Inhoudsopgave

Evenement - Weergave

Deze instellingen hebben invloed om de werkwijze van de module “Evenementen”

• Sluitingstijd signalering:
  • Door deze optie aan te vinken wordt bij het openen van een evenement een melding getoond met het bericht dat de sluitingstijd verstreken is:
    • Voor evenementen op dinsdag t/m donderdag wordt de melding op maandag vanaf 12:00 uur getoond.
    • Voor evenementen op vrijdag t/m maandag is dit dinsdag vanaf 12:00 uur.
  • Deze pop-up werkt als een trigger voor de medewerker die het evenement opent. Want dit betekent dat ze moeten opletten met de aanpassingen die ze maken. Wellicht heeft de keuken al de productieplanning gedraaid en dient er op een andere manier ook gecommuniceerd worden wat de aanpassingen zijn. Let op; de juiste werkwijze dien je zelf te bepalen en uit te voeren.
• Herinnering entertainment instellen: 
  • Indien deze optie aanstaat, kan op evenementniveau een optiedatum worden ingevoerd bij een entertainmentpakket. Bij het verstrijken van deze optiedatum wordt er bij het openen van EasyParty een pop-up getoond voor de accountmanager van het evenement waarin alle vervallen Entertainmentpakketten inzichtelijk zijn. Dit wordt gebruikt i.c.m. het boeken van externe entertainers. Die zetten namelijk ook een optie in voor je, deze kun je alleen bevestigen als de klant ook de offerte bevestigt heeft.
• Evenement niet aanmaken op crediteur:
  • Indien deze optie wordt ingeschakeld, zal het niet meer mogelijk zijn om crediteuren te selecteren bij het aanmaken van een evenement.
• Lege pakketten arceren:
  
  • Indien deze optie wordt ingeschakeld zullen lege pakketten/culinaire invullingen zonder onderliggende onderdelen nu gearceerd getoond worden.
• Extra prijslijst tonen:
  
  • Hiermee wordt het mogelijk om een 3e prijslijst te selecteren binnen de evenementdetails. Deze is alleen beschikbaar indien je een aanvullende prijslijst hebt geselecteerd. Deze overruled dan ten alle tijde de aanvullende of standaard prijslijst. 
• Projectnaam tonen:
  • Wanneer deze instelling geactiveerd wordt komt in het evenement een nieuw veld 'Projectnaam' beschikbaar. Dit is een vrij invulveld.
  • Ook in het evenementenoverzicht komt een kolom 'Projectnaam' beschikbaar. Hierin wordt de waarde die je in het evenement vult getoond.
  • Verder komt deze data niet terug op exports o.i.d.

Evenement - Standaard vulling gekopieerd evenement

• Status gekopieerde evenementen: 
  • Wanneer een evenement gekopieerd wordt, dan wordt standaard de status gevuld die hier gekozen is.
• Producten automatisch bijwerken:
  
  • Middels dit vinkje zullen producten automatisch worden bijgewerkt na het kopiëren van het evenement.

Evenement - Standaard vulling nieuwe evenementen

Deze instellingen zorgen ervoor dat bij ieder nieuw evenement dat aangemaakt wordt bepaalde velden al gevuld zijn. Het is ook mogelijk om in te stellen dat sommige velden wel/niet verplicht zijn. Zo kun je ervoor zorgen dat het Evenementdetailscherm aangepast wordt op de wensen van je bedrijf. In het evenement zelf zijn deze gegevens allemaal nog aan te passen. Meer toelichting op de onderstaande velden lees je in het artikel Evenementen – Evenementdetails.

• Label: 
  • Indien je maar 1 Label hebt in EasyParty, dan kan deze alvast gevuld worden. Indien je meerdere Labels in EasyParty beheert, dan is het beter om deze leeg te laten. Anders kan het een veld zijn dat vergeten wordt en kloppen jullie gegevens niet meer.
• Evenementomschrijving verplicht: 
  • Sommige bedrijven gebruiken de Aard en hebben geen extra omschrijving nodig. Echter heeft dit invloed op alle exports en overzichten, want dan blijft dit veld leeg.
• Aantal gasten verplicht: 
  • Indien het aantal gasten niet nodig is voor je dan kan dit als niet verplicht worden ingesteld. Echter heeft dit invloed op de programmaonderdelen. Deze worden standaard gevuld met het aantal gasten vanuit Evenementdetails.
• Evenementstatus:
  • Je kunt aangeven welke status het evenement krijgt wanneer het wordt aangemaakt.
• Evenementtype: 
  • Hetzelfde geldt voor Evenementtype (als Evenementstatus)
• In-/outdoor verplicht: 
  • Je kunt aangeven of dit een verplicht veld moet zijn.
• Locatie: 
  • Indien je een evenementenlocatie bent met 1 locatie, dan kun je deze vooraf laten vullen. Indien je al op meer dan 1 locatie opereert, dan dient dit veld leeg te zijn zodat de Accountmanager de juiste locatie kan koppelen aan het evenement.
• Administratie: 
  • Indien je maar 1 Administratie heeft in EasyParty, dan kun je deze vooraf laten vullen door Instellingen. Indien je meerdere Administraties heeft is dit niet aan te raden.
• Arrangementen uitgesplitst:
  • Arrangementen zijn een een samenstelling van losse pakketten. Indien je wilt dat de pakketten los op de offerte komen, dan dien je deze aan te vinken.
• O/A standaard niet opnemen in offerte: 
  • Binnen het programma van een evenement kun je aangeven of een programmaonderdeel Op- of afbouw is. Indien je standaard wilt dat deze niet in de offerte getoond dienen te worden dan kun je dat hier instellen.
• Dranken per hele eenheid: 
  • Bij pakketten die verkocht worden op stelpost (nacalculatie) kan er geteld worden per hele eenheid (fles of fust) of per consumptie. Hier kun je aangeven wat de standaard is binnen je bedrijf. Dit is altijd aan te passen op pakketniveau.
• Zaalhuur als suggestie: 
  • Indien er zaalhuur gekoppeld wordt aan een evenement, kun je aangeven dat deze standaard op suggestie komt te staan.
• Keuze BTW mode: 
  • Middels dit vinkje kun je bepalen of de keuze excl./incl. BTW mogelijk is in het evenement. 
• Standaard BTW mode: 
  • Dropdown menu waarin is aan te geven welke BTW mode er standaard in een evenement wordt geplaatst. 
• Datum weergeven:
  • Middels dit vinkje kun je bepalen of deze functie standaard aan of uit dient te staan. Deze functie houdt in dat de datum van de programmaonderdelen wordt dan getoond op de offerte en factuur, dit is met name handig bij meerdaagse evenementen.
• Reistijd doorbelasten: 
  • Dropdown menu waarin aan te geven is hoe de reistijd van personeel wordt doorbelast. Standaard instelling staat op 'Volledige reistijd doorbelast.
• Slagingspercentage verplicht
  • Middels deze optie is te bepalen of er in evenementendetails de optie van het slagingspercentage als verplicht veld te maken. 
• Budget verplicht
  • Als deze instelling aangezet wordt dan is het veld 'Budget' verplicht bij alle statussen behalve bij de status 'Aanvraag'
  • Let op: dit geldt ook voor al bestaande evenementen. Als je dus iets wilt aanpassen in een al bestaand evenement en het veld 'Budget' is niet gevuld dan krijg je hier een melding van.

Evenement - Snelle invoer

Naast het aanmaken van evenementen is het mogelijk om ook Orders aan te maken. Deze Orders worden in de Evenementenplanning gemaakt, maar met het verschil dat het detailscherm gevuld wordt door EasyParty zodat de Accountmanager snel door kan met het invoeren van de order. Je kunt zelf beheren met welke gegevens de verplichte velden worden gevuld. Deze kun je hier instellen.

Let op: indien deze gegevens niet volledig gevuld zijn, dan werkt de knop “Order aanmaken” bij Evenementen niet.

• Alle velden
  • Indien je twijfelt over de werking van de velden, klik dan hier voor meer informatie over het Evenementendetailscherm.

• Label 
  • Middels dit drop-down menu is de standaard label van nieuwe evenementen te bepalen
• Aard
  • Middels dit drop-down menu is de standaard aard van nieuwe evenementen te bepalen
  • In het beheerveld zijn aarden toe te voegen en/of aan te passen. 
• Evenementomschrijving
  • Middels dit drop-down menu is de standaard evenementomschrijving van nieuwe evenementen te bepalen
• Aantal gasten
  • Middels dit veld is de standaard ingestelde aantal gasten van nieuwe evenementen te bepalen
• Status
  
  • Middels dit drop-down menu is de standaard status van nieuwe evenementen te bepalen
• Locatie
  • Middels dit drop-down menu is de standaard locatie van nieuwe evenementen te bepalen
• Evenementtype
  
  • Middels dit drop-down menu is de standaard ingestelde evenementtype van nieuwe evenementen te bepalen
  • In het beheerveld zijn de evenementtypen aan te passen.
• Accountmanager 
  • Middels dit drop-down menu is de standaard aangewezen accountmanager van nieuwe evenementen te bepalen
• Administratie
  • Middels dit drop-down menu is de standaard administratie van nieuwe evenementen te bepalen
• In-/outdoor
  • Middels dit drop-down menu is aan te geven of een evenement standaard in- of outdoor is. 
• Bron
  • Middels dit drop-down menu is de standaard bron van nieuwe evenementen te bepalen
• Meldingen tonen bij wijzigen programma
  • Middels dit vinkje is aan te geven of er een waarschuwing getoond wordt wanneer het programmaonderdeel gewijzigd wordt en of er ritten gekoppeld zijn. 
• Standaard BTW mode:
  
  • Middels dit drop-down menu is de standaard ingestelde BTW modus van nieuwe evenementen te bepalen
• Datum weergeven:
  • Middels deze optie is aan te geven of de datum standaard wordt weergegeven van nieuwe evenementen.

Evenement - Programmaonderdelen

• Kleur op-/afbouw
  • Middels deze instelling is de kleur van op en afbouwprogrammaonderdelen in het evenementenoverzicht
• Melding tonen bij wijzigen programma:
  • (alleen van toepassing indien rittenplanning module actief is) Indien deze optie is ingeschakeld krijg je een waarschuwing wanneer het programmaonderdeel gewijzigd wordt en aan het evenement ritten gekoppeld zijn. De ritten moeten namelijk misschien aangepast worden o.b.v. de nieuwe programmatijden.
• Grammage per persoon tonen:
  • Als deze instelling aan staat wordt in het evenement in het tabblad 'programmaonderdelen' per programmaonderdeel het aantal gekoppelde grammages getoond. Onderin is een totaal per persoon beschikbaar. Als deze instelling uit staat zie je deze gegevens niet.

Evenement - Standaard vulling nieuwe pakketten

• Invoeren na huidige selectie:
  • Wanneer deze functie aan staat wordt het product/pakket toegevoegd onder de geselecteerde regel in plaats van helemaal onderaan.
• Geen kostprijs indien decentraal: 
  • Middels dit vinkje kan een onderliggend product als 'decentraal' gemarkeerd worden. Dan zal er een standaard kostprijs van €0,- worden aangehouden. 
• Producten importeren middels CSV:
  • Middels deze functie kunnen er onderliggende onderdelen aan een pakket gekoppeld o.b.v. de producten die aangegeven zijn in het CSV bestand. 
• Verkoopprijs bron tonen
  
  • Indien deze functie aan staat, is bij de vulling van een pakket te zien wat de bron van de verkoopprijs is.

Evenement - Standaard vulling nieuwe snelle invoer pakketten

• Pakketnaam
  • Het is mogelijk om via de Dashboard in Magazijn en Keuken een product los toe te voegen aan een evenement. Hiervoor hoeft de magazijnmedewerker niet in het evenement te kunnen. Echter dient het product wel gekoppeld te worden aan een Pakket. De standaardpakketnaam van dit pakket kun je hier instellen.
• Producten realiseren bij invoeren
  • Het vinkje realiseren staat automatisch aan bij de producten die toegevoegd worden.
• Stelpost
  • Indien je wilt dat deze producten standaard ook verkocht worden op nacalculatie, dan kun je dat instellen. Anders wordt het pakket voor €0,- toegevoegd aan het evenement.

Evenement - Personeel

• Maximaal aantal uur personeel:
  • Hier kan het maximaal aantal uren worden ingevoerd voor een dienst. Indien hier een aantal uur is gevuld en er wordt een dienst ingeboekt die langer duurt dan dit aantal, dan komt er een pop-up met de opmerking:
    • “Let op! Deze personeelsuitvraag overschreidt de maximum werktijd van x uur. Verdeel de uitvraag a.u.b. over 2 uitvragen. Wil je toch doorgaan?”
    • Indien je op “Ja” klikt dan wordt de uitvraag alsnog aangemaakt.
    • Indien je op “Nee” klikt dan wordt de uitvraag niet opgeslagen en kun je deze aanpassen en dan opslaan.
    • Deze opmerking komt ook tevoorschijn wanneer de Planning een behoefte wil inplannen via de planningsmodule.
• Realisatie personeel automatisch vullen:
  • (alleen i.c.m. de planningsmodule) Wanneer de optie is ingeschakeld, zullen de gewerkte uren van de urenregistraties van een behoefte binnen een evenement direct overgenomen worden naar de realisatie (mits deze ingevoerd zijn).

Evenement - Zaalhuur

• Zaalhuur automatisch toevoegen/bijwerken: de werking van deze instelling is als volgt:
  • Vinkje aan:
    • Zaalhuur wordt ingezet als zaal toegevoegd wordt aan een programmaonderdeel en als je op 'herberekenen' klikt in het tabblad Zaalhuur.
    • Zaalhuur wordt verwijderd als de zaal verwijderd wordt bij het programmaonderdeel en dit de laatste zaal van die dag is.
    • Zaalhuur wordt geüpdate als:
      • de tijden van het bovenliggende programma gewijzigd worden en bij de zaal staat het vinkje Verkoopprijs aan > De prijs wijzigt.
      • de externe naam van de zaal aangepast wordt bij het programmaonderdeel > Alleen de naam van de zaalhuur wijzigt. Wanneer de zaal een 'Kamer' betreft, kan het zijn dat er een splitsing gemaakt wordt in de zaalhuren wanneer de naam niet meer overeenkomt en dus niet gegroepeerd kan worden. Of juist wordt samengevoegd wanneer de namen wel overeenkomen. Let op: zalen worden alleen samengevoegd wanneer naast de externe naam ook de stukprijs en de datum overeenkomt!
  • Vinkje uit:
    • Zaalhuur wordt alleen ingezet als je zelf op de knop 'Toevoegen' klikt in het tabblad Zaalhuur, anders wordt deze nooit toegevoegd. Let op: Kamers kunnen op deze manier nooit toegevoegd worden, dit kan alleen wanneer de kamer gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel.
    • Zaalhuur wordt nooit automatisch verwijderd, alleen als je zelf op verwijderen klikt in het tabblad Zaalhuur.
    • Zaalhuur wordt ook nooit geüpdatet tenzij je op de knop 'Zaalhuur herbereken' klikt in het tabblad Zaalhuur. Alle velden worden dan opnieuw berekend alsof je opnieuw de zaalhuur toevoegt. Let op: de naam van je zaalhuur wijzigt dus ook niet automatisch mee!

Evenement - Financieel

• Minimale marge:
  • Hier kan worden ingevoerd vanaf welke marge van het totale evenement de marge dan rood getoond wordt bij het financiële overzicht. Meer informatie over het financiële overzicht leest u in deze artikelen.
• Benaming suggestie:
  • In dit veld is aan te geven met welke aanduiding een suggestie wordt getoond. 
• Betalingstermijn voorschotnota:
  • Hier kan het standaard aantal dagen worden ingesteld voor de betalingstermijn van de voorschotnota. Indien dit niet gevuld is, dan pakt EasyParty standaard de dagen vanuit de Relatie in CRM.
• Marge berekenen bij arrangementen:
  
  • Indien deze functie aan staat, wordt de marge getoond bij de regels die onderdeel zijn van een arrangement, dit heeft verder geen invloed op de margeberekening van het evenement. 

Evenement - Documenten

• Picklijst genereren per: 
  • Middels deze instelling kunnen alternatieve weergaves van de picklijst worden ingeschakeld. 
• Keukenbon standaard tonen: 
  • Middels dit vinkje is aan te geven of standaard de keukenbon getoond wordt. 
• Keukenbon t.b.v. locatie tonen:
  
  • Locatie wordt getoond op de keukenbon, zoals routenummer en pendeltijd. De vertrektijd wordt niet getoond. 
• Competentie partymanager:
  
  • Middels deze instelling kan de standaard competentie voor de partymanager aangegeven worden t.b.v. de picklijst. 
• Inhuurlijst genereren na offerte:
  • Wanneer deze instelling aan staat wordt bij het genereren van de offerte automatisch gevraagd of de inhuurlijst ook gegenereerd dient te worden. Op deze export komen alle producten die in het evenement gekoppeld zijn waarbij het vinkje 'Vast inhuuritem' aan staat. Deze vraag wordt dan ook enkel gesteld wanneer in het evenement een inhuur product is gekoppeld.

Evenement - Rollen

Hier dient per drop-down de juiste rol te worden gekoppeld, zodat deze wordt herkend in EasyParty. Indien deze niet gevuld zijn, dan kan er geen evenement aangemaakt worden. Deze rollen worden vervolgens aan gebruikers gekoppeld in Werknemers zodat deze herkend worden

Evenement - Documentservice

Indien er gebruik wordt gemaakt van de documentservice is deze hier standaard aan te vinken.

Evenementoverzicht - Weergave

• Kolom 'Culinaire invulling' tonen: Middels dit vinkje kun je aangeven of de kolom 'Culinaire invulling' getoond wordt in het evenementenoverzicht,
• Kolom 'Definitief aantal gasten' tonen:  Middels dit vinkje kun je aangeven of de kolom 'Definitief aantal gasten' tonen in het evenementenoverzicht. 

Evenement - Standaard acties

Hier dient de juiste actiecategorie te worden gekoppeld, zodat deze wordt herkend in EasyParty. Dit geldt voor de standaard actie bij de module “Salesfunnel”

• Aantal dagen herinneringsdatum: 
  • Hier kun je het aantal dagen instellen waarmee de datum bij 'Datum herinnering' (bij evenementendetails) verplaatst moet worden na het aanvinken van 'Verstuur offerte'. Wanneer je hier bijvoorbeeld 14 invult en je klikt op 19-6 op 'Verstuur offerte' dan wordt de datum herinnering (+ automatisch gekoppelde actie) verplaatst naar 4-7 (14 dagen later).
• Marketingactie onderwerp:
  • Middels dit drop-down menu is een onderwerp aan een marketingactie te koppelen
  • Middels het beheerveld zijn deze aan te maken.
• Herinneringsdatum automatisch verzetten: 
  • Als deze is ingeschakeld dan wordt de datum in dit veld automatisch verplaatst nadat in het evenement bij de offerte de knop 'Verstuur offerte' is aangeklikt. Als deze instelling uit staat blijft de werking als voorheen, standaard staat deze uit

Evenement - Follow-up acties

• Het is mogelijk om zelf follow-up acties aan te maken die automatisch worden ingezet bij het definitief zetten van een evenement
  • Omschrijving: voer hier de omschrijving van de actie in
  • Aantal dagen voor evenement: Voer hier het aantal dagen in voor het evenement, deze dag wordt ingezet als deadline voor deze actie in Contactbeheer.
  • Actie categorie: selecteer hier de juiste actiecategorie voor de geselecteerde actie. In de drop-down kan worden gekozen tussen alle aangemaakte actiecategorieën. Deze kunnen worden beheerd in Contactbeheer > Actie (open een actie of maak er een aan) > klik op het beheericoontje achter ‘Categorie’.
• Deze acties komen terug in contactbeheer en zijn gekoppeld aan de Accountmanager van het evenement.
• Het is alleen mogelijk om Follow-up acties in te stellen op basis van een x dagen voor of na een evenement.
  • Tip : min 5 dagen betekent dat de actie 5 dagen NA het evenement komt.
• De kolom 'Toewijzen aan' is hier zichtbaar, deze is standaard gevuld met de accountmanager (bij bestaande en nieuwe follow-up acties). Je kunt deze daarna zelf nog aanpassen. 

Evenement - Standaard reserveringstijden

Over deze functionaliteit en de instellingen lees je meer in dit artikel.

Evenementoverzicht - Weergave 

• Kolom "Culinaire invulling" tonen:
  • Middels deze instelling is aan te geven of er in het evenementoverzicht een kolom met een  vinkje zichtbaar wanneer er culinaire invullingen gekoppeld zijn aan een evenement 
• Kolom "Definitief aantal gasten" tonen
  • Middels deze instelling is aan te geven of er in het evenementoverzicht een kolom met een vinkje zichtbaar is wanneer er in een evenement het definitief aantal gasten is aangevinkt. 
• Kolom 'Weeknummer tonen' toevoegen
  • De kolom 'Weeknr' zal worden getoond in het evenementenoverzicht met hierin het weeknummer van de getoonde datum
• Bijzondere dagen tonen
  • Inden deze instelling aan staat zullen de bijzondere dagen die ingesteld zijn via 'Instellingen>Bijzondere dagen/tijden' als regel getoond worden in het evenementenoverzicht
• Kolom 'Niet factureren' tonen
  • Indien deze optie aan staat zal de kolom 'Niet factureren' getoond worden in het evenement overzicht. Evenementen met het vinkje Niet factureren zullen dan aangevinkt worden weergegeven.
• Kolom 'Sales coördinator' tonen
  • Indien deze optie aan staat, wordt de salescoördinator zichtbaar in het evenement overzicht. 
• Toon sporen van allergenen
  • Wanneer deze optie AAN staat worden er onder 'Evenementen > Culinair > Componenten > Offerte' ook de sporen van allergenen zichtbaar te hebben. 
  • Let op, wanneer dit niet op de pagina past, kan men de allergenen zien door er overheen te hoveren 

Evenementenoverzicht - Exports

• Kostprijs meenemen:
  • Te vinden in de export ''Overzicht verkochte producten''
• Niet te factureren evenementen niet ophalen
  • Indien deze instelling wordt ingeschakeld worden in de volgende financiële management overzichten geen Niet factureren-evenementen opgehaald: - Financieel evenement, - Omzetten
• Actuele voorraad tonen
  • Te vinden in de export "Overzicht verkochte producten"
• Zaal exporteren in operationele planning
  • Middels deze optie is te bepalen of een zaal geëxporteerd word in de operationele planning.

Evenementenoverzicht - Evenementstatussen

De statussen die je hier standaard aanvinkt worden bij het inladen van het evenementenoverzicht standaard aangevinkt. Dit werkt na het herstarten van EasyParty.