De module Verzamelfacturen dient ten behoeve van het verzamelen van meerdere evenementen op één factuur. Dit is een aparte module in EasyParty en is niet standaard opgenomen in de Facturatiemodule.

Algemene werkwijze van facturen verzamelen

Een verzamelfactuur is een factuur die samengesteld is uit de verkoopregels van 2 of meerdere evenementen. Deze regels worden in één tabel getoond; met scheidingen per evenement.

In de scheidingsregel wordt de datum, het evenementnummer en eventueel het individuele inkoopfactuurnummer getoond.
Na facturatie krijgen alle gefactureerde evenementen de status ‘financieel afgehandeld’.
De factuurregels die geen deel uitmaken van een evenement worden samengepakt onder de categorie ‘Niet aan evenement gekoppeld’.
De opmaak van deze extra regel is te bepalen in Instellingen > Labels > Factuurinstellingen > Groepering kleur en Groepering tekstkleur.

Verschillende manieren van verzamelen

Het is mogelijk om de facturen op twee verschillende manieren te verzamelen:

Handmatig d.m.v. de knop “Samenvoegen” bij Facturatie > Conceptfacturen.
Automatisch d.m.v. het instellen van de manier van verzamelen op Relatieniveau

Handmatig verzamelen

Bij conceptfacturen kunt u twee of meerdere facturen van dezelfde relatie selecteren. Dit kunt u d.m.v. de Ctrl-knop in te houden en de gewenste facturen selecteren. Vervolgens drukt u op “Samenvoegen”. EasyParty zal ze samenvoegen naar 1 factuur. Alleen facturen van dezelfde relatie kunnen samengevoegd worden. Indien je een handmatig verzamelde factuur verwijdert, dan worden alle facturen weer uitgesplitst naar losse facturen.

Automatisch verzamelen

Per relatie is het mogelijk om in te stellen of de facturen automatisch samengevoegd dienen te worden of niet. Dit is te beheren bij CRM > Relatie > Eigenschappen > Overige gegevens > Facturen verzamelen. De opties voor samenvoegen zijn als volgt:

Per dag
Per week
Per maand
Altijd

Deze facturen zullen dan bij Conceptfacturen standaard worden samengevoegd. Het is dan niet mogelijk om de evenementen los te factureren.

Extra aandachtspunten omtrent verzamelfacturen

Een verzamelfactuur is te herkennen aan de blauwe balk waarin vermeld staat: “LET OP: Factuur betreft een verzamelfactuur”.
In het rechter scherm is een extra tabblad toegevoegd “Evenementen”. Hierin kunt u zien uit welke evenement de factuur bestaat.
Wanneer er items op stelpost verkocht zijn, wordt er ook een bijlage gegenereerd waarop de stelpost items worden verzameld met hierin een uitsplitsing per evenement en vervolgens per categorie. Ook worden de evenementnummers vermeld waarop de bijlage van toepassing is.
Indien de verzamelfactuur wordt gecrediteerd, worden alle onderliggende evenementen teruggeplaatst op de status ‘definitief’
In het financiële overzicht van de evenementen worden de gegevens getoond van de verzamelfactuur. Een verzamelfactuur is te herkennen aan het vinkje ‘Verzamelfactuur’.
De factuur in PDF wordt in alle evenementen van de verzamelfactuur opgeslagen.