Importsheet: Materialen / Decoratie / Entertainment / Techniek

Kolom A > Materiaalnaam (verplicht)

Voorbeeld:

Wat is de interne naam/omschrijving van het product die we intern communiceren o.a. de picklijst voor het magazijn en het draaiboek?

Geef hier zo veel mogelijk informatie zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

1. Longdrinkglas - Krat 24st.
2. Bartafel zwart 

Kolom B > Commerciële naam (verplicht)

Voorbeeld:

Wat is de naam/omschrijving van dit product die we naar onze relatie communiceren op de offerte en de factuur?

Dit kan dezelfde naam zijn als in Kolom A.

1. Longdrinkglas
2. Bartafel

Kolom C > Artikelnummer

Dit is een intern artikelnummer voor het product. Dit veld is ter info en komt niet op de picklijst of andere exports.

Dit is alleen voor intern gebruik, als materialen een eigen artikelnummer hebben in je magazijn. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier.

Kolom D > Artikelnummer (extern)

Intern artikelnummer dat je extern communiceert. Dit artikelnummer gebruikt EasyParty om te exporteren op de stickers. 

Dit kun je gebruiken als je bijvoorbeeld een artikel in je winkel verkoopt en het artikel hiervoor een uniek artikelnummer nodig heeft. 

Kolom E > Categorie

Voorbeeld:

Onder welke categorie valt dit product? 

Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat je makkelijk kunt zoeken op bepaalde categorieën. 

De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Drankcategorie.

1. Glaswerk
2. Meubilair

Kolom F > Producteenheid (verplicht)

Voorbeeld:

Hoe wordt het product gezien?

Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter.

Dit staat los van hoe het product ingekocht wordt. 

De verschillende eenheden zijn te beheren in het tabblad Producteenheid.

1. Stuk
2. Stuk

Kolom G > Verpakkingseenheid

Voorbeeld:

Hoe is het product verpakt? In welke verpakking pakt het magazijn dit product? 

Dit is ook de eenheid die wordt getoond op de picklijst voor het magazijn. 

1. Krat - Het magazijn pakt geen losse glazen, er gaan altijd hele kratten mee, dus vul je hier Krat is.
2. Stuk - De bartafels gaan altijd per Stuk. 

Kolom H > Aantal in verpakking

Voorbeeld:

Hoe veel stuks/producteenheid (Kolom F)  zitten er in 1 verpakkingseenheid (Kolom G)? 

Dit moet EasyParty weten om uiteindelijk voor evenementen te weten hoe veel kratten er mee moeten voor bv. 100 longdrinkglazen. Zo hoeft dit niet los geteld te worden, maar alleen naar de verpakkingseenheid (krat) gekeken hoeft te worden.  

Als dit niet van toepassing is laat je deze cel leeg. 

1. 24 - Hoe veel glazen zitten er in 1 krat?

Kolom I > Kostprijs (verplicht)

Voorbeeld:

Wat kost 1 producteenheid (kolom F)?

Kostprijs van materiaal kan in 3 categorieën verdeeld worden:

1. Inhuurprijs van vaste inhuuritems
   Dit zijn de materialen die je standaard voor evenementen inhuurt bij een verhuurbedrijf. De kostprijs hiervan is de verkoopprijs die berekend wordt door het verhuurbedrijf (kolom AE).
2. Inkoopprijs van verbruiksartikelen
   Hierbij gaat het om de non-food verbruiksartikelen. Denk bijvoorbeeld aan waxinelichtjes of lampenolie voor de fakkels die tijdens het evenement zullen opbranden. De kostprijs is de inkoopprijs.
3. Kostprijs van voorraadhoudende materialen
   De materialen die je op voorraad hebt, brengen eveneens kosten met zich mee. De kostprijs is niet standaard de inkoopprijs van het materiaal, want het product gaat naar meer evenementen mee. Daarom moet je deze kostprijs uitrekenen per product. Die is opgebouwd uit twee aparte kosten: afschrijvingskosten en handelingskosten.

Bereken de totale materiaalkosten via de volgende methode voor een juiste kostprijsberekening voor het evenement

Stap 1: Afschrijvingskosten
Materiaal dat meegaat naar een evenement, komt niet altijd heelhuids terug. Materialen verslijten in de loop der tijd of breken tijdens een evenement. Daarom is het verstandig om een deel van de afschrijvingskosten op te nemen in de evenementkosten. Deze bereken je als volgt:

1. Schat in hoe vaak je denkt dat een product meegaat voordat het vervangen moet worden. Voor een wijnglas kan dat bijvoorbeeld 10 keer zijn, terwijl een longdrinkglas misschien wel 15 keer meegaat voordat het vervangen moet worden.
2. Deel vervolgens de inkoopprijs van het product door het aantal keer dat je verwacht het mee te kunnen nemen. Dit bedrag vormt de afschrijvingskosten van het materiaal, nog niet de volledige kostprijs van het materiaal.

Stap 2: Handelingskosten
Het personeel moet ook handelingen uitvoeren met de materialen die op voorraad zijn. Zo moeten bestek en glazen bijvoorbeeld na het evenement weer afgewassen en opgeborgen worden. Mogelijke handelingskosten zijn afwaskosten. Andere kosten zijn de kosten om het materiaal te verzamelen, transportkosten en kosten om het weer op te bergen. Voorbeeld van het berekenen van afwaskosten:

1. Bekijk de afwaskosten van de afgelopen 4 evenementen.
2. Bekijk vervolgens hoeveel producten er zijn afgewassen (glazen, borden, bestek, dienbladen etc.)
3. Deel de afwaskosten door het aantal afgewassen producten. Dit zijn je gemiddelde afwaskosten per product. Het blijft uiteraard een inschatting, maar zo verkrijg je een iets beter inzicht in de kosten.

Stap 3: Bereken de totale kostprijs van voorraadhoudende producten
De totale kostprijs van een voorraadhoudend product bereken je als volgt: (inkoopprijs / aantal evenementen) + handlingskosten

1. Longdrinkglazen staan in je eigen magazijn en daarvan moet dus een kostprijs uitgerekend worden:
• Je hebt ingeschat dat een longdrinkglas gemiddeld 10 keer mee gaat voordat het vervangen moet worden.
• De inkoopprijs van een nieuw glas is € 1,-
• Je hebt berekend dat de handelingskosten (verzamelen en afwassen) voor een glas € 0,25 per evenement zijn.
• Voor een longdrinkglas bedragen de kosten dan:
  (€ 1 / 10)  +  € 0,25  =  € 0,1  +  € 0,25  =  € 0,35

1. Statafels huur je altijd in bij een verhuurbedrijf. De inhuurprijs is € 9,50 per stuk

Kolom J > Verkoopprijs excl. BTW (verplicht)

Voorbeeld:

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid (kolom F) (excl. BTW)?

1. € 0,40 per glas
2. € 11,- per tafel

Kolom K > Verkoopprijs incl. BTW

Voorbeeld:

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid (kolom F) (incl. BTW)?

Deze vul je handmatig en wordt niet automatisch berekend omdat je dan zelf bepaald wat de verkoopprijs is. Als het systeem dit automatisch berekend dan zou je prijs op bijvoorbeeld €20,01 uit kunnen komen, misschien wil je het dan afronden naar €20,00 omdat dit er netter uit ziet.

1. € 0,48 per glas 
2. € 13,30 per tafel

Kolom L > Vaste inhuuritem (verplicht)

Voorbeeld:

Is het een product dat je altijd inhuurt? Deze kolom vul je met Ja of Nee

Per evenement of periode kun je een inhuurlijst genereren voor het magazijn waarop alle artikelen staan die ingehuurd moeten worden voor die periode. 

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.

1. Nee - Longdrinkglazen heb je zelf in je magazijn staan
2. Ja - Bartafels huur je altijd in

Kolom M > Verbruiksartikel (verplicht)

Voorbeeld:

Is het een product dat op gaat? Deze kolom vul je met Ja of Nee

Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen (kolommen Y t/m AL) zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de verbruiksartikelen direct in de besteladviezen komen te staan als ze onder de minimale voorraad komen.

1. Nee
2. Nee

Kolom N > Voorraadproduct

Voorbeeld:

Is het een product dat je standaard op voorraad hebt staan? Deze kolom vul je met Ja of Nee

Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.

Het vinkje voorraadproduct is alleen zichtbaar wanneer je over de uitgebreide magazijn module beschikt. Wij adviseren deze wel al te vullen, zodat bij een eventuele uitbreiding deze wel al goed staat.

De module besteladviezen en voorraadbeheer geeft een uitgebreid overzicht over je voorraadproducten wat er beschikbaar is in welke periode. Vanuit daar kun je bepalen of je producten nog kun verhuren voor een evenement of moet bijbestellen of niet.

1. Ja
2. Nee

Combinaties van Kolom L-M-N :

Kolom O > Basisvoorraad

Hoe veel producteenheid (kolom F) heb je als basisvoorraad in je magazijn staan?

Je kunt dit als volgt gebruiken:

Bij vaste inhuuritem is dit 0, want die heb je niet op voorraad.

Verbruiksartikelen hebben altijd een fluctuerende voorraad:

• Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dienen voor alle producten die basisvoorraad éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn. 

• Zonder de module voorraadbeheer: 

  • Als je deze leeg laat komt de benodigde drank altijd op de inhuurlijst te staan
  • Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is

Kolom P > Minimale voorraad

Voorbeeld:

Wat is het minimaal aantal producteenheden (Kolom F) die je op voorraad wilt hebben voordat het weer besteld moet worden?

Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen als de voorraad onder dit minimale aantal komt. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan vervolgens worden omgezet naar een inkooporder.

1. 240 - Er moeten minimaal 240 glazen op voorraad staan, voordat deze bijbesteld moeten worden

Kolom Q > Maximale voorraad

Voorbeeld:

Wat is het maximaal aantal producteenheden (Kolom F) die je op voorraad wil hebben?

Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de bestelling verhoogd tot de voorraad weer op dit maximale aantal zit.

1. 1200 -  Er mogen maximaal 1200 glazen op voorraad staan, voordat deze weer besteld moeten worden

Voor kolom R t/m T geldt het volgende:  

Deze kolommen zijn alleen van toepassing als je bij Kolom N (Voorraadproduct) 'Ja' hebt ingevuld.

Vul deze alleen als je gebruik wilt maken van picken per opslaglocatie of een uitgebreid voorraadbeheer. Als je magazijn zo klein/overzichtelijk is dat het niet nodig is om deze op te delen in opslaglocaties/stellingen/schappen dan kun je deze velden leeg laten. Mocht dit in de toekomst wel relevant worden, dan kun je deze altijd nog vullen.

Kolom R > Opslaglocatie

Voorbeeld:

Waar staat het product standaard opgeslagen? 

De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. De volgorde van producten op de picklijst wordt gebaseerd op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom S), dan schap (kolom T) en als laatste op alfabet van de productnaam.

1. Loods 1

Kolom S > Stelling

Voorbeeld:

Staat het product binnen de Opslaglocatie (Kolom R) op een stelling? Dan kun je deze hier invullen.

1. Stelling 4 - Glaswerk

Kolom T > Schap

Voorbeeld:

Staat het product binnen de Stelling (Kolom S) op een schap? Dan kun je deze hier invullen.

1. Schap 3

Kolom U > Opslagtype

Als je meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom V > Productgroep

Als je meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom W > Offertetekst

Als je een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan kun je dat hier toevoegen.

Bijvoorbeeld de afmeting van een item die je graag naar de relatie wil communiceren zodat er voldoende ruimte is. Vaak worden offerteteksten op pakketniveau toegevoegd (i.p.v. op productniveau).

Kolom X > Productopmerking

Als je meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.

Kolom Y > Leverancier ID

Voorbeeld:

Wie is de leveranciers van dit product? 

Leveranciers kun je aanmaken in het Tabblad Leveranciers, als de leverancier gevuld is kan deze met de dropdown gekozen worden in deze kolom. 

Zorg dat de leveranciersnaam overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.

1. Sligro
2. 't Arendje 

Kolom Z > Productnaam Leverancier

Voorbeeld:

Wat is de naam van het product bij de leverancier? 

1. Longdrinkglas - Krat 24 stuks (excl. krat)
2. Bartafel rond - 90cm 

Kolom AA > Artikelnummer Leverancier

Wat is het artikelnummer van het product bij de leverancier? 

Kolom AB > EAN Consumenteneenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren als zij deze hanteren.

Kolom AC > EAN Handelseenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren als zij deze hanteren. 

Kolom AD > Inkoopeenheid

Voorbeeld:

In welke eenheid koop je het product in bij de leverancier?

Deze is gekoppeld aan de prijs die je invult in kolom AE. Dit kan hetzelfde zijn als de Producteenheid (Kolom F), maar dat hoeft niet. 

1. Krat - Je koopt de glazen in per krat 
2. Stuk - Je koopt de tafels in per stuk

Kolom AE > Inkoopprijs

Voorbeeld:

Welke inkoopprijs betaal je voor het product excl. BTW, per inkoopeenheid (Kolom AD)?

1. € 24,00 - per krat
2. € 9,50 - per tafel

Kolom AF > Omrekenfactor

Voorbeeld:

Hoeveel Producteenheid (kolom F) zit er in 1 Inkoopeenheid (kolom AD)? Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. 

Dit kan hetzelfde zijn als de Verpakkingseenheid (Kolom G).

1. 24
2. 1

Kolom AH > Besteleenheid

Voorbeeld:

1. Charge - Glazen kun je groot inkopen per charge 
2. Charge - Bartafels kun je groot inkopen per charge

Kolom AI > Omrekenfactor

Voorbeeld:

Hoeveel Inkoopeenheid (kolom AD) zit er in 1 Besteleenheid (kolom AH)?

Als dit hetzelfde is, vul je hier 1.

1. 10 - Vanaf 10 kratten heb je inkoopvoordeel
2. 25 - Vanaf 25 stuks heb je inkoopvoordeel

Kolom AK > Minimale bestelhoeveelheid

Voorbeeld:

Heb je een speciale prijsafspraak met je leverancier, met de voorwaarde is dat je een groter volume per keer besteld? Dat vul je die hier.

Bijvoorbeeld; de leverancier wil dat je minstens 4 pallets besteld. Dan vul je hier 4 in.

Als dit niet het geval is vul je hier 1. 

1. 1
2. 1

Kolom AL > Bestelvolume

Voorbeeld:

Geeft je leverancier aan dat dit product in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden? Dan vul je hier 2.

 Dit is niet hetzelfde als de minimale bestelhoeveelheid.

Als dit niet het geval is vul je hier 1. 

Disposable dozen zijn minstens vanaf 4 pallets te bestellen. Daarna kun je het in meervoud van 2 te bestellen omdat de pallets aan elkaar gebonden zijn. Dan vul je het als volgt:

• • 1 pallet nodig, dan bestel je er 4.

  • 3 pallets nodig, dan bestel je er 4.

  • 5 pallets nodig, dan bestel je er 6.

Dan vul je hier 2.