Voor deze module is het vereist dat EasyParty Online ingesteld is. Mocht je deze module willen gebruiken, graag een issue aanmaken in het KJ Portaal zodat we deze module kunnen configureren voor jullie.
Doorloop de volgende stappen om er voor te zorgen dat alles juist staat ingesteld.
Stap 1: SignHost-account aanmaken
De eerste stap is het aanmaken van een Signhost-account. Dit doe je via de website van Signhost, maar het is belangrijk dat je daarbij onze partnercode gebruikt. Alleen op deze manier kunnen wij de juiste ondersteuning bieden en blijft alles goed geregistreerd.
Je Signhost-account kun je niet alleen voor EasyParty gebruiken, maar ook andere documenten digitaal laten ondertekenen via het Signhost-portaal. Denk bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten, contracten en andere juridische documenten.
Het is voldoende om 1 gebruiker aan te maken, ondanks dat je vanuit meerdere gebruikers gaat mailen. Wel is het van belang dat je voldoende tokens afneemt, deze heb je nodig om de offertes te laten ondertekenen.
Via onderstaande link kun je je SignHost account aanmaken: SignHost
Onze partnercode is: 87YV83CK2025B
Stap 2: Vul de gegevens van SignHost in in EasyParty
In Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’ moeten de gegevens van SignHost ingevuld te worden.
De API KEY en APP KEY moeten gevuld worden, deze kun je vinden in je SignHost account.
In het veld URL mag je de volgende URL vullen: https://api.signhost.com/api
Hier kun je tevens aangeven wie er een mail moet ontvangen als de offerte ondertekend is.
Stap 3: E-mailsjabloon opstellen
In Instellingen > Financieel > Administratie instellingen > Teksten > Ondertekenverzoek kan de mail opgesteld worden voor het versturen van de offerte met de SignHost URL. De tag [SignHost_URL] leidt naar SignHost. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekst sjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina waar de offerte ondertekend kan worden.
Alle instellingen zijn nu goed gezet voor het digitaal ondertekenen.
Stap 4: Plek van handtekening instellen in je offertesjabloon - OPTIONEEL
Indien gewenst kun je inrichten dat de handtekening op een bepaalde plek in je offertesjabloon wordt gezet. Dit kun je doen door de tag: {{Signer1}} in je offertesjabloon te zetten op de plek waar je de handtekening in de offerte wilt hebben.
Anders wordt de handtekening los van de offerte geplaatst. Hoe dit er uit ziet zie je onderaan deze wiki pagina.
Offerte met digitaal ondertekenen versturen naar de klant
Offerte genereren
Genereer de offerte zoals voorheen, je ziet hier verder nog niets terug van het digitaal ondertekenen.
Sla de offerte op in het EasyParty mapje onder de juiste partij (EasyParty kiest hiervoor automatisch de juiste map).
Offerte versturen
Ga naar Documenten
Je ziet dat er rechts bovenin een extra vlak bij is gekomen: Ondertekenverzoeken. Hierin komen alle offertes van het betreffende evenement te staan die verzonden zijn met een ondertekenverzoek.
Klik op Toevoegen. EasyParty opent nu de partijmap. Selecteer de juiste offerte, of sleep het document vanuit de documenten Explorer in EasyParty naar Ondertekenverzoeken.
Er opent nu een pop-up ‘Ondertekenverzoek’ met een standaard e-mail die je hebt ingesteld in Stap 3. Naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement) wordt automatisch gevuld vanuit het evenement.
Je verzendt deze e-mail vanuit je persoonlijke outlook. In outlook is in te stellen vanuit welk e-mailadres dit verzoek verzonden wordt.
Als je op Verzenden via Outlook klikt opent de e-mail met de juiste link van SignHost:
Hier kun je de mail nog personaliseren en indien gewenst de offerte via PDF in de bijlage meesturen. De link verwijst naar de offerte in SignHost waar deze bekeken en ondertekend kan worden door de klant. Je kunt er voor kiezen om de offerte niet meer als PDF mee te sturen omdat deze ook online te bekijken is via SignHost.
Offerte ondertekenen
Als de klant de mail ontvangen heeft en op de link van SignHost klikt opent de offerte. Dit ziet er als volgt uit:
Als de klant op Volgende klikt opent de mogelijkheid om te tekenen.
Geldigheid onderteken link
De onderteken link is 30 dagen geldig. Dit is vanuit SignHost ingesteld dus niet aanpasbaar.
Offerte is ondertekend door klant
Als de klant het document heeft ondertekend ontvangt de medewerker (ingesteld bij Stap 2) een e-mail.
In het evenement kun je ook zien dat de klant het document heeft ondertekend:
Ook is er een nieuwe export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien met de status van ondertekenen.
In je account binnen SignHost zijn ook alle getekende offertes te zien.