Door op 'Debiteuren ophalen' te klikken, worden alle debiteuren opgehaald die doorgestuurd moeten worden naar de boekhouding.
Een debiteur wordt opgenomen in de synchronisatie wanneer:
- De relatie niet eerder is gesynchroniseerd van EasyParty naar de boekhouding. Dus wanneer de relatie nieuw is in EasyParty.
- Een wijziging is gemaakt in de gegevens van de relatie in het CRM. Deze wijzigingen moeten dan ook doorgestuurd worden zodat je deze maar op één plek hoeft bij te houden.
Type debiteuren
Nieuwe relaties krijgen de action 'Insert' in de tabel. Bestaande relaties die gewijzigd zijn krijgen de action “Update”. Indien de status niet klopt dan kun je deze handmatig wijzigen door de desbetreffende regel te selecteren en op 'Wijzig status' te klikken.
Gegevens van de debiteur
In de tabel zie je alle gegevens die verstuurd worden naar de boekhouding. Indien je de gegevens wilt wijzigen, dan doe je dit op relatieniveau. Dit zorgt ervoor dat het voor de volgende keer meteen goed staat. Dit kan eenvoudig via 'Open relatie'.
Exporteren debiteuren
Wanneer je op 'Exporteer debiteuren' klikt dan worden de debiteuren gesynchroniseerd naar de boekhouding.
- Alleen de geselecteerde regels worden gesynchroniseerd.
- Indien er geen regel geselecteerd is dan worden alle regels gesynchroniseerd.
Boekhoudkoppeling die direct synchroniseert
Bij een boekhoudkoppeling die direct de gegevens synchroniseert worden alle debiteuren in het systeem direct toegevoegd of gewijzigd. De debiteuren die goed gesynchroniseerd zijn verdwijnen uit het overzicht.
Indien een aantal debiteuren niet goed gesynchroniseerd zijn, dan blijven deze in EasyParty staan. EasyParty weet dat deze niet gesynchroniseerd zijn en probeert het op een later tijdstip nogmaals.
Meldingen resultaat boekhouding synchronisatie
- Wanneer een debiteur niet doorgeschoten kan worden dan wordt er een melding getoond in EasyParty. De melding kan vanuit EasyParty of vanuit het boekhoudsysteem komen.
- De melding geeft meer toelichting over waarom de debiteur niet gesynchroniseerd kan worden. Zo weet je wat er aangepast moet worden zodat de debiteur daarna wel gesynchroniseerd kan worden.
- De kolom 'Melding' wordt dan ook gevuld. Zo kun je snel zien welke debiteuren een melding hebben en welke nieuw zijn en niet eerder gesynchroniseerd zijn.
Eerste keer synchroniseren
De eerste keer dat je de boekhoudkoppeling gebruikt, worden alle relaties die in EasyParty zijn ingevoerd getoond. Dit komt omdat volgens EasyParty deze relaties nooit eerder zijn gesynchroniseerd. Dus EasyParty ziet de relaties als nieuwe relaties en zullen allemaal de action 'Insert' hebben.
Voordat je de eerste keer de gegevens doorstuurt naar het boekhoudsysteem, pas je zelf de status aan naar 'update' voor de debiteuren die al in je boekhouding zijn opgenomen. Het kan zijn dat sommige relaties wel nieuw zijn en op 'insert' moeten blijven staan. Je kunt meerdere regels selecteren d.m.v. het inhouden van de Shift-knop en op de laatste benodigde regel te klikken.