Wanneer je hier aankomt, wil je natuurlijk graag een volledig overzicht van hoe het evenement gevuld is met verkoopitems. Zo kun je controleren of alles klopt en eventueel nog kortingen toevoegen.

Voorafgaand aan het evenement zie je in één oogopslag of je het evenement met een goede marge verkoopt. Erg belangrijk om te weten voordat je de offerte naar de klant verstuurd! Is de offerte bevestigd kan er een voorschotnota verstuurd worden. Na afloop van het evenement kan hier alles gecontroleerd worden, realisaties kunnen worden ingevoerd en het evenement kan 'Financieel vrijgegeven' worden, met andere worden: Alles klopt helemaal, dus de factuur mag verstuurd worden! In deze paragraaf nemen we je mee in de werkwijze en alle mogelijkheden in Financieel.


Voordat jullie kunnen gaan facturen en onderstaande uitleg kunnen gaan gebruiken, is het aan te reden dat de financiële instellingen zijn ingericht, de uitleg hierover tref je: 5.4 Financieel

Algemene werkwijze

Voor het opstellen van een financieel overzicht is bepaalde informatie nodig. Waar begint dit proces:

Evenementendetails

In EasyParty start dit bij de Evenementendetails. Waarschijnlijk zijn de meeste velden al juist ingevuld bij het aanmaken van het evenement, maar het is wel belangrijk om vooral de velden die van belang zijn voor de facturatie nog een keer goed te controleren.

Dit zijn de volgende velden:

  • Label: De inrichting van de beschikbare labels vind je hier. Hiermee kun je voor elk label binnen jullie organisatie eigen briefpapier en lettertypes instellen voor de factuur. 
  • Administratieve gegevens:
    • Als jullie meerdere administraties hebben, kun je hier de keuze maken voor dit evenement, zodat het op de juiste grootboekrekeningen wordt geboekt. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier (we adviseren dat iemand van de financiële administratie deze instellingen doet).  
    • BTW mode: de standaard BTW mode wordt ingesteld in de instellingen, maar kan hier per evenement worden aangepast. Zo kun je ervoor kiezen om in de offerte de prijzen inclusief of exclusief BTW te communiceren.
    • Als jullie binnen de administratie gebruikmaken van meerdere kostplaatsen, kun je hier de gewenste kostplaats selecteren. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier (we adviseren dat iemand van de financiële administratie deze instellingen doet).  
    • Ontvang je een inkoopordernummer van een klant, dan kun je dit hier invoeren, zodat het op de factuur wordt vermeld.

    • Wat doen de checkboxes:

      • Niet factureren: Als je deze checkbox inschakelt, wordt het evenement niet gefactureerd en verschijnt het dus niet in de facturatiemodule.
      • Geen omzet: Door deze checkbox aan te vinken, worden alle verkoopprijzen op €0,- gezet. Zo kun je de klant alsnog een factuur sturen ter bevestiging van de afspraak dat het evenement kosteloos wordt aangeboden.
    • Facturatieopmerkingen: Wanneer je hier een opmerking noteert, verschijnt deze tijdens het factureren. De opmerking wordt niet op de factuur vermeld.
    • Budget: Hier kan het budget worden genoteerd dat de klant voor het evenement heeft vastgesteld. Voor interne doeleinden is dit alleen ter informatie. Het is ook mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te vermelden.
  • Factuurrelatie: Deze wordt automatisch ingevuld vanuit het CRM, maar het is mogelijk om deze voor een evenement aan te passen. Lees hier de uitgebreide instructies.


Nadat de evenementdetails zijn gevuld en gecontroleerd, ga je verder met het inrichten van het evenement. Alle verkoopitems die zijn gekoppeld in het evenement, komen uiteindelijk terug in het financiële overzicht in het evenement.

Financieel 

Het controleren van het overzicht:

  • Klopt het overzicht? Is de totale opsomming die onderaan wordt weergegeven (voorbeeld) correct? Zijn de marges goed? Ga dan verder naar de offerte om deze te genereren en naar de klant te versturen.
    • Als het evenement al heeft plaatsgevonden, kan het evenement hier financieel vrijgegeven worden, waar en hoe je dit doet lees je verder in dit hoofdstuk: Menubalk financieel
  • Is het overzicht nog niet compleet? Wat mis je? Een korting? Wil je de prijs per gast communiceren en factureren? Of wil je gewoon eens bekijken hoe een relatie de factuur ontvangt? Dit is mogelijk en wordt in de onderstaande hoofdstukken binnen deze paragraaf verder toegelicht.


Wat zie je in dit overzicht?

Er is hier veel mogelijk! We begeleiden je door de werking en uitleg van elke knop/tabblad in de onderstaande hoofdstukken.

Het grootste deel van het scherm is gevuld met een tabel waarin de regels (verkoopitems) worden weergegeven. De onderliggende onderdelen van een verkooppakket zie je hier niet.



Blauwe omlijning: Kortingen

Om direct een korting toe te passen op een specifiek verkoopitem, klik de regel aan en druk op je Spatiebalk. Hierdoor opent een pop-up waarin je een bedrag of percentage kunt invoeren. Als je de korting wilt wijzigen of verwijderen druk je weer op je Spatiebalk.

Waarvoor wordt deze knop gebruikt:

De korting staat standaard op de totale begroting, maar kan worden ingesteld zodat deze ook in de uitgebreide begroting wordt weergegeven. Dit kunt u in- of uitschakelen via Instellingen > Offerte en Draaiboek > Offerte > Kortingen tonen in begroting. De korting wordt op de factuur uitgesplitst per btw-percentage, maar in de begroting verschijnt er slechts één totaalregel met de korting.

Waarvoor wordt deze knop gebruikt:

Deze knop zorgt ervoor dat alle handmatige aanpassingen op evenementniveau worden overschreven en de kortingen vanuit CRM opnieuw worden berekend. Als er geen standaard kortingsregels zijn toegevoegd op relatieniveau, worden alle reeds toegevoegde kortingen verwijderd. Het is mogelijk om per relatie op CRM-niveau aan te geven of een standaardkorting per categorie moet worden berekend. Dit kan worden ingesteld via CRM > Relatie selecteren > Kortingen. Als er standaard kortingsregels op relatieniveau zijn ingesteld, worden deze automatisch toegevoegd aan het financieel overzicht.

Waarvoor wordt deze knop gebruikt:

Hiermee ververs je van bestaande conceptfacturen, wanneer je wijzigingen aanbrengt in de omzet van het evenement. Met die knop zorg je er direct voor dat de openstaande conceptfacturen van het evenement opnieuw berekend worden.

Oranje omlijning: Tabbladen Financieel

Hier wordt het bovenstaande overzicht standaard weergegeven.

Zijn er afdrachten gekoppeld aan de locatie dan kun je deze hier in zien en wat de totale kosten zijn.

Voor een uitgebreide uitleg: Evenementen – Financieel – Locatie afdracht

Zijn er commissies gekoppeld aan een dan kun je deze hierin zien en wat de totale kosten zijn.

Voor een uitgebreide uitleg: CRM algemeen

Onder dit tabblad wordt aangegeven hoe de onderdelen weergeven worden op de factuur.

Voor een uitgebreide uitleg: Evenementen – Financieel – Samengepakt weergeven

Groene omlijning: Menubalk financieel

Door op deze knop te klikken ververs je het gehele financiële overzicht.

Wanneer je het evenement wilt aanbieden per gast kun je deze knop gebruiken.

Er verschijnt een pop-up om de prijs per gast in te stellen. Hier voer je de gewenste naam, het aantal gasten, de totale prijs in en geef je de onderliggende onderdelen aan die onder de prijs per gast vallen. Van deze aangevinkte onderdelen maakt EasyParty een arrangement. Hier lees je verderop in de e-learning meer over. 

Dit is alleen mogelijk als de evenementdatum nog niet heeft plaatsgevonden.

Met de voorcalculatie kan worden bepaald of het evenement realistisch en rendabel is. Deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen, maar als iemand hier niet bij kan zijn, kun je eenvoudig via deze export de verwachtingen tonen.

Willen jullie een voorschotfactuur naar de klant sturen? Dat kan via deze knop.

Als je op de knop klikt, verschijnt er een pop-up met verschillende opties. Hier kun je aangeven of er een bedrag of percentage als voorschot gefactureerd moet worden. Zodra je dit invoert, wordt de voorschotfactuur doorgegeven aan de facturatiemodule, zodat de administratie deze kan versturen.

Dit is een factuur die je kunt sturen om je klant alvast op de hoogte te stellen of om de uiteindelijke factuur te controleren. Dit is een onofficiële factuur en is dus niet rechtsgeldig. Deze factuur heeft dus ook geen factuurnummer.

Als het evenement heeft plaatsgevonden, je hebt het gecontroleerd en alle wijzigingen en realisaties zijn doorgevoerd, klik je op deze knop om het evenement financieel vrij te geven. Door op deze knop te klikken, wordt het evenement op slot gezet en doorgezet naar de facturatiemodule. In de facturatiemodule wordt deze regel dan wit weergegeven, zodat iedereen weet dat het evenement is gecontroleerd en klaar is om gefactureerd te worden. 

Als het evenement heeft plaatsgevonden, en alle realisaties zijn ingevoerd, kun je een nacalculatie genereren. Hiermee krijg je inzicht in de prestaties van je evenement, de rendabiliteit en de behaalde marge. Dit is interne informatie en deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen.

Als er een contante betaling voor het evenement is, kun je deze verwerken in de pop-up die verschijnt wanneer je op deze knop klikt.

Deze knop is niet voor iedereen zichtbaar aangezien deze in een uitbreidingsmodule van EasyParty zit.

Wil je een periodefactuur aanmaken? Klik dan op deze knop. Je kunt nu de regels (verkoopitems) selecteren die je in een afwijkende periode wilt factureren. Klik vervolgens opnieuw op dezelfde knop, en de factuur wordt aangemaakt en naar de facturatiemodule gestuurd.

Wanneer gebruik je deze functie? Bijvoorbeeld als een klant wekelijks een lunch afneemt, hier 1 evenement voor aanmaakt en maandelijks een factuur wil ontvangen.

Acties

Zijn jullie zover in de implementatie dat jullie evenementen financieel vrijgeven en de facturatiemodule gaan gebruiken? Dan willen we graag weten vanaf welke datum jullie overstappen op facturatie via EasyParty.

Dit is belangrijk omdat het verplicht is om oplopende factuurnummers te hanteren. In EasyParty kun je aangeven welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen. Dit stel je in op de dag dat je overgaat op facturatie via EasyParty, omdat je dan weet welk nummer de laatste factuur heeft gehad. Je vindt deze instelling onder: Instellingen > Financieel > Administratieve instellingen.

Wij zorgen ervoor dat alle conceptfacturen die EasyParty heeft gegenereerd voor de evenementen die jullie al hebben aangemaakt, tot die datum worden verwijderd, zodat jullie kunnen beginnen met een schone facturatiemodule. Dit zorgt voor een beter overzicht.

Tips

  • In EP is het alleen mogelijk om nummers te gebruiken, dus geen tekens. Sommige bedrijven maken gebruik van factuurnummers als 00002019-1, dit kan niet in EP. In dat geval moet je de factuurreeks wijzigen. Dit mag van de belastingdienst in 2 gevallen, namelijk:
    • 1x per jaar op het einde/begin van het boekjaar
    • Wanneer je kunt aantonen bij de belastingdienst dat het noodzakelijk is om te wisselen, bijvoorbeeld wanneer je gebruik gaat maken van een nieuw systeem.
  • Wanneer je factureert vanuit 2 verschillende plekken (waarvan 1 via EP is) dan kun je in EP aangeven vanaf waar je factuurnummers gaan oplopen. Zorg dan dat dit een andere reeks is dan op de andere plek vanuit waar je factureert.

Wil je nog meer uitleg, lees dan Financieel


  • Geen labels