In EasyParty zijn verschillende soorten facturen
Voorschotfactuur
Voorschotfacturen kun je in EasyParty vanuit het evenement aanmaken. Dit kan voor een percentage van of een bedrag van het totaalbedrag van het evenement.
Je maakt hier gebruik van als je voorafgaand van het evenement alvast (een deel van) het totaalbedrag in rekening wil brengen bij je relatie. Deze voorschotfactuur wordt uiteindelijk als min bedrag op de slotfactuur verwerkt. Dit bedrag hoeft de relatie natuurlijk niet 2x te betalen.
Hoe maak je een voorschotfactuur?
Ga in een evenement naar het tabblad 'Financieel' en klik op de knop 'Voorschot factureren'. Onderstaande pop-up komt dan tevoorschijn. Hierin kun je een voorschotbedrag als percentage of als € vullen.
Klik vervolgens op 'Maak conceptfactuur' en je voorschotfactuur wordt klaargezet in concept in de facturatiemodule zodat deze gefactureerd kan gaan worden.
Eindfactuur
Als uiteindelijk je evenement geweest is stuur je een eindfactuur. Hiermee factureer je het volledige resterende openstaande bedrag van het evenement.
Het is ook altijd mogelijk om vanuit het evenement en vanuit de facturatiemodule een conceptfactuur te genereren. Hiermee kun je controleren of de eindfactuur die je naar je relaties gaat versturen klopt. Verderop in de e-learning komen we terug op het controleren van facturen.
Hoe maak je een eindfactuur?
Dit gaat automatisch! EasyParty zet automatisch een eindfactuur voor je klaar zodra de evenementdatum verstreken is. Zo vergeet je nooit meer een factuur te versturen.
Uiteraard moet er nog wel een fiat gegeven worden voordat de factuur echt verstuurd mag worden. Hierover lees je verderop in de e-learning meer.
Creditfactuur
Als je een factuur verstuurd hebt maar dit moet ongedaan gemaakt worden om wat voor een reden dan ook, dan stuur je een creditfactuur. Dit is een factuur met een minbedrag waardoor de relatie of geld terugkrijgt (als ze de originele factuur al betaald hebben) of de openstaande factuur niet meer hoeven te betalen. Nadat je een creditfactuur verstuurd hebt weet het systeem dat dat bedrag dus niet meer gefactureerd is. Bij het opnieuw maken van een eindfactuur wordt dit bedrag daardoor weer opnieuw in rekening gebracht.
Hoe maak je een creditfactuur?
Dit gaat vanuit de facturatiemodule, hier komen we straks in de werkwijze nog even op terug.
Verzamelfactuur
Verzorg jij wekelijks een evenement voor dezelfde relatie? Dan kan het handig zijn om de facturen van deze evenementen te bundelen naar een verzamelfactuur die je 1x per maand bijvoorbeeld kunt versturen naar je relatie. Je voorkomt zo dat je meerdere facturen in een korte periode hoeft te versturen.
Hoe maak je een verzamelfactuur?
In de facturatiemodule is het mogelijk om 2 facturen aan te vinken en deze vervolgens samen te voegen via de knop 'Samenvoegen'. Vanaf dan gaan de 2 losse conceptfacturen voortaan als 1 conceptfactuur door het leven.
Handmatige factuur
Al bovenstaande facturen komen tot stand vanuit evenement. Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat je een keer een dienst of een product verkoopt buiten evenementen om. Hiervoor moet dan natuurlijk wel een factuur verstuurd worden. Met een handmatige factuur kun je zelf een factuur aanmaken die niet gekoppeld is aan evenement.
Hoe maak je een handmatige factuur?
Ook dit doe je via de facturatiemodule. Als je op het Plusje klikt wordt een volledig lege conceptfactuur klaargezet welke je kunt vullen met de juiste gegevens.
