Een drankpakket is een pakket dat in jullie verkoopboek staat en zijn alle dranken die er geserveerd worden in een evenement.

Het is een samengesteld 'pakket' dat door een sales medewerker verkocht kan worden in een evenement. Een drankpakket bestaat uit meerdere dranken. Deze dranken zijn door jullie via de importsheets al aangemaakt en staan dus al in EasyParty. 

Een drankpakket wordt per persoon gebouwd. Dit betekent dat de aantallen van de onderliggende dranken totaliseren naar de gehele invulling voor 1 persoon. Wanneer een drankpakket gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel in een evenement, dan wordt het onderliggend drankitem direct vermenigvuldigd met het aantal gasten. Zo staat de invulling meteen goed.

Waar maak je Drankpakket van?

Drankpakket invullingen zijn alle pakket opties die je verkoopt.

Denk ook na over een drankpakket dat meegenomen wordt voor personeel op locatie dat voorheen vaak vergeten werd en hierdoor standaard mee gaat. Hier hoeven geen kosten aan verbonden te zijn voor de klant maar zo wordt het niet vergeten en worden de kosten wel meegenomen in het evenement.

Het aanmaken van een Drankpakket

Open EasyParty en ga naar: Magazijn > Drankpakketten 

Klik op de knop:

In het tabblad Eigenschappen worden alle drankpakket details gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd. 

Uitleg belangrijkste velden drankpakketten

Wat is de interne naam/omschrijving van dit drankpakket die jullie intern communiceren? 

Dit is wat sales ziet in een evenement wanneer ze een drankpakket kiezen. Dit komt ook op de picklijst, dus wees specifiek en voeg hier zo veel mogelijk informatie toe zodat het voor iedereen in het bedrijf duidelijk is welke drankpakket bedoeld wordt.  

Voorbeeld: Borrelpakket (2,5 uur)

Voorbeeld: 3 gangen-diner drankpakket (2 uur)

Voorbeeld: Feestavond - Heineken (100-150 pers.)

Wat is de naam/omschrijving van dit drankpakket die jullie naar de klant communiceren op de offerte en de factuur? 

Dit is vaak een andere naam dan de interne naam. 

Onder welke categorie valt dit drankpakket? Deze filters zijn beschikbaar bij het zoeken naar een drankpakket in een evenement. 

De verschillende categorieën zijn te beheren met de . Hier kun je nieuwe categorieën aanmaken en verwijderen. Voorbeelden van categorieën kunnen zijn: ontvangst, diner, borrel, enz.

Hier kun je een aanvullende tekst invullen bij de commerciële naam, die vervolgens op de offerte wordt getoond.

In plaats van een opsomming van de onderliggende onderdelen die je krijgt wanneer je het vinkje 'onderliggende onderdelen in offerte' aanzet, kun je hier een uitwerking van het pakket in tekst vorm toevoegen.

Voeg hier een tekst toe ter aanvulling van de pakketnaam. Deze informatie wordt op het draaiboek getoond en is bedoeld voor intern gebruik.

Wat is de verkoopprijs exclusief BTW voor dit drankpakket.

Voor verkoopprijzen geldt het volgende:

  • Als je inclusief prijzen communiceert naar bijvoorbeeld particulieren klanten adviseren we deze kolom ook te vullen.
  • Als je meerdere prijzen voor hetzelfde pakket vraagt, dan hoef je geen los pakket per prijs aan te maken. Deze zijn te beheren in Locaties > Prijslijsten. Voeg hier alleen de standaard toe.

Willen jullie dit veld verplicht stellen om in te vullen?

Ga naar: Instellingen > Magazijn > Algemeen en zet het vinkje 'Verkoopprijs verplicht' aan.

Hier kun je de verkoopprijs inclusief BTW handmatig invullen. Als je dit veld leeglaat, berekent EasyParty automatisch de prijs inclusief BTW op basis van de exclusieve prijs tijdens het aanmaken van een evenement.

Voorbeeld: Stel dat een drankpakket €16,50 exclusief BTW kost. Inclusief 21% BTW zou dit neerkomen op €17,985. Als je dit veld echter handmatig invult met €17,95, wordt dit het bedrag inclusief BTW en berekent EasyParty de prijs exclusief BTW als €16,50.

Voordeel: Door dit veld handmatig in te vullen, kun je zorgen voor afgeronde bedragen inclusief BTW op je offertes, wat professioneler oogt.

De kostprijs wordt automatisch berekend op basis van de onderliggende dranken, dit gebeurt alleen wanneer je de kostprijzen gevuld hebt bij het dranken.

Voorbeeld


Drankpakket invulling inrichten met de gewenste dranken

De kans is groot dat wanneer je een drankpakket aan het vullen bent met onderliggende dranken dat er wellicht dranken ontbreken, de ontbrekende dranken maak je dan direct in het systeem aan. Hier lees je hoe je dit doet: 5. Dranken aanmaken


Gekoppelde invulling

Na het klikken op toevoegen opent een scherm waarin je het gewenste drank gaat opzoeken om te koppelen aan het drankpakket:

Hierin kun je met de verschillende filters zoeken. Je kunt meerdere dranken selecteren om deze in één keer toe te voegen aan het drankpakket.

Let op

Het is niet mogelijk om Materialen-Decoratie-Entertainment-Techniek-Diensten aan een Drankpakket te koppelen



Verdeling van de dranken in het drankpakket

Wanneer alle dranken aan het drankpakket zijn toegevoegd, richt je het in als een pakket voor één persoon. Dit doe je door het aantal consumpties per drank in te vullen.

Als een drank nog niet correct is ingericht, kun je het betreffende drank direct openen door erop dubbel te klikken zodat je de benodigde wijzigingen kunt aanbrengen.


Extra drank meenemen

Je wilt natuurlijk nooit drank te kort komen op een evenement. Jullie zullen daarom dus vaak een kratje Cola of bier extra meenemen naar het evenement om dit te voorkomen.

In EasyParty moeten deze 'extra's' altijd meegenomen worden. Bij de opbouw van je drankpakket hou je hier dus rekening mee. 


Waarom?:

  • De tellijst voor realisatie na het evenement klopt: Als er extra drank mee gaat en deze staat niet op de tellijst voor de realisatie, wordt deze ook niet meegeteld. 
  • Je bestellingen voor dranken die uit het systeem komen kloppen.
  • Je voorraadbeheer van je drankenmagazijn is hiermee actueel.

Door in de loop van de tijd dat je EasyParty gebruikt goed bij te houden of er van dranken in pakketten vaak te veel, of te weinig mee gaat naar een evenement kun je hoeveelheden in de pakketten altijd nog aanpassen. 


Voorbeeld en wat zie je nog meer

Blauw omlijnd

Blauwe pijlen: Hiermee kun je de volgorde van de dranken bepalen in het pakket. 

Open onderdeel: Door hier op te klikken wordt het geselecteerde item geopend. Dit kan ook door dubbel te klikken op het desbetreffende item. 


Groen omlijnd

Naam: Hier wordt de interne dranknaam getoond.

Aantal consumpties: Hier geef je aan hoeveel consumpties er per persoon van het geselecteerde item gedronken gaan worden in dit pakket. Voorbeeld: in 2 uur drinken 100 personen 10 glazen cola dan drinkt 1 persoon 0,1 consumptie  

Aantal liter: Dit wordt vanuit de drank ingezet. In het drankitem is aangegeven hoeveel liter dit item is. Hier kun je dit gebruiken ter controle of 1 consumptie een realisaties hoeveelheid heeft.

Kostprijs: Hier wordt per item aangegeven wat de kostprijs is voor het aantal consumpties die in dit drankpakket voor dit drankitem toegevoegd zijn.

Verkoopprijs excl.: Hier wordt per item aangegeven wat de verkoopprijs excl. is voor de aantal consumpties die in dit drankpakket toegevoegd zijn.

Verkoopprijs incl.: Hier wordt per item aangegeven wat de verkoopprijs incl. is voor de aantal consumpties die in dit drankpakket toegevoegd zijn.

Volume: Wanneer dit veld in het drankitem gevuld is wordt hier getoond hoeveel volume er voor dit drankitem en aantal consumpties benodigd is op een rolcontainer. 


Oranje omlijnd

Hier staat de opsomming van de aantal consumpties, kosten en verwachte verkoopprijs op basis van de ingevulde informatie uit de stamdata.


Controle moment

Laat de eerste 10 aangemaakte drankpakketten controleren door je contact persoon voordat je verder gaat

Verschillende soorten pakketten

Hierboven hebben we een drankborrelpakket opgesteld dat geschikt is voor een borrel van 2 uur. Hebben jullie ook drankpakketten voor andere gelegenheden, zoals een ontvangst of een diner? Zorg er dan voor dat er ook pakketten voor deze situaties beschikbaar zijn.

Vergeet ook niet om pakketten te maken voor cocktails, nacalculatie, en verschillende soorten borrels, waarbij de drankjes en hun verdeling kunnen variëren.


Voorbeeld: Voor een borrel van 2 uur verwachten we dat er gemiddeld 3 glazen witte wijn per persoon worden gedronken. Bij een borrel van 4 uur is het niet noodzakelijk dat elke persoon 6 glazen drinkt, maar je hebt wel meer drank nodig dan bij een borrel van 2 uur. Voor een ontvangst waar Cava wordt geserveerd in plaats van prosecco, heb je een ander pakket nodig.

Maak daarom aparte pakketten aan voor verschillende situaties.

Uitgebreide uitleg 

Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden bij het toevoegen van een drankpakket klik dan op deze LINK.


  • Geen labels