Inhoudsopgave

Inclusief of exclusief btw

Het is mogelijk om een evenement exclusief of inclusief btw te offreren en natuurlijk ook te factureren. Wanneer een evenement aangemaakt wordt, is het mogelijk om aan te geven of het evenement exclusief of inclusief btw verkocht wordt. Alle verkoopprijzen die in het evenement gevuld worden zijn dan of inclusief of exclusief btw (afhankelijk van de keuze).

Exclusief btw

  • Indien een pakket met btw laag voor € 3 verkocht wordt, dan wordt de btw van € 0,18 nog toegevoegd in de begroting en op de factuur.
  • Op de offerte wordt € 3 aangehouden als de stukprijs. Alleen in de totale begroting wordt de btw extra toegevoegd.
  • Dit geldt hetzelfde voor de facturen. De totaalsom van de btw wordt in één keer toegevoegd.

Inclusief btw

  • Indien een pakket met btw laag voor € 3 verkocht wordt, dan wordt de btw berekend op basis van de verkoopprijs. EasyParty zal dan het exclusief btw-bedrag berekenen.
  • Deze wordt getoond als een totaal in de begroting en op de factuur. Maar de verkoopprijs van € 3 zal afgerond blijven en als stukprijs gehanteerd worden.
  • Let op: bij inclusief btw betekent dit wel dat u minder rendement op het evenement zult behalen.

Basis instellingen

Er zijn een paar standaard instellingen die u dient in te stellen voor de ingebruikname van deze functie. Deze treft u bij Instellingen > Evenementen > Standaard vulling nieuwe evenementen:

  • Keuze BTW mode
    • Indien deze is aangevinkt dan kan de medewerker kiezen om het evenement exclusief of inclusief btw te verkopen.
    • Er komt dan een extra veld in de evenementdetails beschikbaar bij Administratiegegevens. Dit is dan altijd een verplicht veld.
  • Standaard BTW mode
    • Hier kunt u instellen wat de standaard btw-mode van een evenement dient te zijn.
    • Indien uw bedrijf alleen evenementen verkoopt met één btw-mode (bijvoorbeeld inclusief) dan kunt u dat hier instellen.
      • Als het vinkje bij “Keuze BTW mode” uitstaat, dan zijn de evenementen altijd inclusief btw en niet wijzigbaar.
      • Dit geldt alleen voor nieuwe evenementen en alle oude evenementen worden niet aangepast want de standaard setting van EasyParty is exclusief btw.
      • Alleen evenementen die nog niet financieel afgehandeld zijn kunnen gewijzigd worden van status.
    • Indien u beide types verkoopt, dan adviseren wij dat u dit veld leeg laat. Dat betekent dat de medewerker altijd een keuze moet maken.

Werkwijze binnen een evenement

Algemeen

Tijdens het aanmaken van een evenement dient u in de evenementdetails een keuze te maken voor een btw-mode (indien dit ingesteld is). Zodra de btw-mode gekozen is, komt er een gekleurde balk bovenin om te tonen welke btw-mode het evenement heeft:

  • Oranje voor exclusief btw
  • Groen voor inclusief btw

Vanaf dat moment zijn alle verkoopprijzen die u invult (handmatig of vanuit stamdata) inclusief of exclusief btw, afhankelijk van de btw-mode.

Koppelen van invulling uit stamdata

Bij het toevoegen van producten/pakketten/etc. aan het evenement wordt de verkoopprijs van de actieve btw-mode opgezocht in de prijslijst. Als de prijslijst niet gekoppeld is, of als het product niet in de prijslijst voorkomt wordt de verkoopprijs vanuit stambeheer opgehaald in de actieve btw-mode van het evenement. Als de verkoopprijs in de huidige btw-mode niet gevuld is, valt EasyParty terug op de verkoopprijs van het andere btw-tarief.

Wijzigingen van btw-mode van een bestaand evenement

Let op: indien een evenement al gevuld is en u daarna de btw-mode aanpast, dan komt er een pop-up met de nieuwe prijzen. Het is mogelijk om deze prijzen te wijzigingen voordat u de wijziging doorvoert. Voor meer informatie, klik hier.

Kostprijs en Marges

De kostprijs die getoond wordt in het evenement is altijd exclusief btw. De marge wordt dan berekent o.b.v. de exclusieve verkoopprijs, ongeacht de btw-mode.

Financieel

In het tabblad Financieel van het evenement is er weinig verschil tussen de exclusief en inclusief modes. Het gaat namelijk om de berekening die door EasyParty gedaan wordt; maar de kolommen en weergave is dan wel hetzelfde. De enige wijzigingen zijn doorgevoerd bij:

  • Kortingen
  • Totaaloverzicht
  • Voor- en Nacalculatie
  • Afdrachten en Commissies

Korting

Wanneer er korting gegeven worden (in financieel of automatisch vanuit relaties) dan wordt deze berekend op basis van de stukprijs. Dit betekent dat indien het evenement ‘exclusief btw’ verkocht wordt, de korting op de exclusieve verkoopprijs wordt berekend. Indien het evenement ‘inclusief btw’ verkocht wordt, dan wordt de korting op de inclusieve verkoopprijs berekend.

Totaaloverzicht

Links onderin het tabblad Financieel is een tabel opgenomen met het totaaloverzicht van het evenement. Voor een uitgebreide uitleg van het totaaloverzicht, klik hier. Deze tabel past zich aan aan de verschillende btw-modes. Bij ‘exclusief btw’ blijft de tabel zoals uitgelegd in het andere artikel. Bij ‘inclusief btw’ komen er twee regels erbij:

  • BTW
  • Netto bedrag excl. BTW

Omdat de kostprijs van het evenement exclusief btw is, dient het “Netto bedrag” waarmee de marge van het evenement berekend wordt ook exclusief btw te zijn. Zodoende worden deze twee regels eerst toegevoegd om dit te realiseren.

Voor- en Nacalculatie

De Voor- en Nacalculatiesheets veranderen ook deels mee met de verschillende modes:

  • De verkoopprijzen worden getoond o.b.v. de gekozen btw-mode. Maar de marges worden altijd o.b.v. de exclusief btw verkoopprijzen weergegeven.
  • Het totalenoverzicht verandert mee op dezelfde wijze als het totalenoverzicht in EasyParty zelf.

Afdrachten en Commissies

Het percentage van de afdrachten en commissies wordt altijd berekend met de verkoopprijs exclusief btw, ongeacht de gekozen btw-mode.

Facturen

Algemeen

Wanneer een factuur gegenereerd wordt, dan worden de individuele regels getoond met de btw-mode die is geselecteerd op evenementniveau. Het is dus niet meer nodig om te bepalen of de factuur inclusief of exclusief btw gegeneerd moet worden. Indien een evenement gefactureerd is dan kan er niets meer gewijzigd worden; de btw-mode dus ook niet.

Voorschotnota’s

Wanneer een voorschotnota gemaakt wordt, wordt het bedrag bepaald op het verkoopprijs van de gekozen btw-mode.

Let op: indien een voorschotnota verstuurd is met een exclusief btw-bedrag en het evenement dan aangepast wordt naar inclusief btw, dan wordt het voorschot vervolgens berekend met het inclusieve voorschotbedrag.

Voorschot (in exclusief btw-mode)

Eindfactuur (in inclusief btw-mode)

Boekhoudkoppeling

Indien u een boekhoudkoppeling heeft dan dient u extra btw-codes in te stellen. EasyParty stuurt per regel de totale verkoopprijs o.b.v. de btw-mode die is gekozen. Dus inclusief btw-regels zullen ook zo doorgestuurd worden om afrondingsverschillen te voorkomen. EasyParty koppelt een btw-code aan ieder individuele regel zodat uw boekhoudsysteem weet welk btw-percentage gekoppeld is aan de regel. Maar deze btw-code geeft ook weer of de regel inclusief of exclusief btw bevat. Dit zorgt ervoor dat uw boekhoudsysteem de regels wel op de juiste manier inboekt.

Btw-codes instellen

Bij “Instellingen > Financieel > Administratie > Grootboekrekeningen > BTW > per BTW type > BTW tarieven” kunt u de individuele btw-codes voor inclusief en exclusief btw instellen.

Offertes

Wanneer een offerte gegenereerd wordt, dan worden de individuele regels getoond met de btw-mode die is geselecteerd op evenementniveau. Het is dus niet meer nodig om te bepalen of de offerte inclusief of exclusief btw gegenereerd moet worden.

Stambestand

Er zijn twee velden t.b.v. verkoopprijzen in het stambestand (pakketten, producten, competenties en zaalhuur); een inclusief- en een exclusief btw verkoopprijsveld. Als u een product of pakket selecteert in een evenement dan wordt de prijs vanuit het stambestand o.b.v. de gekozen btw-mode overgenomen naar het evenement. Lees hier meer over in het artikel Evenement inclusief of exclusief btw offreren en factureren.

Let op: indien er geen prijzen gevuld zijn voor de gekozen btw-mode (ongeacht inclusief of exclusief btw) dan wordt de andere prijs overgenomen in het evenement.

Prijslijsten

Indien u gebruik maakt van prijslijsten, dan is het mogelijk om beide exclusief btw en inclusief btw verkoopprijs te beheren. O.b.v. de gekoppelde btw-mode in het evenement wordt de juiste verkoopprijs overgenomen vanuit de prijslijst.

Managementoverzichten

Alle managementoverzichten die worden gegenereerd door EasyParty zullen alleen exclusief btw verkoopprijzen tonen; ongeacht de gekoppelde btw-mode.