...
Algemene gegevens (kolom A t/m X)
...
De kolommen ‘A t/m X” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Materialen/Decoratie/Entertainment/Techniek > Eigenschappen
Voorbeelden hieronder zijn voor materialen, maar de andere tabbladen zijn precies hetzelfde.
Kolom A > Materiaalnaam (verplicht)
Omschrijving van het materiaal zoals deze intern gebruikt wordt. Graag hier zo veel mogelijk informatie toevoegen zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.
Bierglas Heineken (25cl)
- Servet luxe wit (56x 56cm)
- Vork klein zilver (Hotel)
Waterglas Bouquet (45cl) (kist, 24st)
Tip: Houd voor alle producten dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan zoals bord, lepel. stoel, tafel, etc.
Kolom B > Commerciële naam (verplicht)
Dit is de naam zoals de klant deze ziet op de offerte en de factuur. Dit kan hetzelfde als de interne naam zijn.
...
De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Categorie.
Kolom F > Producteenheid (verplicht)
Hoe wordt het product gezien? Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter. Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt. Bijvoorbeeld: servetten komen in een doos met hierin 10 pakken van 300 stuks. Deze worden per doos besteld, maar dat is niet de producteenheid – de producteenheid hier is: “Stuk” of “Pak” afhankelijk van of de standaard een pak is, of dat ze per stuk gezien worden.
...
- Hier beantwoordt je de vraag: Hoeveel “Producteenheid” gaat er in een “Verpakkingseenheid”?
Kolom I > Kostprijs (verplicht)
Dit is de kostprijs per producteenheid. Deze kostprijs wordt meegenomen per evenement om de marge te berekenen. Bij alle materialen zijn er altijd kostprijzen, ook al heb je ze zelf ooit aangeschaft en zijn ze al vaak verhuurd. Er moet altijd rekening gehouden worden met afschrijving. Lees ons artikel voor meer informatie en tips over evenementkostprijzen. https://www.easyparty.nl/artikelen/kostprijs-van-evenementen/
...
Kolom J > Verkoopprijs excl. BTW (verplicht)
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid excl. BTW.
...
Kolom L > Vaste inhuuritem (verplicht)
Als dit product niet op voorraad staat en altijd ingehuurd wordt dan voer je hier “Ja” in, anders “Nee”. Per evenement of periode kun je een je een inhuurlijst genereren voor het magazijn waarop alle artikelen met het vinkje “vaste inhuur item” staan.staan die ingehuurd moeten worden voor die periode.
Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden.
De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.
Kolom M > Verbruiksartikel (verplicht)
Als dit product een verbruiksartikel is voer je hier “Ja” in, anders “Nee”. Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.
Een artikel kan zowel een vast inhuuritem als verbruiksartikel zijn. Maar het kan ook tegelijkertijd een voorraadproduct (kolom N) en verbruiksartikel zijn.
Als het een vast inhuuritem en verbruiksartikel is, dan heeft dit geen invloed op de manier van bestellen zoals hierboven staat omschreven.
Als het een voorraadhoudend product en verbruiksartikel is, dan heeft dit invloed op de werkwijze binnen EasyParty:
Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald.
Bij dit soort artikelen is het mogelijk om een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen P en Q).
Kolom N > Voorraadproduct (verplicht)
Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “voorraadbeheer” heeft.
Sommige materialen heeft u zelf op voorraad. Bij deze producten voegt u hier toe “Ja” en indien u ze niet op voorraad heeft vult u hier “Nee”. Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.
In het voorraadbeheer kunt u altijd zien hoeveel u verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kunt u bepalen of u moet bijbestellen of niet. Verschil tussen voorraadhoudende producten die wel en geen verbruiksartikelen zijn:
...
Voorraad en Verbruiksartikel: Dit betekent dat u bij uw leverancier extra producten inkoopt om uw voorraad bij te vullen indien de voorraad onder de minimale voorraad dreigt te komen. Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen X t/m AJ) zodat ze besteld kunnen worden.
Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden.
Kolom N > Voorraadproduct (verplicht)
Staat dit product op voorraad in je eigen magazijn? Dan vul je hier "Ja" in. Of huur of koop je het altijd per evenement in? Dan vult u hier “Nee” in. Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.
Deze kolom is vooral belangrijk om te vullen als je beschikt over de uitgebreide magazijn module. Daarmee kun je in het voorraadbeheer zien hoeveel je verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kun je bepalen of je producten nog kun verhuren voor een evenement of moet bijbestellen of niet.
- Alleen voorraadartikel: Dit betekent dat u dit product zelf heeft aangeschaft. Indien u te kort komt, dan wordt er vaak bijgehuurd. Maar omdat de producten vaak niet hetzelfde zullen zijn, wordt een ander product gekoppeld aan het evenement. Dit is een ander product uit de sheet met zijn eigen leverancierdetails (inhuur item). Dus bij “alleen voorraadartikelen” is het alleen benodigd om de LeverancierID (kolom X) te vullen met uw bedrijfsnaam. De overige velden zijn dan niet benodigd want u zal dit nergens inkopen.
Combinaties van Kolom L-M-N :
Vast inhuuritem en Verbruiksartikel
Dit is een product
VOORBEELD? IS DIT OOIT?
Vast inhuuritem en Voorraadproduct
Dit is een product dat je zelf op voorraad hebt staan, maar als je er meer nodig hebt deze inhuurt. Bijvoorbeeld statafels, deze heb je 10 op voorraad, maar je kunt er makkelijk mee verhuren in dezelfde periode want bij je leverancier kun je dezelfde bijhuren. Dan vul je bij allebei "Nee" in. Het is hierbij wel van belang dat je de basisvoorraad goed invult. Wanneer je over de basisvoorraad heen gaat komen de producten op de inhuurlijst te staan.
Verbruiksartikel en Voorraadproduct
Dit is een verbruiksartikel dat altijd op voorraad moet staan. Bijvoorbeeld servetten en houtskool. Wanneer deze onder de minimale voorraad komen (Kolom P) komen ze in het besteladvies te staan.
Een product kan een voorraadproduct en verbruiksartikel zijn, dit invloed op de werkwijze binnen EasyParty:
Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald.
Bij dit soort artikelen is het mogelijk om een minimale en maximale voorraad toe te voegen. (Kolommen P en Q).
Vast inhuurtitem, Verbruiksartikel en Voorraadproduct
VOORBEELD? IS DIT OOIT?
...
Kolom O > Basisvoorraad
Dit is het aantal producten dat u op voorraad heeft. Per type artikel:
Bij vaste inhuuritem is dit
...
0, want
...
die heb je niet op voorraad.
Verbruiksartikelen hebben een fluctuerende voorraad:
Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan
dient ditmoet er voor alle producten de basisvoorraad éénmalig gevuld
teworden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn.
Zonder de module voorraadbeheer:
- Als je deze leeg laat komt de benodigde drank altijd op de inhuurlijst te staan
- Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn.Zonder de module voorraadbeheer: dit is niet bij te houden maar dient ook niet als “0” gevuld te worden. Anders denkt EasyParty dat u er geen op voorraad heeft. Indien het product niet op voorraad is, zal dit product standaard op de inhuurlijst komen te staan. Voeg als basisvoorraad dus “999999” in zodat het product altijd op voorraad is.
Bij voorraadartikelen is dit het aantal dat op voorraad is:
...
Vul hier in hoe veel je op voorraad hebt. Hou dit ook bij als er iets kapot gaat
...
of bijgekocht wordt.
Kolom P > Minimale voorraad
...