Een pakket bestaat uit één of meerdere producten. Dit geldt voor alle type pakketten:
Tijdens de voorbereiden van een evenement gaat veel tijd verloren aan het maken van lijsten; laadlijsten, keukenbonnen, tellijsten, inkoop, etc. Dit kunt u verminderen door het samenstellen van standaard pakketten. I.p.v. iedere dag opnieuw uitrekenen wat er benodigd is, kan het meeste al vanuit een standaard komen.
Door standaard pakketten te maken, die vervolgens door Sales en Operatie gekoppeld worden aan een evenement, kan veel efficiëntie behaald worden. Hierdoor is een groot deel van de standaard producten voor een evenement al gekoppeld en kloppen de aantallen ook. Want naast het koppelen van de juiste producten, kunt u ook per pakket invoeren hoeveel producten benodigd zijn voor dat pakket. Hoe u pakketten en producten koppelt in een evenement leest u in het artikel Evenementen – Pakketten en producten koppelen.
Voorbeeld – een statafelpakket
Een statafel wordt verkocht door een salesmedewerker. Maar een statafel is veel meer dan een losse statafel en dus zijn er meer producten nodig voor het evenement. Daarom wordt een pakket gemaakt zodat Sales hier niet over na hoeft te denken, maar operatie ook niet. Een pakket kan bestaan uit:
Als u dus 5 statafels nodig heeft, dan worden de onderliggende producten ook direct keer 5 meegenomen. Zo kunt u snel een schatting maken van de benodigde materialen. Door 1 keer in de stamdata een basis statafelpakket aan te maken, wordt er tijd bespaard bij ieder evenement waarin dat pakket verkocht wordt.
Een drankpakket wordt altijd aangemaakt op basis van 1 persoon. Het aantal onderliggende onderdelen kan dan aangepast worden zodat het aantal consumpties voldoende is voor 1 persoon voor dat type pakket. Het is mogelijk om het aantal consumpties per drankje ook met een of meerdere cijfers achter de komma in te voeren.
Materiaal-, Techniek-, Decoratie- en Dienstpakketten kunnen aangemaakt worden zodat het pakket per persoon gemaakt wordt. Maar er zijn ook pakketten die niet persoonsgebonden zijn zoals een bar of een buffettafel. Het is belangrijk om deze twee type pakketten dus te onderscheiden. Tip: dit kunt u doen door in de pakketten die vermenigvuldigd moeten worden met het aantal gasten in de interne naam “p.p.” toe te voegen. Dan weet de medewerker die het pakket koppelt aan het evenement, dat deze vermenigvuldigd moet worden met het aantal gasten.
U kunt pakketten zelf toevoegen. Dit gebeurt middels de knop toevoegen, u dient vervolgens de volgende velden te vullen:
ID: bij het aanmaken van een pakket wordt hier door EasyParty een ID aan toegekend.
Pakketnaam: dit is de interne naam van het pakket. Dit is wat Sales ziet in een evenement wanneer ze dranken of materialen willen kiezen.
Commerciële naam: dit is de naam die op de offerte en factuur komt te staan. Deze naam is anders dan de interne naam. Met het voorbeeld van de barren hebben de interne namen allerlei producten of uitzondering of type feesten. Maar de externe naam is bijvoorbeeld bij alle varianten “Mobiele bar”.
Categorie: dit is een drop-down die u zelf kunt beheren, zodat u binnen die type pakketten eenvoudig kunt filteren. In een evenement kunt u zoeken naar een pakket uit een specifieke categorie.
Offertetekst: de tekst die u hier invult komt terug in de offerte onder de commerciële naam.
Interne opmerking: hier kunt u tekst toevoegen die sales ziet tijdens het toevoegen van het pakket aan een evenement. LET OP: niet te veel opmerkingen toevoegen want dan valt het niet meer op. Voeg hier alleen informatie toe als het echt een uitzondering is waar sales een andere handeling voor moet doen dan normaal.
Verkoopprijs: dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het pakket per producteenheid. Deze prijs is ex. BTW, deze prijs kan in het evenement nog overruled worden
Kostprijs: de kostprijs kunt u zelf niet invullen. Deze wordt automatisch berekend op basis van de gekoppelde producten
Volume: hier kunt u aangeven hoeveel ruimte van een rolcontainer gebruikt wordt. Dit is alleen van toepassing met de uitgebreide transportmodule
Check-box ‘Opnemen in offerte’: indien u deze check-box aanvinkt komt het pakket met offertetekst terug in de offerte. Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt het hele pakket niet terug in de offerte.
Check-box ‘Onderliggende onderdelen in offerte’: indien u deze check-box aanvinkt komen alle producten die zijn gekoppeld aan het pakket terug in de offerte.
Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt enkel de naam van de culinaire vulling incl. offertetekst terug, zonder de productnamen. Zie het offertebeheer artikel voor meer uitleg.
Check-box ‘Offertecategorie tonen’: indien u deze check-box aanvinkt komen de offerte categorieën die zijn gekoppeld aan de producten terug in de offerte. Zie het offertebeheer artikel voor meer uitleg.
U kunt hier een foto toevoegen, deze foto wordt dan getoond in de offerte onder de pakketnaam.
In het logboek kunt u zien wie iets heeft aangepast en wat er is aangepast in het pakket.
Bij de gekoppelde invulling voegt u de materialen toe die bij het pakket horen. Hier maakt u dus de basis van alle pakketten, per onderliggend onderdeel geeft u hier het aantal aan per pakket. Op evenementniveau is het mogelijk om het aantal nog aan te passen, onderdelen toe te voegen of te verwijderen.
Toevoegen: middels de knop toevoegen opent een pop-up waar u kunt zoeken naar onderdelen voor in het pakket. Het is mogelijk om via de check-boxen voor de materialen meerdere materialen tegelijk toe te voegen.
Verwijderen: heeft u een fout onderdeel toegevoegd dan kiest u voor de knop verwijderen.
Pijltjes: hiermee kunt u de volgorde weergeven van de onderliggende onderdelen. Dit is de volgorde zoals de onderliggende onderdelen terugkomen in de offerte indien gewenst.
Open onderdeel: door op deze knop te klikken wordt het geselecteerde onderliggende onderdeel geopend om eventuele wijzigingen door te voeren.
Hierdoor kunt u snel pakketten aanmaken en aanpassen (d.m.v. de onderliggende onderdelen aan te passen).