Dit voer je altijd in nadat het evenement heeft plaatsgevonden, en voordat je gaat factureren. Voordat de evenementverantwoordelijke het evenement financieel vrijgeeft dus.

In de verkoopitems is al aangegeven of het verkoopitem als stelpost en/of als realisatie is gemarkeerd. Als beide opties niet worden ingeschakeld, wordt het werkelijke verbruik niet geregistreerd.

Algemene werkwijze van Realisatie

Realisatie wordt op productniveau ingevoerd, maar op pakketniveau geef je aan of een pakket als stelpost verkocht wordt en/of dat de realisatie ingevoerd moet worden. 

Voorbeeld: Een drankpakket met verschillende dranken wordt op nacalculatie verkocht. Bij de realisatie vul je de aantallen per losse drank in. Deze aantallen worden vermenigvuldigd met de verkoopprijs van de drank om de totaalprijs van het pakket te bepalen, als het als stelpost is verkocht.

De totaalprijs van het pakket komt op de factuur te staan. Als een pakket als stelpost wordt verkocht, wordt er een bijlage gegenereerd met het totaal aantal producten dat is ingevuld bij de realisatie. Je kunt zelf kiezen of je deze bijlage tijdens het factureren meezendt.


Opmaak van de tabel

De tabel van de producten wordt gesorteerd op programmaniveau, pakketniveau en vervolgens in dezelfde volgorde zoals deze aan het pakket is gekoppeld. Hierin worden de interne omschrijvingen getoond. In de kolom "stelpost" zie je of het pakket als stelpost is verkocht.

In de kolom "per eenheid" staat of het pakket verkocht is "Per producteenheid" of "Per consumptie", evenals de kost- en verkoopprijzen per eenheid.

Bij "forecast" zie je de aantallen op basis van de inrichting van het pakket binnen het evenement. Afhankelijk van of het pakket als stelpost is verkocht, zal ook de kolom "Omzet" worden ingevuld.

In de kolom "Realisatie > Aantal" vul je de werkelijke verbruikte aantallen in. EasyParty berekent vervolgens de kosten en omzet.

In de laatste kolom zie je het verschil tussen de forecast en de realisatie.


Extra tips/opmerkingen

  • Het realiseren van een pakket dat niet als stelpost is verkocht, zorgt ervoor dat het werkelijke aantal in het evenement wordt bijgehouden. Dit draagt bij aan een completer overzicht van de kosten.
  • Bij drankpakketten die uit meerdere btw-tarieven bestaan, heeft dit invloed op de btw-verdeling van het pakket. Op factuurniveau neemt EasyParty de verdeling van het aantal hoog- en laag-btw-dranken mee om de btw-verdeling te bepalen.
  • Realiseren op productniveau geldt voor alle categorieën, behalve Culinair. Bij Culinair kun je, afhankelijk van je werkwijze, bepalen of dit op Culinair- of Componentniveau moet gebeuren. Standaard staat dit ingesteld op Culinairniveau. Om dit in te stellen, neem je contact op met EasyParty Support.
  • Stelpost op pakketniveau werkt niet als er geen onderliggende onderdelen aan het pakket zijn gekoppeld. In dat geval verschijnt het pakket niet in de offerte of de begroting, omdat er geen grootboekrekening is waar EasyParty de omzet op kan boeken. Standaard wordt de omzet op pakketniveau geregistreerd.


Menubalk / knoppen binnen realisatie 

Tijdens een evenement kun je een document genereren om de aantallen bij te houden. Het is ook mogelijk om per categorie een aparte tellijst aan te maken. Voor meer informatie over de tellijst, lees dit artikel.

Zodra je alle aantallen hebt ingevuld, kun je op deze knop klikken. Dit vult automatisch alle lege velden met ‘0’ en stuurt een signaal naar de financiële afdeling dat de realisatie is afgerond en klaar is om op "Financieel vrijgeven" te klikken.

Alleen zichtbaar wanneer je beschikt over de magazijn uitbreidingsmodule.

Als je magazijn zowel centraal als decentraal is ingericht, kun je voor beide locaties een aparte telling invoeren.

Alleen zichtbaar wanneer je beschikt over de magazijn uitbreidingsmodule.

Als je magazijn zowel centraal als decentraal is ingericht, kun je voor beide locaties een aparte telling invoeren.

Alleen zichtbaar wanneer je beschikt over de magazijn uitbreidingsmodule.

Hiermee worden de verschillen getoond tussen centraal en decentraal

Als je de Dashboard-module in het Magazijn gebruikt, kun je hierin aangeven wat er is uitgeleverd en wat er is teruggekomen. Maak je hiervan gebruik, dan kun je deze aantallen overnemen zodat je ze niet dubbel hoeft in te voeren.

Als de verbruikte aantallen overeenkomen met de Forecast, kun je deze eenvoudig overnemen. Let op: dit geldt voor alle onderdelen binnen die categorie.

Extra uitleg

Wanneer moet er gerealiseerd worden

Voordat het evenement financieel vrijgegeven en gefactureerd kan worden, moeten eerst alle pakketten worden gerealiseerd waarvoor is aangegeven dat de realisatie moet worden ingevoerd. EasyParty bepaalt dat een pakket gerealiseerd moet worden als:

  • Het vinkje "Realisatie invoeren" is aangezet op pakketniveau.
  • Het vinkje "Stelpost" is aangezet op pakketniveau.


Realiseren per verkoopcategorie

Elk type pakket (culinair, dranken, materialen, etc.) kan op stelpost worden verkocht en/of de aantallen kunnen worden bijgehouden in realisatie. Als een categorie op stelpost wordt verkocht, is er een tabblad voor die categorie beschikbaar bij Realisatie.

Je kunt zelf instellen welke verkoopcategorieën wel of niet op stelpost verkocht mogen worden. Dit stel je in via: Instellingen > Producttypes en verkoopcategorieën > Instellingen per verkoopcategorie > Stelpost toestaan in- of uitschakelen.


Automatisch op stelpost of realisatie invoeren zetten

Je kunt per verkoopcategorie aangeven of de vinkjes op pakketniveau standaard aan- of uitstaan. Deze instellingen kunnen altijd op evenementniveau worden aangepast.

  • Stelpost: Instellingen > Producttypes en verkoopcategorieën > Instellingen per verkoopcategorie > Stelpost standaard
  • Realisatie: Instellingen > Financieel > Grootboekrekeningen > Realisaties invoeren per grootboekrekening


  • Geen labels