Let op!
Voor de eerste instellingen die we door gaan nemen ga je naar: Instellingen > Financieel
De belangrijkste instellingen lichten we in dit artikel toe. Het is wel van belang om alle tabbladen en velden na te lopen of deze juist staan ingesteld voor jullie organisatie.
Administraties
Wanneer je in je boekhouding werkt met verschillende administraties en omzet vanuit EasyParty moet dadelijk ook in verschillende administraties weggeboekt worden, dan is het noodzakelijk om een extra administratie in EasyParty aan te maken. Dit gebeurt altijd in overleg met ons. Denk je dus dat dit voor jou van toepassing is? Neem dan contact op met ons zodat wij mee kunnen denken over de beste manier om dit in te richten. Je kunt deze extra administratie dan ook niet zelf aanmaken. Dit doen wij altijd voor je indien nodig. Het is verstandig om dit eerst met ons te bespreken en daarna pas verder te gaan met de overige instellingen. Zo weet je zeker dat het in één keer goed ingesteld wordt en dat je dus niet onnodig dubbele tijd kwijt bent.
Geen extra administratie nodig? Je mag zonder overleg met ons door naar de volgende stap!
Administatie instellingen
Als je naar Instellingen > Financieel gaat vind je het tabblad 'Administratie instellingen'. Op deze plek kun je per administratie instellen vanuit waar facturen verzonden moeten worden en wat de standaard teksten in deze mails moeten zijn. Ook als je maar 1 administratie hebt is het belangrijk om dit te vullen!
Het is belangrijk om deze instellingen voor iedere administratie te doorlopen voordat je gaat factureren. Voor nu is het enkel belangrijk om de kopjes 'Facturatiegegevens' en 'Teksten' te controleren.
Momenteel staat jullie versie nog in de testmodes omdat je bezig bent met de implementatie. Dit betekent het volgende:
- Facturen worden nog niet echt verzonden, je kunt dus met een gerust hart de e-mailinstellingen alvast goed zetten.
- Het volgend factuurnummer maakt voor nu nog niet zoveel uit, pas bij livegang is het belangrijk dat deze op het juiste nummer staat. We zullen je bij livegang nogmaals herinneren om dit factuurnummer goed in te stellen.
Hier lees je hoe je de velden bij de administratie instellingen instelt.
Grootboekrekeningen
In EasyParty kun je zowel verkoop- als inkoopgrootboekrekeningen vullen. Voor nu ga je enkel de verkoop grootboekrekeningen vullen.
Wat zijn grootboekrekeningen eigenlijk?
Heel basis uitgelegd is een grootboekrekening een onderdeel van de boekhouding dat wordt gebruikt om alle financiële transacties van een bedrijf te registreren en bij te houden. Denk aan het grootboek als een soort logboek waarin je alle inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden van een organisatie bijhoudt.
Elke grootboekrekening heeft een unieke naam en nummer, zoals bijvoorbeeld
- 3000 – Omzet: voor inkomsten uit verkopen
Hoe worden grootboekrekeningen in EasyParty gebruikt?
Zoals je ziet staan er standaard al een aantal grootboekrekeningen gevuld. Deze heeft EasyParty minimaal nodig om een goede factuur op te kunnen maken. Je kunt nu dus al een factuur genereren met EasyParty, zonder dat je iets ingesteld hebt.
Je ziet dat voor iedere categorie (culinair, dranken, etc. zoals deze ook in het evenement bekend zijn) een grootboekrekening bestaat. Doordat deze regel bestaat weet EasyParty dat de omzet in een evenement die bij de categorie 'Culinair' hoort, in de boekhouding onder dit grootboekrekeningnummer geboekt moet worden. Daarnaast weet EasyParty aan de hand van deze instellingen dat wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe drank aanmaakt, dat er standaard btw laag (9%) gekoppeld moet worden. Dit weet EasyParty doordat bij deze grootboekrekening het vinkje 'Standaard' aan staat. Ik hoor je denken, maar niet al mijn dranken zijn laag btw. Klopt! Per drank kun je een afwijkende grootboekrekening instellen. Verdere uitleg over deze actie kom je verderop in de e-learning tegen.
Wat moet je nu instellen?
Als je geen gebruik gaat maken van een boekhoudkoppeling is het niet nodig om deze standaard ingestelde grootboekrekeningen aan te passen. De standaard configuratie is al toereikend om kloppende facturen te kunnen maken.
Als je wel gebruik gaat maken van een boekhoudkoppeling dan is het wel noodzakelijk om de grootboekrekening instellingen grondig te doorlopen. Het is heel belangrijk dat deze instellingen overeenkomen met je boekhouding.
Waar je begint met het instellen van deze grootboekrekeningen is afhankelijk van hoe jouw boekhouding nu is opgezet. Hieronder vind je een aantal voorbeeld situaties. Kies de situatie die op jou van toepassing is en volg die stappen.
Mijn boekhouding is redelijk vergelijkbaar met de standaard ingestelde grootboekrekeningen in EasyParty
Super! Je hoeft weinig aan te passen. De stappen die je wel nog even moet doorlopen:
- Lees eerst de spelregels voor het aanpassen van grootboekrekeningen onderaan dit kopje (in het geel)
- Pas de grootboekrekeningnummers van de ingestelde grootboekrekeningen in EasyParty aan zodat deze allemaal overeenkomen met jouw boekhouding
Ik heb een veel simpelere en beknoptere boekhouding dan standaard ingesteld in EasyParty
Geen zorgen! Dit betekent niet dat jouw boekhouding op de schop moet. Als je bijvoorbeeld maar 1 omzet grootboekrekening hebt dan kun je bij alle omzet grootboekrekeningen in EasyParty hetzelfde grootboekrekeningnummer instellen. Alles komt in jouw boekhouding dan gewoon op die ene omzetregel, zoals je gewend bent. De stappen die je dan doorloopt:
- Lees eerst de spelregels voor het aanpassen van grootboekrekeningen onderaan dit kopje (in het geel)
- Pas de grootboekrekeningnummers van de ingestelde grootboekrekeningen in EasyParty aan zodat deze allemaal overeenkomen met jouw boekhouding
Ik heb een meer uitgesplitste boekhouding dan standaard ingesteld in EasyParty
Geen zorgen! Je hebt de mogelijkheid om naast de standaard ingestelde grootboekrekeningen extra grootboekrekeningen toe te voegen. De stappen die je dan doorloopt:
- Lees eerst de spelregels voor het aanpassen van grootboekrekeningen onderaan dit kopje (in het geel)
- Pas de grootboekrekeningnummers van de ingestelde grootboekrekeningen in EasyParty aan zodat deze allemaal overeenkomen met jouw boekhouding
- Voeg de ontbrekende grootboekrekeningen toe in EasyParty
- Zorg dat je voor deze nieuw toegevoegde grootboekrekening iedere kolom met de juiste waardes invult, in dit artikel wordt iedere kolom toegelicht.
- Zorg dat je als final check nog één keer de onderstaande spelregels checkt om zeker te weten dat je alles goed ingesteld hebt
- Genereer een aantal conceptfacturen van evenementen met veel vulling om te controleren dat de facturen nog kloppen
Twijfel je ergens over? Schroom dan niet om ons om hulp te vragen.
Spelregels aanpassen grootboekrekeningen
Er zijn een aantal belangrijke spelregels bij het aanpassen van grootboekrekeningen. Het is belangrijk om deze door te nemen voordat je met het instellen van de grootboekrekeningen aan de slag gaat.
- Je mag de door ons ingestelde grootboekrekeningen niet verwijderen! Als een categorie niet gespecificeerd is in deze instellingen dan komt deze nooit op de factuur
- Je mag bij de door ons ingestelde grootboekrekeningen wel het grootboekrekeningnummer en de omschrijving wijzigen zodat dit overeenkomt met jullie huidige administratie
- Je mag altijd grootboekrekeningen toevoegen als jullie administratie verder uitgesplitst is dan de standaard van EasyParty
- Je mag nooit meerdere grootboekrekeningen met dezelfde 'Categorie' (zie de kolom categorie bij de grootboekrekeningen) als standaard kenmerken, het systeem weet dan niet wat als standaard aangehouden moet worden waardoor je dubbele regels op je facturen krijgt
- Je mag wel bij verschillende grootboekrekeningen in EasyParty hetzelfde grootboekrekeningnummer vullen als jij deze uitsplitsing niet hanteert in jouw boekhouding
Btw
Via Instellingen > Financieel > Grootboekrekeningen > BTW kom je uit bij de btw instellingen. Deze zijn ook alvast voor je voorgevuld. Het is belangrijk om hier nog de juiste grootboekrekeningen te vullen zodat het systeem weet waar de btw omzet op geboekt mag worden richting jullie boekhouding.
Facturatie
Als je in Instellingen > Financieel verder naar beneden scrolt zie je dat er nog meer instellingen zijn die belangrijk zijn om door te nemen. Wij hebben deze alvast voorgevuld met de meest gangbare waardes. Het is niet noodzakelijk om hier nu al wijzigingen in aan te brengen als je dit nog niet weet. Maar het is wel goed om te weten dat hier dus nog wat zaken instelbaar zijn. In dit artikel lees je meer over wat deze instellingen inhouden.
Crediteur-/debiteurnummerreeks
Op het moment dat jullie live gaan met de boekhoudkoppeling is het van belang om de debiteur- en crediteurnummerreeks goed in te stellen. In je huidige facturatiesysteem kun je zien wat je laatste nummer is dat meegegeven. Door de velden te vullen kan EasyParty verder nummeren vanuit het volgende nummer dat ingegeven is. Voor nu hoef je hier dus nog niks mee te doen, we helpen je hieraan herinneren wanneer je bij de stap livegang uit komt!
De eerste administratieve instellingen hebben we besproken. Nu gaan we verder met 2. Labels