Voordat de boekhoudkoppeling in gebruik kan worden genomen, dienen eerst de instellingen van de boekhoudkoppeling goed gevuld te worden in EasyParty. Als één veld niet gevuld is dan werkt de koppeling niet omdat het boekhoudsysteem niet weet waar de regel op geboekt kan worden.

De koppeling stel je in bij Instellingen > Financieel. Deze instellingen dienen per Administratie ingesteld te worden – dus selecteer de gewenste administratie in de kolom links.

Inhoudsopgave

Boekingsvoorkeuren

Je begint met het instellen van de boekhoudkoppeling bij Instellingen > Financieel > Koppeling boekhouding. Bij Boekingsvoorkeuren kun je instellen hoe de financiële regels van een factuur ingelezen worden in jullie boekhoudsysteem.

Je kunt zelf samenstellen hoe de gegevens worden doorgestuurd d.m.v. het toevoegen van de gewenste tags in de drie velden. Wij exporteren de data naar jullie boekhoudsysteem met een standaard opmaak.

  • Bij ‘Beschikbare tags’ zie je alle mogelijke tags die je kunt gebruiken.
  • Niet alle tags zijn beschikbaar voor alle velden. Dit komt omdat deze niet altijd van toepassing zijn voor de betreffende regel in het boekhoudsysteem.

Omschrijving boeking kopregel (factuur)

  • Dit veld bepaalt hoe de factuur in jullie boekhoudsysteem wordt omschreven.
  • Wij adviseren om hier [factuurnr] – [bedrijfsnaam] in te voeren

Omschrijving boeking detail (factuurregel)

  • Dit veld bepaalt hoe de factuurregels in jullie boekhoudsysteem worden omschreven.
  • Wij adviseren twee opties:
    • Bij verdicht boeken: [bedrijfsnaam] – [evenementdatum] – [evenementnr]
    • Bij niet verdicht boeken: [bedrijfsnaam] – [evenementdatum] – [evenementnr] – [factuurregel_omschrijving]
    • Bij verdicht boeken is factuurregel_omschrijving niet mogelijk.
    • Je hoeft geen bedrijfsnaam toe te voegen als deze al bij de kopregel is gevuld.

Omschrijving boeking BTW

  • Per factuur moeten de BTW-regels ook meegestuurd worden.
  • Hier is maar een optie voor: [btw_omschrijving]

Gegevens koppeling

Hier vul je de gegevens van uw boekhoudsysteem in zodat EasyParty en het boekhoudsysteem met elkaar kunnen communiceren.

Verzamelrekening debiteuren

  • Hier vul je het nummer van de verzamelrekening voor de Debiteurenrekening in.
  • Deze vind je in SnelStart online bij Grootboekrekeningen > Zoeken op Debiteuren > Druk op Actualiseren

Verzamelrekening crediteuren

  • Hier vul je het nummer van de verzamelrekening voor de Crediteurenrekening in.
  • Deze vind je in SnelStart online bij Grootboekrekeningen > Zoeken op Crediteuren > Druk op Actualiseren

Verkoopdagboek

  • Hier vul je het nummer van de verzamelrekening voor het Verkoopdagboek in.
  • Deze vind je in SnelStart 12 bij Boekhouden > Boekhouden > Dagboek Verkoop

Bestandslocatie XML output

SnelStart heeft geen directe koppeling beschikbaar die de gegevens direct van EasyParty naar SnelStart verstuurt. Er dient een export gemaakt te worden in EasyParty. Deze wordt opgeslagen en vervolgens in jullie boekhoudsysteem ingeladen.

  • Selecteer een locatie op uw data-schijf waar EasyParty de exports moet opslaan.
  • Tip: Maak een aparte map aan op de schijf waar de administratieve medewerkers toegang tot hebben
    • Extra tip: Maak een map in deze map met “Verwerkt”. Nadat je een export van EasyParty geïmporteerd hebt in het boekhoudsysteem, dan kun je dit bestand naar de map verwerkt slepen.
    • Dit zorgt ervoor dat alle exports in de hoofdmap altijd nog geïmporteerd moeten worden. Wanneer deze map leeg is, dan weet je dat alle gegevens in het boekhoudsysteem zijn opgenomen.
  • Een XML-bestand is een technisch document die het boekhoudsysteem precies vertelt wat het moet inlezen.