Planning

Zoals de titel van het scherm al aangeeft, ziet u in dit scherm uw planning. Wanneer de planning alles plant voor de werknemer (dus direct op akkoord zet) of wanneer de werknemer zich zelf aanmeldt op diensten (via beschikbare diensten), ziet u in dit scherm enkel de diensten waarop u daadwerkelijk gepland staat. Wanneer u werkt met de variant waarbij het mogelijk is voor werknemers om diensten via het portaal te accorderen of weigeren, ziet u bij de planning ook diensten welke u nog dient te accepteren of weigeren. U kunt onderscheid maken tussen beide door naar de kleur van het bolletje te kijken. Een groen bolletje houdt in dat u daadwerkelijk gepland staat op deze dienst. Een blauw bolletje houdt in dat u nog kunt aangeven of u de dienst wel of niet wilt uitvoeren.

Aan de planning is een nieuwe filter toegevoegd waarmee het mogelijk is om alleen geplande diensten te tonen, in plaats van iedere dag. 

Collega's weergeven

Wanneer een werknemer gepland is op een dienst dan wordt er een knop 'Collega's weergeven' getoond. Hiermee is het mogelijk om in te zien met welke collega's de werknemer gepland staat. Deze knop wordt pas zichtbaar wanneer iemand is aangemeld op een dienst, dus niet wanneer zij de keuze nog kunnen maken. Dit om te voorkomen dat zij op basis van collega's hun diensten gaan uitkiezen.

Het is voortaan mogelijk om deze lijst met collega's te gebruiken als presentielijst doordat middels rechten is in te stellen wie extra gegevens mag inzien. Deze extra gegevens zijn als volgt:

Beschikbare diensten

Dit is een geheel nieuw scherm welke u alleen ziet indien voor de werknemer waarmee u ingelogd bent de instelling 'Planning accorderen' aan staat. Deze vindt u per werknemer bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Personeelsportaal. Wanneer dit vinkje uit staat zien werknemers dit scherm dus helemaal niet. Voor werknemers die door de planning worden gepland is dit scherm overbodig. Deze instelling is ook standaard aan te vinken via Instellingen > Planning > Portaal > Aanmelden voor aanvragen standaard. Na het aanvinken van de standaard instelling wordt dit zo bij alle werknemers die nieuw aangemaakt worden ingesteld.

De diensten die gepubliceerd worden vanuit de planning in EasyParty worden hier getoond, mits de werknemer aan de voorwaarden voldoet die eerder in dit artikel beschreven staan. Aan de kleuren van de bolletjes kunt u zien wat u met deze dienst wel of niet kunt doen.

• Groen = u bent aangemeld voor deze dienst
• Blauw = u kunt zich nog aanmelden voor deze dienst (mits deze niet in het verleden plaatsvindt)
• Oranje = u kunt zich aanmelden voor de reservelijst of u bent al aangemeld voor de reservelijst
• Grijs = u kunt zich niet aanmelden voor deze dienst i.v.m. te weinig rusttijd tussen de diensten (zie de voorwaarden voor het aanmelden op een dienst)

Wanneer u op een dienst klikt waarvoor u reeds bent aangemeld, wordt u doorverwezen naar de planning.

Verwerking in EasyParty

Wanneer een werknemer zich aanmeld voor een gepubliceerde dienst dan wordt dit direct in EasyParty ingevoerd. De werknemer wordt dan gepland op de uitvraag met de status 'Akkoord'. 

Tip!

Dit scherm kunt u gebruiken in combinatie met het scherm 'Verlof aanvragen'. Zo heeft u zowel de beschikbaarheid (zich aanmelden op diensten), niet beschikbaarheid (niet aanmelden op diensten) als het doorgeven van verlof opgenomen in het portaal.

Externe competentie op portaal

Op het portaal wordt voortaan de externe competentie getoond. Dit geeft u mogelijkheden om verschillende niveaus in bepaalde competenties aan te brengen zonder dat dit zichtbaar is voor de werknemers zelf.

Opmerkingen velden

Wanneer u een planningsuitvraag geopend heeft was het reeds mogelijk om opmerkingen toe te voegen die vervolgens intern of op het portaal zichtbaar waren. Hier zijn een aantal wijzigingen in gedaan, de velden zijn nu als volgt

• Opmerking intern: dit is een opmerkingen veld welke u kunt gebruiken om te communiceren richting uw collega's van de planning. Deze opmerking is alleen op deze plek te zien, werknemers zien deze dus nooit.
• Evenementopmerking getoond op portaal: deze opmerking wordt getoond op het portaal bij alle diensten van dit evenement (dus niet alleen deze specifieke dienst).
• Opmerking per werknemer getoond op portaal: hier kunt u een opmerking kwijt specifiek voor de selecteerde werknemer. Andere werknemers die gepland zijn op deze dienst zien deze opmerking niet.
• Ingevoerde opmerking door werknemer in portaal: indien de werknemer een opmerking heeft getypt bij het aanmelden op of accorderen van een dienst dan wordt deze hier getoond, hier kunt u zelf niets aan wijzigen.

Overzicht van aanwezige collega's

Wanneer een werknemer gepland is op een dienst is het mogelijk om middels de knop 'Collega's tonen' in te zien welke collega's op de dienst gepland zijn. Hier wordt enkel de naam van de collega's getoond wanneer het vinkje 'Naam tonen op portaal' aangevinkt is. Deze vind u bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Privacygegevens. Wanneer dit vinkje uit staat wordt er getoond 'Anoniem'.

Recht om extra gegevens in te zien

Wat nieuw is, is dat het voortaan ook mogelijk is om extra gegevens in te zien (telefoonnummer en kloktijden). Om deze gegevens in te zien is een instelling toegevoegd aan competenties. Wanneer u naar Werknemers > Competentiebeheer gaat en u kiest een competentie ziet u dat er een extra check-box is toegevoegd 'Partijverantwoordelijke'. Als een werknemer ingepland is op een dienst met de competentie waarbij 'Partijverantwoordelijke' aan staat en als de dienst de competentie vraagt dan is het mogelijk voor de werknemer om deze extra gegevens in te zien. De partijverantwoordelijke 

Het telefoonnummer wordt een link zodat wanneer je hierop klikt direct de persoon belt.

Laatste aanmelding werknemer zichtbaar

Het is voortaan mogelijk om te zien wanneer een werknemer zich voor het laatst heeft aangemeld op een dienst bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Personeelsportaal > Laatst ingelogd op portaal. Op basis van dit gegeven worden nieuwe nieuwsberichten als eerste getoond. Als de datum bij Laatst ingelogd op portaal voor de datum van het publiceren van een nieuwsbericht ligt dan wordt de persoon doorverwezen naar dit nieuwsbericht bij het inloggen.

Uren controleren via het portaal 

De eindverantwoordelijke van een evenement kan voortaan de uren van andere werknemers goedkeuren via het portaal. Dit werkt als volgt:

• Op het Portaal is een nieuw tabblad gemaakt, 'Urencontrole'.
  • Per werknemer is instelbaar of hij/zij dit tabblad mag zien, dit stelt u in bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Personeelsportaal > Uren controleren.
• Wanneer een medewerker dit nieuwe recht heeft en ingepland is op een dienst met de competentie 'Partijverantwoordelijke' (lees hier meer over bij overzicht van aanwezige collega's), dan wordt dit evenement getoond in het tabblad 'Urencontrole' wanneer er reeds personen geklokt hebben of er op een andere manier uren geregistreerd zijn voor dit evenement.
• In het tabblad 'Urencontrole' ziet de werknemer alle evenementen die hij dient te controleren. Per regel is een vinkje beschikbaar waarmee u de regel kunt accepteren, wanneer alle regels van een evenement geaccepteerd zijn dan verdwijnt het evenement uit dit scherm.
• Het is mogelijk dat meerdere medewerkers het evenement kunnen controleren als er meerdere partijverantwoordelijke zijn. Zij zien dan beide het evenement bij hun urencontrole en zij kunnen deze gegevens beide aanpassen. Wanneer een regel reeds geaccordeerd is door de andere partijverantwoordelijke dan is deze voor beide personen niet meer zichtbaar.
• Als er op een regel geklikt wordt, dan wordt deze uitgeklapt. Hierin komen alle urenregels naar voren die geschreven zijn op dit evenement voor die dag.
  
  • De partijverantwoordelijke kan de geklokte tijden (in- en uit) aanpassen indien deze niet kloppen.
  • De partijverantwoordelijke kan een extra opmerking typen per regel.
  • De partijverantwoordelijke keurt iedere regel apart goed (na eventuele wijzigingen of opmerkingen).
  • Nadat een regel geaccordeerd is verdwijnt deze en is deze dus niet meer aan te passen.
  • Indien een regel niet via het portaal geaccordeerd is, maar wel al verwerkt is bij Urenregistratie in EasyParty en de status is 'Geaccordeerd', 'Gefiatteerd' of 'Afgekeurd', dan is deze niet meer aan te passen in het portaal. 
• De regels die handmatig geaccordeerd zijn door de partijverantwoordelijke krijgen de status 'Geaccordeerd' in EasyParty.
  • De naam van de persoon die de regel geaccordeerd heeft wordt dan gevuld in de kolom 'Geaccordeerd door' bij de urenregistratie van deze regel.
• Er is een extra kolom beschikbaar bij urenregistratie met 'Opmerking', daar wordt de opmerking getoond die de partijverantwoordelijke gevuld heeft in het portaal bij het accorderen van de regel.
• De kolom 'Opmerking' en 'Geaccordeerd door' zijn toegevoegd aan de urenregistratie export.
• Indien de regels niet door de partijverantwoordelijke geaccordeerd worden, dan blijft de status 'niet gefiatteerd' in EasyParty. De status van deze regels kan altijd aangepast worden in de urenregistratie.