3. Materialen aanmaken

Wat is de interne naam/omschrijving van het product die we intern communiceren o.a. de picklijst voor het magazijn en het draaiboek?

Geef hier zo veel mogelijk informatie zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

Wat is de naam/omschrijving van dit product die we naar onze klant communiceren op de offerte en de factuur?

Dit kan dezelfde naam zijn als de interne naam.

Onder welke categorie valt dit product? 

Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat je makkelijk kunt zoeken op bepaalde categorieën. 

De verschillende categorieën zijn te beheren met de . Hier kun je nieuwe categorieën aanmaken en verwijderen. 

Hoe wordt het product gezien?

Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter.

Dit staat los van hoe het product ingekocht wordt. 

De verschillende eenheden zijn te beheren met de . Hier kun je nieuwe eenheden aanmaken en verwijderen. 

Hoe is het product verpakt? In welke verpakking pakt het magazijn dit product? 

Dit is ook de eenheid die wordt getoond op de picklijst voor het magazijn. 

Voorbeeld:

1. Krat - Het magazijn pakt geen losse glazen, er gaan altijd hele kratten mee, dus vul je hier Krat is.
2. Stuk - De bartafels gaan altijd per Stuk. 

Hoeveel stuks/producteenheid zitten er in 1 verpakkingseenheid? 

Dit moet EasyParty weten om uiteindelijk voor evenementen te weten hoe veel kratten er mee moeten voor bv. 100 longdrinkglazen. Zo hoeft dit niet los geteld te worden, maar alleen naar de verpakkingseenheid (krat) gekeken hoeft te worden.  

Als dit niet van toepassing is laat je deze cel leeg. 

Voorbeeld:

1. 24 - Hoe veel glazen zitten er in 1 krat?

Wat kost 1 producteenheid?

Kostprijs van materiaal kan in 3 categorieën verdeeld worden:

1. Inhuurprijs van vaste inhuuritems
   Dit zijn de materialen die je standaard voor evenementen inhuurt bij een verhuurbedrijf. De kostprijs hiervan is de prijs die je betaald bij het verhuurbedrijf.
2. Inkoopprijs van verbruiksartikelen
   Hierbij gaat het om de non-food verbruiksartikelen. Denk bijvoorbeeld aan waxinelichtjes of lampenolie voor de fakkels die tijdens het evenement zullen opbranden. De kostprijs is de inkoopprijs.
3. Kostprijs van voorraadhoudende materialen
   De materialen die je op voorraad hebt brengen eveneens kosten met zich mee. De kostprijs is niet standaard de inkoopprijs van het materiaal, want het product gaat naar meer evenementen mee. Daarom moet je deze kostprijs uitrekenen per product. Die is opgebouwd uit twee aparte kosten: afschrijvingskosten en handelingskosten.

Bereken de totale materiaalkosten via de volgende methode voor een juiste kostprijsberekening voor het evenement:

Stap 1: Afschrijvingskosten
Materiaal dat meegaat naar een evenement, komt niet altijd heelhuids terug. Materialen verslijten in de loop der tijd of breken tijdens een evenement. Daarom is het verstandig om een deel van de afschrijvingskosten op te nemen in de evenementkosten. Deze bereken je als volgt:

1. Schat in hoe vaak je denkt dat een product meegaat voordat het vervangen moet worden. Voor een wijnglas kan dat bijvoorbeeld 10 keer zijn, terwijl een bartafel misschien wel 50 keer meegaat voordat het vervangen moet worden.
2. Deel vervolgens de inkoopprijs van het product door het aantal keer dat je verwacht het mee te kunnen nemen. Dit bedrag vormt de afschrijvingskosten van het materiaal, nog niet de volledige kostprijs van het materiaal.

Stap 2: Handelingskosten
Het personeel moet ook handelingen uitvoeren met de materialen die op voorraad zijn. Zo moeten bestek en glazen afgewassen en opgeborgen worden. Mogelijke handelingskosten zijn ook afwaskosten. Andere kosten zijn de kosten om het materiaal te verzamelen, transportkosten en kosten om het weer op te bergen. Voorbeeld van het berekenen van afwaskosten:

1. Bekijk de afwaskosten van de afgelopen 4 evenementen.
2. Bekijk vervolgens hoeveel producten er zijn afgewassen (glazen, borden, bestek, dienbladen etc.)
3. Deel de afwaskosten door het aantal afgewassen producten. Dit zijn je gemiddelde afwaskosten per product. Het blijft uiteraard een inschatting, maar zo verkrijg je een iets beter inzicht in de kosten.

Stap 3: Bereken de totale kostprijs van voorraadhoudende producten
De totale kostprijs van een voorraadhoudend product bereken je als volgt: (inkoopprijs / aantal evenementen) + handlingskosten

Voorbeeld:

1. Longdrinkglazen staan in je eigen magazijn en daarvan moet dus een kostprijs uitgerekend worden:
   1. Je hebt ingeschat dat een longdrinkglas gemiddeld 10 keer mee gaat voordat het vervangen moet worden.
   2. De inkoopprijs van een nieuw glas is € 1,-
   3. Je hebt berekend dat de handelingskosten (verzamelen en afwassen) voor een glas € 0,25 per evenement zijn.
   4. Voor een longdrinkglas bedragen de kosten dan:
      (€ 1 / 10)  +  € 0,25  =  € 0,1  +  € 0,25  =  € 0,35
2. Statafels huur je altijd in bij een verhuurbedrijf. De inhuurprijs is € 9,50 per stuk

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid excl. BTW?

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid incl. BTW?

Deze vul je handmatig en wordt niet automatisch berekend omdat je dan zelf bepaald wat de verkoopprijs is. Als het systeem dit automatisch berekend dan zou je prijs op bijvoorbeeld €20,01 uit kunnen komen, misschien wil je het dan afronden naar €20,00 omdat dit er netter uit ziet.

Hoeveel producteenheid heb je als basisvoorraad in je magazijn staan?

Je kunt dit als volgt gebruiken:

Bij vaste inhuuritem is dit 0, want die heb je niet op voorraad.

Verbruiksartikelen hebben altijd een fluctuerende voorraad:

• Met de module voorraadbeheer: de dag dat de module voorraadbeheer in gebruik wordt genomen, dan moet voor alle producten de basisvoorraad éénmalig gevuld worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn. 

• Zonder de module voorraadbeheer: 

  • Als je deze leeg laat komt de benodigde materiaal altijd op de inhuurlijst te staan
  • Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is

Is het een product dat je altijd inhuurt? Dan zet je het vinkje AAN.

Per evenement of periode kun je een inhuurlijst genereren voor het magazijn waarop alle artikelen staan die ingehuurd moeten worden voor die periode. 

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.

Is het een product dat op gaat? Dan zet je het vinkje AAN.

Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de verbruiksartikelen direct in de besteladviezen komen te staan als ze onder de minimale voorraad komen.

Is het een product dat je standaard op voorraad hebt staan? Dan zet je het vinkje AAN.

Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.

Het vinkje voorraadproduct is alleen zichtbaar wanneer je over de uitgebreide magazijn module beschikt. Wij adviseren deze wel al te vullen, zodat bij een uitbreiding deze wel al goed staat.

De module besteladviezen en voorraadbeheer geeft een uitgebreid overzicht over je voorraadproducten wat er beschikbaar is in welke periode. Vanuit daar kun je bepalen of je producten nog kun verhuren voor een evenement of moet bijbestellen of niet.