dan dient dat hier gewijzigd te worden zodat alle gekoppelde onderdelen ook mee kunnen wijzigen.

Opbouw/ Afbouw: indien het programmaonderdeel een op-/ afbouwonderdeel is vinkt u deze check-box aan, deze komt dan terug in het evenementenoverzicht met een eventueel bepaalde kleur.

• Deze kleur kunt u zelf beheren in Instellingen > Evenementen > Algemeen > Kleur op-/afbouw.
• Alleen bij op-/afbouw programmaonderdelen kunt u bij aantal gasten “0” toevoegen.

Opnemen in offerte: wanneer het programmaonderdeel niet interessant is voor de klant, maar wel belangrijk voor het draaiboek, dan kunt u de optie ‘opnemen in offerte’ uitschakelen. Dit programmaonderdeel en de gekoppelde onderdelen wordt dan niet opgenomen in de offerte maar wel in het draaiboek.

Offerte & draaiboektekst: bij ieder programmaonderdeel is het mogelijk om een offerte- en draaiboektekst toe te voegen.

• De offertetekst komt terug in de offerte tenzij de optie ‘offertetekst in offerte’ is uitgeschakeld.
• De draaiboektekst komt vanzelfsprekend terug in het draaiboek.

Selecteer offertetekst: het is mogelijk om een standaardtekst te selecteren zodat u niet iedere keer bij een vaste locatie een nieuwe tekst moet invullen.

• Via de optie ‘selecteer offertetekst’ kunt u vooraf ingestelde teksten koppelen aan het programmaonderdeel.
• Het toevoegen van deze teksten doet u op locatieniveau via Locaties > Geselecteerde locatie > Standaard offerteteksten.

Zalen & inrichting

Zodra de details van het programmaonderdeel zijn toegevoegd is het mogelijk om een zaal (of meerdere) en inrichting te koppelen aan het programmaonderdeel.

• Hier is het mogelijk om een zaal te selecteren met een daarbij behorende inrichting. Het is niet noodzakelijk om een zaal of inrichting toe te voegen.
• Er kunnen alleen maar zalen gekoppeld worden van de locatie die u heeft bepaald in de evenementdetails.
• Alle gekoppelde teksten/afbeeldingen die zijn toegevoegd in locatiebeheer worden overgenomen in het evenement zodra de zaal & inrichting worden gekoppeld aan het programmaonderdeel. Dit is in het evenement nog zelf te wijzigen.

Zaalomschrijving: Deze komt in de offerte via de tag [ZALEN_OVERZICHT].

Inrichting: Dit is de gekozen inrichting die in het draaiboek komt.

Inrichtingsomschrijving: Deze komt in de offerte via de tag [ZALEN_OVERZICHT].

Draaiboektekst: Deze komt op in het draaiboek. Hier kunt u meer informatie geven over hoe de inrichting moet worden. Indien er geen inrichting gekoppeld is dan is het nog steeds mogelijk om de draaiboektekst te gebruiken.

Interne opmerking: Dit is een opmerkingenveld die informatie vanuit Locatiebeheer kopieert als informatie voor de medewerker. Deze is hier niet aan te passen.

• Voorbeelden van een interne opmerking zou kunnen zijn “Koppel xxx pakket”.

Zalenplanning

Bij Zalenplanning kunt u de planning van deze locatie zien zodat u snel kunt schakelen als een ruimte al bezet is. U hoeft dan niet helemaal naar Jaarplanning te gaan.

Functionaliteiten

Nadat het evenement volledig is opgebouwd en is geoffreerd kan het voorkomen dat een klant de aantallen nog wil wijzigen. Hiervoor is een handige functie toegevoegd, via de knop ‘multi-select inschakelen’ kun u meerdere programmaonderdelen selecteren en vervolgens via de knop ‘aantal gasten bijwerken’ het aantal personen wijzigen.

Daarnaast is het mogelijk om een programmaonderdeel te kopiëren, dit doet u via de knop programmaonderdeel kopiëren. Er opent een pop-up met een kalender, hier kunt u de datum selecteren voor het gekopieerde programmaonderdeel. Het is ook mogelijk om te kopiëren met terugkeerpatroon. Er opent een terugkeerpatroon venster waar u het gekopieerde programmaonderdeel in een terugkeerpatroon kan toevoegen.