Wanneer een evenement plaatsvindt bij een evenementenlocatie komt het altijd voor dat er specifieke zalen gebruikt worden. Het is mogelijk om de zaalhuur voor de gekoppelde zalen automatisch te koppelen. Deze wordt per zaal gekoppeld en kan in dit tabblad aangepast worden. Ook kunnen er extra regels toegevoegd worden d.m.v. de knop “Toevoegen”.

Zaalhuur per uur of per dag

In het tabblad ‘Zaalhuur’ ziet u alle zalen die gekoppeld zijn en een verkoopprijs hebben. De verkoopprijs is of een totaal verkoopprijs voor de hele dag of een verkoopprijs per uur (mits je over deze module beschikt). Dit is in te stellen bij Instellingen > Stambestand > Locaties > Verkoopprijs per uur.

Indien het vinkje aanstaat dan zal de zaalhuur berekend worden op basis van de prijs die gevuld is in het locatiebeheer keer het aantal uur dat de zaal gekoppeld is aan een evenement. Als u een andere zaalhuur berekening wilt hanteren, dan kunt u de prijs altijd handmatig aanpassen.

Als Verkoopprijs per uur aanstaat dan houdt EasyParty ook rekening met zalen die voor een deel van een uur verhuurt worden. Dus indien een zaal voor 3 uur en 1 kwartier verhuurt wordt, dan wordt het tarief vermenigvuldigd met 3,25. Dus een zaal die € 95,- per uur kost en van 09:00 tot 12:15 verhuurt wordt, wordt voor € 308,75 doorbelast (€ 95,- x 3,25).

Details van Zaalhuur

Hier worden een aantal details getoond van de zaal:

• Omschrijving: Dit is hoe de zaal omschreven wordt in de begroting van de offerte en op de factuur.
• Verkoopprijs & kostprijs: De verkoop- en kostprijs worden overgenomen vanuit de stamdata van de locaties. Deze is te wijzigen in het evenement.
• Grootboekrekening: De grootboekrekening wordt standaard gevuld met de grootboekrekening die als standaard is toegewezen in Instellingen > Financieel. Het is mogelijk om deze per zaal aan te passen.
• Programmaonderdeel: Doordat de zaal is gekoppeld aan een programmaonderdeel wordt die hier ook getoond. Mocht u een zaal toevoegen via het tabblad Zaalhuur dan kunt u zelf het programmaonderdeel nog koppelen.
• Suggestie: Daarnaast is het mogelijk om een zaal als suggestie op te nemen. In instellingen kunt u er voor kiezen om suggesties wel of niet in de begroting op te nemen.
• Niet samenpakken: Deze optie is van toepassing op hoe de zaalhuur moet terugkomen in de begroting. Indien het vinkje samengepakt aan staat bij Financieel > Samengepakt weergeven & het vinkje niet samenpakken op pakketniveau is aangevinkt, wordt dit pakket niet samengepakt in de begroting met de andere pakketten. Deze wordt dan los getoond in de begroting.