...

Bij in Instellingen > Evenementen > Standaard vulling nieuwe evenementen, is het mogelijk om voor een aantal velden aan te geven of het een verplicht veld moet zijn. Het is ook mogelijk om te bepalen wat de standaardvulling van sommige velden dient te zijn. Deze standaarden zijn altijd nog wijzigbaar in het evenement.

Uitleg van alle velden

Alle velden kunnen d.m.v. een tag op de offerte komen indien gewenst. Dit is zelf te beheren.

...

Thema/ sfeer: hier kan de gewenste sfeer/ het gewenste thema van het evenement worden gevuld. Dit is een ter info veld.

Relatie

Wijzig relatie: door op de knop ‘Wijzig relatie’ te klikken kan een andere relatie voor het evenement worden geselecteerd.

...

• Deze komt in de offerte d.m.v. de tag [EvenementGeachte]. Indien u een andere tag gebruikt, dan blijft de contactpersoon zoals deze in CRM is gevuld.

Locatie

Locatie: door op de knop ‘Wijzigen’ te klikken, kan een andere locatie worden geselecteerd.

...

• Indien alles in één locatie plaatsvindt, dan is dit niet nodig.
• Bij Programma is het dan mogelijk om ook de zalen van de andere locaties te selecteren.
• De locatie gekoppeld bij Locatie blijft de hoofdlocatie voor onderdelen zoals locatienummer (welke op de factuur komt).

Interne contactpersonen

De interne contactpersonen zijn rollen die u zelf kunt bepalen voor uw interne werkwijze.

...

• In het Evenementenoverzicht kan worden gefilterd op Projectmanager.
• De Projectmanager wordt getoond in het Draaiboek en de Keukenbon.

Afleverlocatie

De afleverlocatie komt op alle operationele documenten, o.a. keukenbon en picklijst.

...

Straat/ Huisnummer/ Postcode/ Plaats/ Land: hier kan het afleveradres worden gevuld. Dit adres wordt getoond op de Picklijst, Keukenbon en Draaiboek.

Administratieve gegevens

Voor meer informatie over hoe deze gegevens invloed hebben op de facturatie, klik hier voor het artikel over Facturen versturen.

...

Budget: hier kan het budget worden genoteerd, dit veld is puur ter info en komt nergens terug in EasyParty. Het is mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te laten komen.

Opmerkingen

Evenement: de opmerking die hier wordt genoteerd is zichtbaar op het draaiboek en eventueel ook op de offerte. Hier zou u informatie zoals allergenen of wensen kunnen noteren.

...

Indien een opmerking op alle drie de plekken moet komen, dan kunt u eenvoudig een opmerking kopiëren en plakken.

Factuurrelatie

De factuurrelatie wordt gevuld zoals het bij CRM is gekoppeld. Bij een relatie is het mogelijk om meerdere contactpersonen te koppelen. Bij een contactpersoon is het mogelijk om aan te geven dat een persoon een “financiële contactpersoon” is. Dit betekent dat indien dit specifiek is aangegeven, deze persoon wordt gevuld. Anders wordt gewoon de contactpersoon van het evenement gevuld.

...

Kies alternatieve relatie: standaard wordt de relatie van het evenement bij factuurrelatie getoond, echter is het mogelijk om een alternatieve relatie te selecteren door middel van de knop “kies alternatieve relatie”. Hier kunt u een andere relatie selecteren voor de factuur.

Logo’s

Evenementlogo: via de knop evenementlogo instellen is het mogelijk om een logo van het evenement toe te voegen, deze komt dan terug op de offerte wanneer de tag [EVENEMENTLOGO] is toegevoegd aan het offertesjabloon.

...