Door op deze knop te klikken, verschijnt er een waarschuwende pop-up waarin je gevraagd wordt of je zeker weet dat je de productieplanning wilt inladen.

Als je dit bevestigt, worden de uren en benodigde competenties toegevoegd, zodat je hier werknemers op kunt inplannen. De uitvragen worden dan ook getoond in het onderste scherm.

Door op deze knop te klikken krijg je een pop-up voor welke standaard dienst je de planning wilt inzetten. Wanneer je hier de keuze gemaakt hebt kun je de deze diensten bij de gewenst werknemer plannen.

Hoe werkt standaard diensten dat leggen we hier uit. 

Hiermee is het mogelijk om alle filters in te klappen. Het overzicht met planningsuitvragen wordt dan groter waardoor er meer uitvragen zichtbaar zijn.

Voor iedere planningsregel wordt een kleur weergegeven die je ook terug vind in de legenda. Door in je filtermogelijkheden er 1 of meerdere te selecteren worden alleen de regels met die kleur onderin getoond. 

Wanneer er geen geselecteerd wordt dan worden alle mogelijke regels getoond met de overige filter keuze.

In iedere planningsregel zijn opties aangegeven die in de overige filter mogelijkheden staan. Door in je filtermogelijkheden er 1 of meerder te selecteren worden alleen de regels met die optie getoond.

Wanneer er geen geselecteerd wordt dan worden alle mogelijke regels getoond met de overige filter keuze.

Een losse uitvraag voeg je toe door op de knop ‘Losse uitvraag toevoegen’ te klikken. Er verschijnt dan een pop-up waarin je de losse uitvraag kunt vormgeven.

• Datum: vul hier de datum in waarop de dienst uitgevoerd moet worden.
• Taak: dit staat standaard gevuld met ‘Losse uitvraag’, maar hier kun je een omschrijving voor de dienst toevoegen.
• Competentie: geef hier aan welke competentie benodigd is voor deze dienst. Maak een keuze uit de bestaande competenties.
• Locatie: waar moet deze dienst uitgevoerd worden? Maak hier een keuze uit de beschikbare locaties.
• Afdeling: geef hier aan door welke afdeling de dienst uitgevoerd moet worden. Je kunt kiezen uit de bestaande afdelingen.
• Aantal personen: vul hier het aantal personen in dat nodig is voor het uitvoeren van deze dienst.
• Opmerking: eventuele opmerkingen of een heldere toelichting op de uitvraag kun je hier invullen.
• Vertrek, van, tot, retour: vul hier in wanneer de werknemer moet vertrekken en beginnen met de dienst, tot hoe laat de dienst duurt en hoe laat de werknemer weer terug is. In het veld ‘Totaal aantal uur’ zie je vervolgens wat het totaal aantal uren van deze dienst is op basis van de vier bovenstaande velden.

Op het moment dat een losse dienst is aangemaakt, kun je hier werknemers op te gaan plannen.

Wanneer je op een planningsuitvraag regel staat en je klikt op deze knop dan opent het desbetreffende evenement.

Hierdoor zou je bijvoorbeeld in het evenement aanpassingen kunnen doen.

Wanneer je in de instellingen > planning > algemeen> het veld: 'Percentage maximale personeelskosten' gevuld hebt dan is het mogelijk om vanuit hier een export te draaien waarop de verdeling tussen personeelskosten en de rest van de kosten van een evenement weergegeven wordt. 

Met deze knop is het mogelijk om diensten online te publiceren. Het idee van deze nieuwe functie is dat werknemers zich voortaan zelf via het portaal kunnen aanmelden voor diensten die vanuit de planning zijn gepubliceerd. Wanneer een dienst gepubliceerd wordt, is deze zichtbaar in het portaal voor alle werknemers die voldoen aan de voorwaarden. Meer over de voorwaarden lees je onder het kopje 'Voorwaarden voor het zien van gepubliceerde diensten'.

Publiceren via het overzicht van planningsuitvragen

In het scherm is een knop 'Uitvraag(en) publiceren' toegevoegd. Met deze knop kun je een dienst publiceren of het publiceren ongedaan maken. Via dit overzicht is het ook mogelijk om meerdere planningsuitvragen in één keer te publiceren of het publiceren ongedaan te maken, dit werkt via multi-select. Aan de linkerkant van de planningsuitvragen is de multi-select toegevoegd; deze werkt enkel voor de knop 'Uitvraag(en) publiceren'.

Voorwaarden voor het zien van gepubliceerde diensten

Niet iedere werknemer kan alle gepubliceerde diensten zien in het portaal. Of een werknemer de dienst ziet, is afhankelijk van een aantal voorwaarden: Competenties, Locaties en Leeftijd.

Competentie 

Het is mogelijk om op werknemersniveau competenties te koppelen aan een werknemer (Werknemers > Werknemer > Gekoppelde competenties uitleg hiervoor tref je hier). Een werknemer ziet in het portaal enkel de diensten die gekoppeld zijn aan een competentie waarover de werknemer beschikt. Zo zorg je ervoor dat niet iedereen zich zomaar kan aanmelden voor een dienst die zij niet kunnen uitvoeren.

Locaties

Let op: voor deze functie moet je over de module 'Werknemers koppelen aan locatie' beschikken. Zonder deze module is dit tabblad niet zichtbaar.

Voor locaties geldt hetzelfde als voor de competentie. Een werknemer kan zich niet aanmelden voor een dienst op een locatie als deze locatie niet gekoppeld is aan de werknemer. Je koppelt locaties aan werknemers bij Werknemers > Werknemer > Locaties(uitleg hiervoor tref je hier)

Leeftijd

Het is mogelijk om een maximale eindtijd in te stellen per leeftijd. Bijvoorbeeld, wanneer iemand jonger is dan 18 jaar, mag deze uiterlijk tot 22:00 werken. Wanneer deze maximale eindtijd ingesteld wordt bij Instellingen > Planning > Leeftijdsinstellingen, is het voor iemand van 17 niet toegestaan om zich aan te melden voor een dienst. De werknemer ziet de dienst wel wanneer hij/zij niet voldoet aan de leeftijdsvoorwaarden en kan zich ook aanmelden op de reservelijst. Dit geeft de planning de mogelijkheid om de werknemer eventueel bijvoorbeeld wel een deel van de dienst te laten draaien. Meer over de reservelijst lees je verderop in dit artikel.

Dus wanneer je je afvraagt waarom een werknemer een specifieke dienst niet ziet, check dan of de werknemer aan de bovenstaande voorwaarden voldoet.

Voorwaarden voor het kunnen aanmelden op een dienst

Om te voorkomen dat werknemers zich aanmelden voor een dienst die ze uiteindelijk niet kunnen uitvoeren omdat ze bijvoorbeeld op een andere dienst ingeschreven staan, zijn er een aantal voorwaarden opgenomen. Deze diensten zijn dus wel zichtbaar voor werknemers, maar wanneer de werknemer is ingepland op een uitvraag (geaccepteerd via het portaal of handmatig gekoppeld in EasyParty met status Geaccepteerd), kan de werknemer geen dienst accepteren:

• Met minder dan 8 uur voorafgaand aan de begintijd
• Met minder dan 8 uur na de eindtijd
• En alle tijd hier tussenin

Als een werknemer zich voor een dergelijke dienst wil aanmelden, verschijnt er een melding dat het niet mogelijk is om zich voor deze dienst in te schrijven in verband met de rusttijd. De werknemer kan contact opnemen met de planning om zich alsnog in te schrijven, want via EasyParty blijft dit mogelijk.

Hoe komt een aanmelding op een dienst terug in de planning?

Wanneer een werknemer zich via het portaal heeft aangemeld voor een gepubliceerde dienst, wordt dit als volgt verwerkt in EasyParty:

• De werknemer wordt gekoppeld aan de dienst in EasyParty met de status 'Geaccepteerd'.
  • In de planning in EasyParty is dit altijd handmatig aan te passen.
• De aanmelding wordt getoond in het scherm 'Accordering' in EasyParty. Dit zorgt voor een overzicht van alle nieuwe aanmeldingen. Hier is het mogelijk om te sorteren op werknemer, tijd van aanmelding, dienst, enzovoort. Het is daarnaast ook mogelijk om vanuit hier de uitvraag te openen door dubbel te klikken op de regel.
  • In dit overzicht is er een kolom 'Gelezen' toegevoegd, zodat je deze kunt aanvinken wanneer je hebt gezien dat iemand zich heeft aangemeld voor de dienst en je daar content mee bent.
• De werknemer ziet op het portaal dat de dienst groen is gekleurd omdat hij/zij nu ook daadwerkelijk gepland is op de dienst.
• Het is voor de werknemer niet mogelijk om zich af te melden voor een dienst. Hierdoor komt de planning niet voor verrassingen te staan wanneer iemand zich afmeldt voor een dienst, omdat dit altijd telefonisch gebeurt (of per mail, afhankelijk van de gemaakte afspraken).

Reservelijst

Een planningsuitvraag heeft een maximaal aantal plekken beschikbaar, afhankelijk van de behoefte. Zodra het maximum aantal werknemers zich heeft aangemeld voor één dienst, wordt de uitvraag 'Gesloten'. Dit betekent dat werknemers zich niet meer kunnen aanmelden voor de dienst. Wel kunnen de werknemers zich dan aanmelden voor de reservelijst. De knop waarmee de werknemer zich aanmeldt voor een dienst verandert ook, en er wordt een hinttekst getoond zodat de werknemer weet dat hij/zij niet daadwerkelijk gepland staat op de dienst, maar ingeschreven staat op de reservelijst. Wanneer de werknemer zich aanmeldt voor de reservelijst, is het mogelijk om zich hier weer voor af te melden.

Weergave reservelijst in EasyParty

De werknemers die zich aanmelden voor de reservelijst worden bijgehouden in EasyParty. In het overzicht van planningsuitvragen is een extra kolom 'Aantal reserves' toegevoegd. In deze kolom zie je hoeveel werknemers zich hebben aangemeld voor de reservelijst. Om te zien wie er op de reservelijst staan, is er een extra filter toegevoegd bij zoeken, 'Toon reserve werknemers'. Wanneer je deze filter aanvinkt, worden enkel de werknemers getoond die op de reservelijst staan, in volgorde van aanmelden, waarbij de bovenste werknemer zich als eerste heeft aangemeld voor de reservelijst. De werknemers die op de reservelijst staan, vind je ook gewoon tussen de beschikbare werknemers wanneer deze filter niet is aangevinkt; je kunt deze herkennen aan de gele arcering.

Voorwaarden van de reservelijst

• Wanneer een werknemer voor een overlappende dienst al op 'Geaccepteerd' staat, kan hij/zij zich niet aanmelden voor de reservelijst. Hiervoor gelden dus ook de voorwaarden die beschreven zijn bij de voorwaarden voor het kunnen aanmelden op een dienst.
• Het is wel mogelijk om op meerdere reservelijsten te staan voor diensten die elkaar overlappen. Zodra een werknemer zich aanmeldt voor een overlappende dienst of een werknemer aangemeld wordt via EasyParty, dan wordt de werknemer automatisch van alle reservelijsten gehaald die overlappend zijn.

Wat gebeurt er met de reservelijst als de dienst weer open gaat?

Wanneer de dienst weer open gaat (bijvoorbeeld wanneer de uitvraag is uitgebreid of wanneer een werknemer ontkoppeld is), worden de werknemers op de reservelijst niet automatisch gekoppeld aan de dienst. Zij blijven als reserve gemeld staan. Het is aan de planning om de werknemers op de reservelijst in te plannen als dit wenselijk is. Wanneer iemand op de reservelijst staat, moet de werknemer zich eerst afmelden van de reservelijst alvorens hij/zij zich weer kan aanmelden voor de dienst

Wanneer je hierop klikt opent er een pop-up waarin je de dagen van de standaard gepubliceerde diensten aan te passen.

Hier zie je het type uitvraag van de weergegeven regel

Hier kun je in één oogopslag zien voor welke evenementnummer deze uitvraag is

Hier wordt aangegeven wat de evenementstatus is, zou zou je ook al voor evenementen in optie een planning kunnen gaan maken.

Per regel wordt weer gegeven voor welke klant de uitvraag is.

Per regel wordt de evenementomschrijving getoond.

Hier wordt de afkorting getoond van de dag waarop de dienst plaats vindt

Per regel wordt de datum waarop de dienst plaats vindt getoond.

Voor welke locatie is de uitvraag, soms heb je werknemers die niet op alle locaties komen en kun je hier opfilteren.

Wanneer de check-box aanstaat is de dienst op het portaal gepubliceerd.

Hier is in één oogopslag te zien of en hoeveel personen/uren er gepland staan.

Wat is de oorspronkelijke uitvraag. Hierdoor kun je snel zien of dat het gepland is zo als de uitvrager heeft uitgevraagd.

Wanneer werknemers via het portaal hebben aangegeven graag naar dit evenement te willen gaan, maar de beschikbare diensten al zijn ingepland, kunnen ze op de reservelijst komen te staan. Het aantal personen dat dit doet, wordt hier weergegeven.

Hier wordt getoond welke competenties er zijn uitgevraagd.

Wanneer de dienst bevestigd in vanuit de werknemer of handmatig door de planner dan wordt de check-box aan gevinkt.