Zoals uitgelegd in het artikel Boekhoudkoppeling – Algemeen worden de debiteuren en crediteuren door EasyParty beheerd en doorgestuurd naar uw boekhoudsysteem. Zo hoeft u maar in één systeem de gegevens van uw klanten bij te houden. Klanten worden namelijk door de salesmedewerkers tijdens het offertetraject al in EasyParty gemaakt.
Het debiteur- / crediteurnummer wordt toegevoegd aan de relatie in het CRM. Dit nummer wordt pas gekoppeld wanneer:
EasyParty koppelt dan het eerstvolgende beschikbare nummer dat binnen de, in instellingen, ingevulde reeks valt.
P.S. de werkwijze voor de crediteuren is precies hetzelfde als de debiteuren en is daarom niet los omschreven.
Door op “Debiteuren ophalen” te klikken, worden alle debiteuren opgehaald die doorgestuurd moeten worden naar het boekhoudsysteem.
Een debiteur wordt opgenomen in de synchronisatie indien:
Nieuwe relaties krijgen de action “Insert” in de tabel. Bestaande relaties die gewijzigd zijn krijgen de action “Update”. Indien de status niet klopt dan kunt u deze handmatig wijzigen door de desbetreffende regel te selecteren en op “Wijzig status” te drukken.
In de tabel ziet u alle gegevens die verstuurd worden naar het boekhoudsysteem. Indien u de gegevens wilt wijzigen, dan dient u dit op relatieniveau te doen. Dit zorgt ervoor dat het voor de volgende keer goed is ingevoerd. Dit kunt u eenvoudig doen via “Open relatie”.
De eerste keer dat u de boekhoudkoppeling gebruikt, zullen alle relaties die in EasyParty zijn ingevoerd worden getoond. Dit komt omdat volgens EasyParty deze relaties nooit eerder zijn gesynchroniseerd. Dus EasyParty ziet de relaties als nieuwe relaties en zullen allemaal de action “Insert” hebben.
Voordat u de eerste keer de gegevens doorstuurt naar het boekhoudsysteem, dient u zelf de status te wijzigen naar “update” voor de debiteuren die al in uw boekhoudsysteem zijn opgenomen. Het kan zijn dat sommige relaties wel nieuw zijn en op “insert” moeten blijven staan. U kunt meerdere regels selecteren d.m.v. het inhouden van de Shift-knop en op de laatste benodigde regel te klikken.
Door op “Exporteer debiteuren” te klikken kiest u ervoor om de debiteuren te synchroniseren naar uw boekhoudsysteem.
Bij een boekhoudkoppeling die direct de gegevens synchroniseert worden alle debiteuren in het systeem direct toegevoegd of gewijzigd. De debiteuren die goed gesynchroniseerd zijn verdwijnen uit het overzicht.
Indien een aantal debiteuren niet goed gesynchroniseerd zijn, dan blijven deze in EasyParty staan. EasyParty weet dat deze niet gesynchroniseerd zijn en probeert het op een later tijdstip nogmaals.
Een koppeling via Import/Export betekent dat er een XML-bestand aangemaakt wordt bij “Exporteer debiteuren” die vervolgens in de ingestelde map wordt opgeslagen.
De proefexport is alleen nodig voor ondersteuning vanuit EasyParty. Als het exporteren niet lukt dan zal het supportteam vragen om een proefexport vanuit uw systeem zodat support kan zien wat er misgaat met de synchronisatie.