De module Boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat financiële gegevens kunnen worden uitgewisseld tussen EasyParty en het boekhoudpakket en vice versa. Dit zorgt ervoor dat de facturen maar één keer gemaakt hoeven te worden (in EasyParty) en dat ze dan ook in het boekhoudsysteem worden opgenomen.

De boekhoudkoppeling wordt in EasyParty beheerd. Dit betekent dat de instellingen voor de koppeling in EasyParty beheerd worden maar ook dat alle gegevens verstuurd en opgehaald worden in EasyParty.

Inhoudsopgave

Facturen doorsturen

De koppeling zorgt ervoor dat iedere factuur wordt verstuurd met de volgende informatie:

  • Debiteurnummer van de relatie
    • EasyParty geeft aan of er eerst een debiteur aangemaakt moet worden of dat de debiteur al bestaat.
    • Als een debiteur aangemaakt moet worden dan zal de koppeling deze ook aanmaken voordat de factuur doorgestuurd wordt.
    • Het is dus niet meer mogelijk om een debiteur los in het boekhoudsysteem aan te maken want anders kloppen de nummers niet meer.
  • Factuurnummer
    • Het factuurnummer wordt door EasyParty bepaald – zie Facturen versturen.
    • Het is dus niet meer mogelijk om losse facturen te maken in het boekhoudsysteem want anders kloppen de nummers niet meer.
  • Factuurregels
    • Per factuurregel wordt het bedrag, datum, omschrijving, grootboekrekening, btw-code, labelcode en eventuele kostenplaats doorgestuurd.

Openstaande posten

Daarnaast is het mogelijk om de Openstaande posten bij te houden in EasyParty. In het boekhoudsysteem worden de betalingen en facturen gekoppeld. Hier kun je dan zien welke facturen wel en niet betaald zijn. Deze informatie kan teruggestuurd worden naar EasyParty zodat de Accountmanagers eenvoudig kunnen zien of de factuur betaald is of niet.

Stappen voor boekhoudkoppeling

Bij Facturatie > Boekhoudkoppeling zie je de volgende tabbladen:

  • Debiteuren
  • Crediteuren
  • Financiële Verkoop Mutaties
  • Openstaande posten
  • Export geschiedenis (alleen bij koppeling waar een XML bestand bij benodigd is zoals Exact Online)

De werkwijze is dat je per tabblad de gegevens verstuurd naar het boekhoudsysteem. De stappen per tabblad zijn bijna precies hetzelfde maar zullen allemaal apart omschreven worden. Zie vervolg artikelen voor de links naar deze artikelen.Het is belangrijk dat de stappen van links naar rechts uitgevoerd worden zodat de gegevens goed geïmporteerd worden. Want zonder dat de debiteuren zijn geëxporteerd naar het boekhoudsysteem, kan er geen factuur gekoppeld worden. Want dit gebeurt op debiteurniveau.

Indien je meerdere administraties heeft dan dien je deze stappen te herhalen per administratie.

Gekoppeld op Grootboekrekeningniveau

In EasyParty zijn dezelfde verkoopgrootboekrekeningen beschikbaar als in het boekhoudpakket. Deze beheer je namelijk zelf. Vervolgens zijn de juiste grootboekrekening gekoppeld aan de juiste producten zodat deze op factuurniveau al goed staan. Hoe je deze grootboekrekeningen beheert lees je in het artikel Instellingen – Financieel – Grootbokrekningen & btw.

Bijvoorbeeld dranken met een hoge btw of een lage btw hebben aparte grootboekrekeningen. In EasyParty wordt beheerd per artikel wat een hoge btw of een lage btw heeft.