De meeste artikelen op deze wiki zijn geschreven op een wijze dat deze voor u als gebruiker of als keyuser te volgen zijn. Dit artikel bevat echter een wat gedetailleerdere technische uitleg, bedoeld voor uw ICT-afdeling of netwerkbeheerder.

Inhoudsopgave

E-mails via EasyParty

EasyParty verstuurd de volgende e-mails:

  • Facturen die digitaal verstuurd worden
  • Inkooporders naar de leverancier
  • Mails over de planning naar de medewerkers
  • Mails met acties naar de medewerkers
  • Mails over wijzigingen die in een evenement plaatsvinden

Deze mails worden door EasyParty verstuurd namens u, deze mails worden rechtstreeks over SMTP bij de mailserver aangeboden. De e-mails worden niet via uw lokale e-mailclient verzonden. De e-mails worden niet in uw verzonden items opgeslagen.

Standaard wordt EasyParty bij installatie opgeleverd met de juiste instellingen voor een door EasyParty ter beschikking gestelde mailserver. Mocht u deze willen blijven gebruiken dienen hiervoor de SPF-records geconfigureerd te worden.

Mocht u ervoor kiezen EasyParty gebruik te laten maken van uw eigen (intern) e-mailserver of Google Apps of Office 365 e-mailomgeving, dan kunt u de noodzakelijke instellingen inrichten in EasyParty, onder de menuoptie instellingen > algemeen.


Let op! Deze instellingen worden enkel voor de reguliere EasyParty applicatie gebruikt. De webbased variant van EasyParty, EasyParty Online, Planning-portaal en het Bestel-portaal mailen altijd via de EasyParty mailservers!

Let op! Onderstaande SPF-records zijn ook van toepassing als u uw eigen e-mailserver instelt in EasyParty.

SPF-records

Omdat e-mails via EasyParty meestal niet via uw reguliere e-mailserver worden verzonden is het van belang om te controleren of de SPF records van uw domeinnaam of domeinnamen correct zijn ingesteld.

Als u meer wil weten over de werking van SPF records, kijk dan op https://nl.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework of https://www.internedservices.nl/faq/spf-records-waarom-en-wat-is-het/

Als u nog geen SPF records op uw domeinnaam of domeinnamen hebt ingesteld, kunt u via https://www.spfwizard.net/ in enkele stappen de juiste records opbouwen. Deze moet u vervolgens verwerken in de publieke DNS-records van deze domeinen.

Om te zorgen dat e-mails via EasyParty correct aankomen is het van belang om altijd onderstaand record toe te voegen aan uw bestaande SPF records;

include:_spf.easyparty.nl

Heeft u nog geen SPF records, vul dan de wizard op spfwizard.net in, en vul ‘_spf.easyparty.nl’ in bij het veld ‘Any domains that may deliver or relay mail for this domain:’

Ook als u gebruik maakt van uw eigen e-mailservers die reeds in de SPF records staan, is het in verband met de functionaliteiten van EasyParty Online van belang deze aanpassing in de SPF records door te voeren!

Controleren dat SPF goed ingesteld staat?

  • Maak een lijstje met afzender e-mailadressen voor de factuur (per label en administratie)
    • Pak alleen het deel achter het apenstaartje. Zorg dat unieke domeinnamen genoteerd staan. 
  • Ga naar https://mxtoolbox.com/spf.aspx
  • Voer de domeinnaam in, laat het IP-adres leeg en klik op 'SPF Record Lookup'
    • Komen er een of meerdere rode resultaten, dan is de SPF geheel ongelding>Vraag je ICT partner dit op te lossen én zet bovenstaand codeblok toe.
    • Komt er een groen resultaat, controleer dan of er tenminste 'include:_spf.easyparty.nl' bij staat. Is dit niet het geval, vraag je ICT partner dan dit op te lossen
    • Komt er een groen resultaat en __spf.easypaty.nl staat er wel bij, dan is deze domeinnaam goed ingesteld. 


Firewall

Om de e-mails bij de ingestelde e-mailserver te kunnen aanbieden is het van belang dat de firewall uitgaande connecties naar de betreffende server en poort toestaat.

Standaard maakt EasyParty gebruik van de mailserver mail01.kjemail.nl (IP-adres 87.233.220.70) over poort 25. Als uw firewall de mogelijkheid heeft op hostname te whitelisten, heeft dat de voorkeur boven whitelist op IP-adres.

Office 365

Omdat Office 365 aanvullende authenticatie uitvoert op de ‘from’-eigenschap van de verstuurde e-mails moet het vinkje ‘Mails centraal verzenden’ ingeschakeld worden. Zie de toelichting achter het vraagteken bij deze instelling voor de exacte werking. Als alternatief kan ook het account wat wordt ingevoerd in instellingen de juiste rechten krijgen om te mailen namens alle in EasyParty ingestelde afzender e-mailadressen.

Als u e-mails aan uw eigen medewerkers verstuurt via de EasyParty mailservers, worden deze door Office 365 mogelijk ondanks correcte SPF records alsnog als SPAM gemarkeerd of geweigerd. Om dit te voorkomen moeten de EasyParty mailserver worden opgenomen in de Office 365-verbindingsfilters.

Office 365 Portal > Beheer > Exchange-beheercentrum > Beveiliging > Verbindingsfilters > Bewerken > Verbindingsfilter > Lijst met toegelaten IP-adressen > Toevoegen; 87.233.220.70

Support & SLA

EasyParty kan geen ondersteuning geven op e-mails die niet aankomen bij ontvangers, als gevolg van onjuiste SPF records of firewall instellingen.

Ondersteuning die hierop wordt gevraagd valt buiten SLA en zal aanvullend in rekening worden gebracht.

  • Geen labels