In de tabblad zie je hoe het evenement financieel is opgebouwd.
In deze paragraaf nemen we je mee in de werkwijze hoe een evenement uiteindelijk financieel is ingericht en dat je dit hier kunt controleren en aanpassen voor het het evenement gefactureerd wordt.
Voordat jullie kunnen gaan facturen en onderstaande stappen/uitleg kunnen gaan gebruiken voor een factuur dienen de financiële instellingen zijn ingericht, de uitleg hierover tref je: 5.4 Financiële administratie
We spreken 1 datum af waarop we compleet overgaan met facturatie op EP. De reden hiervoor is dat het verplicht is om oplopende factuurnummers te hebben. Om ervoor te zorgen dat dit mogelijk is is het dus belangrijk dat er vanuit één plek gefactureerd wordt, EP. In EP kun je aangeven welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen. Dit stel je in op de dag dat je overgaat op facturatie via EP omdat je dan weet welk nummer de laatste factuur heeft gehad. (laten zie dat dit kan bij instellingen > financieel > Adminstratieve instellingen) In EP is het alleen mogelijk om nummers te gebruiken, dus geen tekens. Sommige bedrijven maken gebruik van factuurnummers als 00002019-1, dit kan niet in EP. In dat geval moet je de factuurreeks wijzigen. Dit mag van de belastingdienst in 2 gevallen, namelijk:
- 1x per jaar op het einde/begin van het boekjaar
- Wanneer je kunt aantonen bij de belastingdienst dat het noodzakelijk is om te wisselen, bijvoorbeeld wanneer je gebruik gaat maken van een nieuw systeem.
Wanneer je factureert vanuit 2 verschillende plekken (waarvan 1 via EP is) dan kun je in EP aangeven vanaf waar je factuurnummers gaan oplopen.
Ik regel dat alle conceptfacturen die EP heeft gegenereerd van de evenementen die jullie reeds hebben aangemaakt worden verwijderd tot die datum zodat jullie dan kunnen beginnen met een lege facturatiemodule. Dit werkt fijner voor het overzicht.
Wat zijn de stappen:
...
Wanneer jullie het gehele evenement met de gewenst invulling hebben opgevoerd, wordt hier een begroting of wel een financieel overzicht over gevormd.
- Allereerst evenementdetails behandelen
- Daarna door evenement heen klikken en laten zien dat er zaken aan gekoppeld zijn die bepalen wat er in de offerte en factuur komt
- Dan financieel overzicht helemaal toelichten
- Kortingen
- Evenmentkorting
- Korting per regel (hoofdregel en subregel)
- Korting opnieuw inzetten
- Afdrachten
- Comissies
- Samengepakt weergeven
- Voorschot factureren
- Conceptfactuur
- Financieel vrijgeven > op slot zetten evenement
- Nacalculatie
- Periodefactuur: meerdere facturen maken van één evenement.
Opsomming blijft altijd staan ook de korting op evenement niv.
Tevens zie ja altijd onder of dat er verstuurde/gegenereerde facturen zijn/
| Tip |
|---|
Niet te factureren evenementen Hier zie je een overzicht van alle evenementen die aangemerkt zijn als ‘Niet te factureren’. Vanuit hier kun je de evenementen financieel afhandelen zodat ze dicht staan. Deze extra stap is toegevoegd
|
Tabbladen financieel
...
Image Added
| Uitbreiden |
|---|
|
- Locatie afdracht: je kunt een standaard afdracht instellen per locatie. Wellicht is alleen voor dit evenement een afdracht afgesproken van zoveel procent over culinair, dit kun je dan hier invoeren.
- Doorbelasten aan klant
- Zichtbaar aan klant
|
| Uitbreiden |
|---|
| title | Samengepakt weergeven |
|---|
|
- Samengepakt weergeven: manier van tonen van de onderdelen op de factuur.
|
...
Image Added
| Uitbreiden |
|---|
| title | Financieel verversen |
|---|
|
|
| Uitbreiden |
|---|
| title | Prijs per gast instellen |
|---|
|
- Prijs per gast instellen
- Je kunt selecteren over welke onderdelen je een prijs per persoon wilt maken, je kunt dus ook meerdere prijzen per persoon maken (voor bijvoorbeeld dranken en culinair) Of één totaalprijs per persoon.
- EP maakt een arrangement van deze prijs per persoon, bij het tabblad arrangementen kun je een aangemaakt prijs p.p. dus ook aanpassen/verwijderen. Laat zo zien als ik er een heb aangemaakt
- Je kunt zelf kiezen voor hoeveel personen je de prijs per gast wilt maken
- EP adviseert een prijs per gast, dit is de totale verkoopprijs gedeeld door het aantal gasten
- Je kunt daarna zelf een prijs per gast aangeven, hiermee kun je nog spelen met je marge.
- Laten zien dat de onderliggende prijzen en marges verdwijnen omdat deze nu in je arrangement zitten (je prijs per gast).
- Laten zien hoe dit bij arrangementen werkt.
- Daarna verwijderen om de normale gang van zaken te laten zien.
|
| Uitbreiden |
|---|
|
- Voorcalculatie maken: dit kan alleen wanneer de evenementdatum nog niet geweest is (logisch want deze maak je vooraf). Op basis van de voorcalculatie kan besloten worden of het evenement realistisch en rendabel is. Deze gegevens kunnen ook uit het financieel overzicht gehaald worden maar wanneer iemand (intern) hier bijvoorbeeld niet bij kan dan kun je eenvoudig via deze export laten zien wat de verwachtingen zijn.
|
| Uitbreiden |
|---|
| title | Voorschot factureren |
|---|
|
- Voorschot factureren
- Een bedrag als voorschot factureren
- Een percentage van het totaalbedrag als voorschot factureren.
|
| Uitbreiden |
|---|
| title | Conceptfactuur genereren |
|---|
|
- Conceptfactuur: is een factuur die je kunt sturen om je klant alvast op de hoogte te stellen. Dit is een onofficiële factuur en is dus niet rechtsgeldig.
- Deze conceptfacturen worden verder rook niet opgenomen in de administratie, omdat ze niet rechtsgeldig zijn. Er dient dus altijd nog een definitieve factuur te volgen.
|
| Uitbreiden |
|---|
| title | Financieel vrijgeven |
|---|
|
- Financieel vrijgeven: als je zelf het evenement hebt gecontroleerd en alle wijzigingen naar aanleiding van het evenement (realisaties e.d.) hebben plaatsgevonden dan kun je vanuit het evenement het evenement financieel vrijgeven. In de module facturatie wordt deze regel dan wit zodat ze daar weten, oké dit evenement is gecontroleerd en klaar om gefactureerd te worden. Belangrijk is dus om vast te stellen wie dit bij jullie organisatie gaat doen.
|
| Uitbreiden |
|---|
| title | Nacalculatie genereren |
|---|
|
- Nacalculatie: nadat alle realisaties achteraf zijn ingevoerd in EP is het mogelijk om een nacalculatie te genereren. Hiermee heb je inzichtelijk hoe je evenement gedraaid heeft, hoe rendabel t is geweest, welk marge je hebt behaald. Dit is interne info.
|
| Uitbreiden |
|---|
| title | Contante verkopen verwerken |
|---|
|
|
| Uitbreiden |
|---|
| title | Periodefactuur aanmaken |
|---|
|
...