Acties zijn interne herinneringen voor taken die moeten gebeuren. Meer informatie leest u in het algemene artikel over Contactmomenten & Acties. Acties zijn, zoals Contactmomenten, altijd verbonden aan een relatie en kunnen op drie plekken aangemaakt en ingezien worden:

• CRM

  • Op relatieniveau is een apart tabblad aanwezig voor alle contactmomenten en acties.
  • Hier komen alle acties die in EasyParty ingevoerd zijn voor die specifieke relatie.
  • De acties worden op chronologische volgorde van de deadline getoond.

• Contactbeheer

  • Hier dient u eerst een relatie en contactpersoon te kiezen voordat u een actie kunt aanmaken. Voor interne acties kunt u uw bedrijf kiezen; die is altijd ook aangemaakt in CRM.
  • Hier kunt u ook overzichten genereren om alle openstaande acties in te zien. Dit kunt u op persoonsniveau en op categorietype doen. Lees hieronder meer over deze overzichten.

• Evenementen

  • Binnen het evenement in het tabblad Contactbeheer treft u alle contactmomenten en acties van het evenement.
  • Hier kunt u ook acties aanmaken.
  • Daarnaast ziet u hier ook alle automatische acties die aangemaakt worden door EasyParty. Zie follow-up acties bij Instellingen – Evenementen voor meer informatie.

Actie toevoegen

Ongeacht waar u de actie toevoegt, krijgt u altijd dezelfde pop-up. Let op: de pop-up is bijna hetzelfde als een contactmoment en daarom zullen de meeste velden ook dezelfde functie en werkwijze hebben.

• Relatie

  • Hier wordt automatisch de relatie getoond van het evenement dat gekozen is wanneer u een actie toevoegt via Contactbeheer.
  • Het is mogelijk om binnen een evenement een andere Relatie te koppelen aan de actie.
    • Bijvoorbeeld als u een actie heeft die uitgevoerd moet worden samen met een leverancier voor het evenement zoals het bestellen van benodigdheden.
    • Dit kunt u doen door op het knopje met de drie punten te drukken naast Contactpersoon.

• Contactpersoon

  • Er dient altijd een contactpersoon te worden geselecteerd om aan een actie te koppelen.
  • Indien de juiste contactpersoon niet gevuld is, dan kan deze bij CRM toegevoegd worden of in deze pop-up door op “Open” te drukken naast het Contactpersoon.

• Tijdstip

  • Hier wordt automatisch de datum en tijd van het moment dat u op “Actie toevoegen” drukt toegevoegd.
  • U kunt deze altijd aanpassen indien de actie eerder gestart is.

• Ingevoerd door

  • Hier wordt automatisch uw gebruikersnaam gevuld. Zo kan iedereen altijd zien wie de actie heeft toegevoegd.

• Categorie

  • Hier kunt u kiezen tussen de categorieën die zijn ingevoerd.
  • Het is mogelijk, afhankelijk van rechten, om de categorieën te beheren door op het blokje met de drie punten te drukken.
    • Dit zorgt voor een pop-up waar u de verschillende categorieën kunt aanmaken.
  • Let op; maak niet te veel categorieën. Tip: maak deze categorieën eenmalig aan met een paar sales- en operationele medewerkers.
  • Deze categorie wordt ook gebruikt bij het maken van overzichten; dus houd hier rekening mee.

• Onderwerp

  • Omdat de categorie alleen algemene informatie toont, kunt u in de omschrijving specifieker zijn zodat het snel duidelijk is waar de actie overgaat.
  • Het onderwerp wordt getoond in het overzicht van alle acties.

• Deadline

  • Hier kunt u de datum van de deadline invoeren.
  • Indien deze datum vandaag of in het verleden ligt, wordt de actie rood in het overzicht bij Contactbeheer.

• Actie gereed

  • Indien een actie uitgevoerd is, dan kunt u deze op gereed zetten. Dit zorgt ervoor dat deze uit de openstaande actielijst verdwijnt.
  • U dient eerst de actie te openen door te dubbelklikken op de actie in de lijst om hem op gereed te zetten.
  • Echter kunt u d.m.v. filters het altijd nog terug vinden.

• Opvolgen door

  • Hier voert u in wie de actie moet uitvoeren. Deze actie komt dan ook in de actielijst van deze medewerker bij Contactbeheer.
  • Het is niet mogelijk om deze automatisch te vullen met uw naam omdat het anders vergeten wordt als u de actie niet heeft uitgevoerd.
  • Tip: Indien u wilt dat uw medewerkers o.b.v. deze acties te werk gaan, dan kunt u instellen dat EasyParty standaard geopend wordt in het scherm Contactbeheer. Dan ziet u gelijk het lijstje van al uw eigen openstaande acties.
    • Dit kunt u instellen per medewerker bij Werknemers > Werknemer > Stamgegevens > Startscherm > Contactmomenten & Acties.

• Evenement

  • Als u in het evenement een actie toevoegt, dan wordt hier automatisch het evenement gekoppeld.
  • Als u het ergens anders aanmaakt dan kunt u het evenement alsnog toevoegen. Dit zorgt ervoor dat de actie ook zichtbaar wordt in het evenement.
  • Let op; indien u het gekoppelde evenement verwijdert, ook als het in het evenement aangemaakt wordt, dan is de actie niet meer zichtbaar op evenementniveau. De koppeling met het evenement gaat dan verloren. Het blijft wel zichtbaar op CRM- en Contactbeheerniveau.

• Inhoud

  • Hier kunt u de inhoud van de actie uitwerken.
  • Echter hoe meer informatie u toevoegt, hoe meer informatie die uw collega’s hebben.

• Opslaan

  • Er gebeuren twee dingen als u op OK drukt bij een Actie die Gereed is of die net is aangemaakt:
    • Actie die net aangemaakt is – EasyParty vraagt of er een automatische mail gestuurd moet worden naar de toegewezen persoon die de actie moet uitvoeren. Hier kunt u op Ja of Nee drukken, afhankelijk van uw wens.
    • Actie die op gereed gezet wordt – EasyParty vraagt of er een nieuwe actie aangemaakt moet worden. Indien u op Ja klikt, dan komt er een pop-up voor een nieuwe actie. Deze wordt standaard gevuld met de gegevens van de andere actie.

Overzicht van alle Acties

Bij Contactbeheer kunt u een overzicht zien van alle acties. Standaard wordt er gefilterd op:

• De gebruiker die ingelogd is in EasyParty.
• Alleen openstaande acties
• Niet op de datum van vandaag. Dit betekent dat de acties voor de toekomst ook getoond worden. Dit zorgt ervoor dat u weet wat er nog moet gebeuren.
  • Indien u alleen de openstaande acties wilt zien die u vandaag moet uitvoeren, dan kunt u op “Datum meenemen in zoekresultaat” drukken. Dan kijkt EasyParty naar de periode die gevuld is. Dit is standaard vandaag maar kan aangepast geworden indien gewenst.

Acties inzien van andere medewerkers

Hier is ook mogelijk om de acties in te zien van de andere medewerkers. Door op Acties inzien van xxxx te drukken, kunt u kiezen voor een specifieke medewerker of alle medewerkers. U kunt vervolgens filteren op categorie, relatie of onderwerp. Daarnaast kunt u kiezen of u alleen de openstaande acties, of alle acties wilt zien. Vervolgens kunt u de lijst exporteren naar Excel om te gebruiken tijdens overleggen.

Alleen de medewerkers die een gebruiker zijn in EasyParty (met inlognaam en een actieve rol gekoppeld) komen tevoorschijn in deze lijst. Alleen deze medewerkers kunnen gekozen worden om een actie uit te voeren.