De Rittenplanning is een aparte module die zorgt dat u eenvoudig een overzicht van alle benodigde transporten kunt plannen. Het is mogelijk om de benodigde ritten te koppelen aan een evenement die vervolgens getoond worden op een apart overzicht met alle andere ritten.

Hiervoor dient het recht Evenementen>Evenement>Ritten te worden ingeschakeld

Inhoudsopgave

Rittenplanning overzicht

Binnen het rittenplanningsoverzicht kunt u filteren op 'Dashboard' en 'Strokenplanning'. Het tabblad strokenplanning is alleen zichtbaar wanneer je het nieuwe recht 'Rittenplanning > Rittenplanning - Strokenplanning' hebt. 

Verder kan er gefilterd worden op de ritten van een bepaalde periode of label. Links treft u alle ritten die o.b.v. van de filters getoond worden. Rechts treft u de verschillende Routes waaraan deze ritten gekoppeld kunnen worden. Als een rit nog niet gekoppeld is, dan is deze oranje en is er in de kolom “Route” nog niets gevuld.

Route aanmaken

Het is mogelijk om op twee manieren een route te maken:

• m.v. op “Route toevoegen” te drukken
• m.v. het selecteren van een rit in de linkerkolom en vervolgens op het pijltje naar rechts te drukken die tussen de ritten en routes is opgenomen.

Een rit kan maar aan 1 route gekoppeld worden, mits het vinkje 'Ritten koppelen aan meerdere routes' niet aan staat. De rit moet dezelfde datum hebben als de dag waarop de route plaatsvindt, anders is het niet mogelijk deze te koppelen. Indien het vinkje 'Ritten koppelen aan meerdere routes' aan staat, kunnen er dus ritten gekoppeld worden aan meerdere routes. 

Voor een route wordt automatisch een routenummer gegenereerd. Die is gebaseerd op de datum plus het routenummer (eerste, tweede, etc).  De velden: Auto, Werknemers en Opmerking zijn tekstvelden zodat u deze zelf kunt vullen. Ze zijn niet verplicht worden wel getoond op de route-export.

Het is zelf te beheren welke kolommen in de rittenplanning worden getoond onder instellingen > rittenplanning. 

Rit koppelen en wijzigingen bijhouden

Nadat een route is aangemaakt, is het mogelijk om meerdere ritten te koppelen d.m.v. het pijltje naar rechts. Het pijltje naar links zorgt ervoor dat een rit ontkoppeld wordt. Wanneer u een rit koppelt wordt deze automatisch ingevoegd in de route onder de geselecteerde regel. Onder de routes ziet u de gekoppelde ritten. Onderin het scherm ziet u extra details van de rit zoals Relatie en Contactpersoon. Deze komen uit het evenement.

De volgorde hiervan is te bepalen d.m.v. de omhoog/omlaag pijltjes. D.m.v. dubbelklikken op de gekoppelde rit kunt u de tijden tijdens het plannen eenvoudig wijzigen.

Als een rit gekoppeld is, dan wordt regel wit. Indien een wijziging gemaakt wordt aan de rit, zoals tijd of locatie, dan wordt de regel weer oranje. Wanneer deze gekoppeld wordt aan een (of dezelfde) rit, dan wordt de regel weer wit.

Exporteer route

De knop “Exporteer route” zorgt ervoor dat alle gegevens omtrent de route en de gekoppelde ritten geëxporteerd worden naar een document. Dit document kan meegegeven worden aan de chauffeur zodat die precies weet waar hij naartoe moet rijden. Hierop worden ook de gegevens van de klant getoond zodat de chauffeur eventueel contact op kan nemen met de klant.

Dit document kan ook opgehangen worden in de keuken en/of magazijn zodat de medewerkers die alles klaarzetten weten in welke auto of op welke route het evenement gepland is. Op de export komt ook het evenementnummer, deze komt overeen met het evenementnummer op de keukenbon en/of picklijst.

Definitie van een route

Een route is een levering die in één keer gedaan wordt. Dus de begin- en eindbestemming is altijd het hoofdkantoor. Indien een auto meerdere keren op-en-neer rijdt, dan zijn dit losse routes. Dit is meest optimale manier om met de rittenplanning te werken.

Aan een rit is een “Omschrijving” en “Naar” gekoppeld. In de omschrijving wordt genoteerd wat voor rit het is. Bijvoorbeeld “bezorgen”; dan weet de chauffeur dat hij/zij iets moet bezorgen. “Naar” is dus het adres waar het bezorgd moet worden. Bij omschrijving “ophalen” is het de bedoeling dat de chauffeur naar het adres rijdt en daar de spullen ophaalt.

Dit doet de chauffeur in de volgorde van hoe de ritten zijn gekoppeld. Daarom is het belangrijk dat de planner de volgorde van de ritten goed bekijkt zodat ze in de meest optimale volgorde staan. Het kan zomaar zijn dat er maar 1 rit gekoppeld is aan een route. Dan betekent dat de chauffeur heen- en terugrijdt naar 1 locatie. In andere gevallen rijdt de chauffeur van adres naar adres zonder te stoppen bij het hoofdkantoor.

Ritten aanmaken

Checkbox Transport benodigd

Binnen een evenement is er een checkbox “Transport benodigd”. Deze is staat standaard aangevinkt. Als deze aangevinkt is, dan is het tabblad “Ritten” zichtbaar. Als er geen transport benodigd is, dan kunt u het vinkje uitzetten. Het is dan mogelijk om de eventuele gekoppelde ritten te verwijderen zodat deze niet in het Rittenplanningsoverzicht komen.

Indien het vinkje “Transport benodigd” aanstaat en er zijn geen ritten gekoppeld, dan komt er bij het Rittenplanningsoverzicht een halfgevulde rit. Dit is een trigger om te laten zien aan de planning dat er wel een rit benodigd is, maar dat de details hiervan nog niet bekend zijn. Zo wordt niet per ongeluk een rit vergeten als die niet in het evenement gekoppeld is.

Rit aanmaken in een evenement

Binnen een evenement is een tabblad “Ritten” beschikbaar. Hier worden alle ritten voor dat evenement beheerd. Het is mogelijk om een rit toe te voegen d.m.v. de knop “Rit toevoegen”. Er kunnen zoveel ritten gekoppeld worden als gewenst.

De volgende velden zijn beschikbaar bij het invoeren van een rit:

• Datum: dit is de datum waarop de rit plaatsvindt. Deze wordt standaard gevuld met de datum van het evenement.
• Van: dit is de begintijd waarop
• Aankomst: dit is de tijd waarop de rit moet aankomen. 
• Retour: dit is de tijd waarop de rit retour moet gaan. 
• Tot: dit is de maximale eindtijd
• Omschrijving: dit is het type rit – bijvoorbeeld “bezorgen” of “ophalen” of nog specifieker “tent bezorgen”
• Naar: dit wordt standaard gevuld met het adres en plaats van de locatie van het evenement. Wanneer het afleveradres van het evenement aangepast wordt, dan wordt dit veld voor alle gekoppelde ritten ook aangepast.
• Opmerking: dit is een vrij tekstveld waar extra informatie gevuld kan worden t.b.v. de rit.
• Evenementgegevens
  • Externe omschrijving
  • KM: Aantal kilometers van de rit
  • Kostprijs is de kostprijs per KM
  • Verkoopprijs is de verkoopprijs per KM
  • Retour rit: indien dit vinkje aan staat, zal er voor deze rit geen keukenbon per rit/picklijst gegenereerd worden. 
  • Programmaonderdeel: Het programmaonderdeel waar deze aan gekoppeld is

Tip: als de afgesproken tijd en niet een raming is, maar een specifieke tijd zoals 10 uur, vul dan bij beide “Van” en “Tot” de tijd “10.00”. Als er geen tijd afgesproken is, vul dan geen tijd.

Rit automatisch aanmaken via “Snelle invoer”

Wanneer een Order aangemaakt wordt dan is het mogelijk om automatisch een rit toe te voegen die vervolgens zichtbaar is in de Rittenplanning. Het is ook mogelijk om standaard een retourrit te vullen.

• Dit kan d.m.v. het vinkje “Ritten aanmaken” aan te vinken (Tip: dit kan door op spatie drukken indien u TAB gebruikt).
• Deze velden zullen standaard gevuld worden vanuit de order:
  • Datum, Van en Tot komen vanuit het programmaonderdeel
  • Bij een heenrit wordt de omschrijving standaard gevuld met “Bezorgen”
  • Bij een retourrit wordt de omschrijving standaard gevuld met “Ophalen”
  • Naar wordt standaard gevuld met Straat en Plaats van het evenement.
  • Deze velden en Opmerkingsveld zijn nog aan te passen.

Daarnaast komt er een opmerking als een programmaonderdeel wijzigt wanneer er ritten gekoppeld zijn. Dit is dan de trigger om deze te bekijken en aan te passen.

• Indien deze pop-up niet gewenst is, dan is deze uit te zetten in Instellingen > Evenementen.

Bij Rittenplanning is het ook mogelijk is om de gekoppelde relatie te zien onder de geselecteerde rit.

In het werknemersbeheer zijn, in het onderdeel rechten, rechten opgenomen die de toegang tot de module beperken. Zo kun u bepalen welke gebruikers recht hebben om de rittenplanning te openen of niet.

Ritten bundelen

Ritten met hetzelfde afleveradres kunnen gebundeld worden tot 1 rit. Als 2 of meerdere ritten worden gebundeld, wordt de originele rit uit het overzicht verwijderd en wordt een nieuwe rit getoond met daarin alle gekoppelde ritten. Middels de filter 'Toon gebundelde ritten' kunt u de gebundelde ritten uitklappen, waardoor alle onderliggende ritten zichtbaar worden. De ritten die onder een gebundelde rit vallen zijn grijs van kleur zodat u deze kunt herkennen.

Het is ook mogelijk om een reeds gebundelde rit weer te ontbundelen middels de knop 'Ontbundelen'. Deze knop is enkel zichtbaar wanneer u een gebundelde rit heeft geselecteerd. Als een rit ontbundeld wordt, wordt het weer een op zichzelf staande rit. Als de gebundelde rit verwijderd wordt, worden alle onderliggende ritten ook weer individuele ritten. Als een rit wordt losgemaakt van een gebundelde rit, wordt deze rit ook automatisch verwijderd uit de route.

In de opmerking van de gebundelde rit worden alle evenementnummers benoemd van de ritten die er aan gekoppeld zijn.

Als een voertuig meerdere ritten heeft gepland die overlappen, dan wordt het aantal ritten getoond. Als je op dit aantal hovert verschijnt er een text vak met alle ritten erin.