Inhoudsopgave

Aanmaken evenement

Bij het aanmaken van een evenement dienen diverse gegevens ingevoerd te worden. Deze gegevens zorgen voor de basis van het evenement, o.a.:

• Waar vindt het plaats?
• Voor wie is het evenement?
• Wanneer vindt het plaats?
• Wat voor evenement is het?

Tips voor het vullen van deze details

Niet alle velden zijn verplicht. Maar hoe meer informatie u hier vult, hoe meer informatie u achteraf heeft. Bijvoorbeeld als u de “Samenstelling gasten” vult, dan weet iedereen intern wat voor gasten ze kunnen verwachten. Ze kunnen hier dan op anticiperen.

Achteraf kunnen deze gegevens ook handig zijn voor het maken van rapportages. Bijvoorbeeld als de “Bron” gevuld wordt dan kunt u eenvoudig berekenen wat voor omzet welke bron heeft binnengebracht. Hierdoor kunt u een besluit maken om een bron wel of niet voort te zetten.

Bij in Instellingen > Evenementen > Standaard vulling nieuwe evenementen, is het mogelijk om voor een aantal velden aan te geven of het een verplicht veld moet zijn. Het is ook mogelijk om te bepalen wat de standaardvulling van sommige velden dient te zijn. Deze standaarden zijn altijd nog wijzigbaar in het evenement.

Uitleg van alle velden

Alle velden kunnen d.m.v. een tag op de offerte komen indien gewenst. Dit is zelf te beheren.

Evenement geheel kopiëren: met deze knop kunt u eenvoudig een evenement kopiëren.

• Alle programmaonderdelen en gekoppelde pakketten worden overgenomen zoals ze in het evenement zijn opgenomen en niet zoals in de stamdata.
• Indien er programmaonderdelen zijn toegevoegd op andere dagen dan de evenementdatum, dan zal deze met dezelfde afwijkingen worden meegenomen bij het kopiëren.
  • Bijvoorbeeld;  een evenement vindt plaats op 24-06-19 plaatsvindt met programmaonderdelen op o.a. 23-06-19 en 25-06-19
  • Deze wordt gekopieerd naar de nieuwe evenementdatum 13-08-19
  • De nieuwe programmaonderdelen krijgen dan de volgende data: 12-08-19 en 14-08-19.
• De volgende velden worden niet gekopieerd bij het kopiëren van een evenement:
  • Definitief aantal gasten
  • Werkelijk aantal gasten
  • Samenstelling gasten
  • Bron
  • Deadline versturen
  • Inkoopordernummer
  • Alle opmerkingenvelden
  • Offertethema (bij offertes)

Evenement verplaatsen: met deze knop kunt u een evenement en alle onderliggende programmaonderdelen eenvoudig verzetten naar een andere datum.

• Dit werkt hetzelfde als kopiëren, echter wordt er geen nieuw evenement aangemaakt maar wordt het evenement verplaatst.
• Indien u alleen de Evenementdatum bij Basisgegevens aanpast, dan veranderen de onderliggende programmaonderdelen niet mee.

Basisgegevens

Evenementnummer: evenementnummers zijn oplopend en worden automatisch toegekend bij het aanmaken van een nieuw evenement. Dit nummer wordt overal gebruikt in EasyParty om te identificeren om welke partij het gaat.

Label: indien er meerdere labels zijn ingesteld, kan hier worden geselecteerd onder welk label het betreffende evenement valt.

• Niet ieder bedrijf heeft meerdere labels, maar indien uw bedrijf meerdere bedrijven bevat, dan zijn dat aparte labels.
• Er kan gefilterd worden op label binnen evenementen, keukenbonnen, magazijnlijsten en managementoverzichten. Zo kunt u alles gescheiden houden maar toch in één systeem.

Evenementdatum: hier kan de gewenste evenementdatum worden geselecteerd. Indien het om een meerdaags evenement gaat, vul dan hier de eerste dag in. Op programmaniveau kunt u een meerdaags programma invoeren.

Aard: koppel hier de aard van het evenement. Het is mogelijk om sub-aarden te koppelen in de twee velden hieronder.

• Aarden zijn het hoofdtype van een evenement. Voorbeelden hiervan zijn Congres, Bruiloft, Personeelsfeest, Receptie, etc.
• Sub-aarden kunnen extra informatie geven over de aard van het evenement – bijvoorbeeld welk type culinair. Voorbeelden hiervan zijn BBQ, Buffet, Walking dinner, etc. Dan kunt u bijvoorbeeld bijhouden wat voor types bruiloften u organiseert.
• Aarden en sub-aarden zijn te beheren door op het beheericoontje achter het veld ‘Aard’ te klikken. In het pop-up scherm kunnen bestaande aarden worden beheerd en nieuwe aarden worden aangemaakt. Een aard kan worden gekoppeld (dit wordt dan vanzelf ook een sub-aard) door de gewenste aard te selecteren in de drop-down ‘Gekoppeld aan’.
• In de Jaarplanning zal een evenement terugkomen met de kleur die is gekoppeld aan de geselecteerde aard. Per evenementstatus kan een afwijkende kleur worden ingesteld. Sub-aarden hebben geen losse kleur.

Omschrijving: voer hier de omschrijving in van het evenement. Hier kunt u specifieker zijn want deze omschrijving komt op alle documentatie – van offerte tot factuur en alle operationele documenten.

Aantal gasten: voer hier het aantal gasten in dat wordt verwacht op het evenement. Dit is het hoogste aantal; want per programmaonderdeel kunt u specificeren hoeveel gasten er per programmaonderdeel komen.

Waarvan kinderen: voer hier het aantal kinderen in dat wordt verwacht op het evenement. Dit is een ter info veld en heeft geen invloed de invulling van het evenement.

Definitief aantal gasten: dit vinkje zorgt ervoor dat u eenvoudig kunt zien of het aantal gasten genoteerd boven het definitieve aantal gasten is of niet.

• Uw kunt de selectie export (bij evenementenoverzichtsscherm) gebruiken om te kijken bij welke evenementen het aantal definitief is of niet. Zo kunt u gerichter de klanten nabellen om het aantal te bevestigen.

  Tip: maak een standaard follow-up actie om hier automatisch een herinnering van te krijgen.

Werkelijk aantal gasten: voer hier het aantal gasten in dat daadwerkelijk aanwezig was op het evenement.

• In de evenementenexport kan worden ingezien wat het verschil is tussen het Definitief aantal gasten en het Werkelijk aantal gasten.
• Zo kunt u in de toekomst inspelen op deze verschillen. Bijvoorbeeld als er bij een bruiloft gemiddeld 10% minder gasten komen, dan kunt hier ook op anticiperen en minder eten voorbereiden.

Samenstelling gasten: om de inrichting van het evenement te kunnen bepalen kan hier de samenstelling van de gasten worden geselecteerd.

• Dit is een ter info veld en heeft geen invloed op de invulling van het evenement. Bijvoorbeeld; als de samenstelling van gasten “Alleen vrouwen” is betekent het niet dat er automatisch meer witte wijn en minder bier gekoppeld wordt aan een pakket. Dit dient zelf nog verandert te worden indien gewenst.
• Door op het beheericoontje achter het veld te klikken, kan het beheervenster worden geopend. Hier kunnen gastsamenstellingen worden gewijzigd/ aangemaakt.

Evenementstatus: er zijn diverse Evenementstatussen die gebruikt kunnen worden:

1. Aanvraag/ Optie: een evenement dat door een klant is aangevraagd, maar niet akkoord is kan de status Aanvraag of Optie krijgen.
   • Afhankelijk van uw eigen werkwijze zou u ervoor kunnen kiezen om aanvragen die binnenkomen op Aanvraag te zetten (aanvragen zullen ook niet mee worden genomen in Managementrapportages over bezetting of verkochte producten), voor evenementen waar een offerte van is verstuurd kunt u het evenement op Optie zetten.
   • Afhankelijk van het Slagingspercentage dat wordt gekoppeld aan een evenement met de status Optie, wordt dat percentage van de omzet meegenomen in de Managementrapportage Omzetten/Budgettenexport.
   • Optie evenementen worden wel meegenomen in de uren voor de productieplanning.
2. Definitief: een evenement waar de klant akkoord voor heeft gegeven en zal gaan plaatsvinden. De status definitief heeft invloed op meerdere onderdelen binnen EasyParty:
   • Binnen de keuken wordt de productieplanning gevuld door de behoefte van definitieve evenementen. Hierop worden de besteladviezen gebaseerd.
   • Binnen het magazijn wordt de voorraadoverzicht gevuld door de behoefte van definitieve evenementen. Hierop worden de besteladviezen gebaseerd.
   • Binnen facturatie worden alleen conceptfacturen gemaakt van definitieve evenementen (met een datum van vandaag of in het verleden).
3. Geannuleerd: een evenement dat niet doorgaat dient geannuleerd te worden.
   • Het is mogelijk om een annuleringsreden te vullen zodat u kunt bijhouden waarom er geannuleerd wordt.
   • Hiermee kunt u ook de slagingspercentage van uw bedrijf, specifieke accountmanager of locatie bepalen.
   • Het is niet mogelijk om evenementen te verwijderen.
4. Financieel afgehandeld: indien een evenement financieel is vrijgegeven of de factuur is verstuurd, wordt de evenementstatus automatisch op Financieel afgehandeld gezet.
   • Evenementen met de status Financieel afgehandeld worden geblokkeerd, zodat er niets meer gewijzigd kan worden.
   • Het is wel mogelijk om deze evenementen te kopiëren om als basis te gebruiken voor nieuwe evenementen.

Slagingspercentage: hier kan het slagingspercentage van het evenement gevuld worden indien het evenement de status Optie heeft.

• Lees hier meer tips over het nabellen van offertes en het bepalen van slagingspercentages.

Type: hier kan het Type worden geselecteerd. Evenementtypes kunnen worden beheerd door op het beheericoontje erachter te klikken.

• Per Evenementtype kan worden aangegeven op hoeveel dagen vanaf het aanmaken van het evenement de Optie tot en Herinnering ingesteld dient te worden.

In-/Outdoor: het is mogelijk om aan te geven of een evenement binnen of buiten plaatsvindt door deze drop-down in te stellen en te kiezen voor indoor of outdoor.

Regio: hier kan de regio waar het evenement plaatsvindt worden gekoppeld. Het is vervolgens mogelijk om in diverse rapportages te filteren op regio.

Bron: om te kunnen monitoren hoe een klant bij u terecht is gekomen, kan het veld ‘Bron’ worden gevuld. Hier kan vervolgens in diverse rapportages op gefilterd worden.

Reserveringsdatum: bij het aanmaken van een nieuw evenement wordt hier automatisch een date and time stamp geplaatst.

Optie tot: afhankelijk van het Type dat is geselecteerd, wordt hier automatisch een datum geselecteerd (deze is handmatig aan te passen). Deze datum is gebaseerd op het aantal dagen dat bij dat Type evenement is ingevoerd in het veld ‘Optie tot’.

• Indien in het veld ‘Optie tot’ in het Typebeheervenster bijvoorbeeld 8 is ingevoerd. Wordt de Optie tot datum automatisch op 8 dagen na het aanmaken van het evenement gezet. Dit kan automatisch herberekend worden op het moment dat een offerte gegenereerd wordt.
• Deze ‘Optie tot’ datum kan in de offerte worden getoond d.m.v. de tag [EvenementOptieDatum] (en andere varianten ervan). Zo kunt u altijd een geldigheidsdatum op uw offerte zetten.

Datum herinnering: afhankelijk van het Type dat is geselecteerd, wordt hier automatisch een datum geselecteerd (deze is handmatig aan te passen). Deze datum is gebaseerd op het aantal dagen dat bij dat Type evenement is ingevoerd in het veld ‘Herinnering’.

• Indien in het veld ‘Herinnering’ in het Typebeheervenster bijvoorbeeld 15 is ingevoerd. Wordt de datum Herinnering automatisch op 15 dagen na het aanmaken van het evenement gezet.
• Er wordt automatisch een actie ingeschoten voor de Accountmanager van het evenement met de categorie ‘Optie nabellen’. Indien de datum in het verleden komt te liggen wordt de actie rood gemarkeerd.
  • Acties en contactmomenten zijn inzichtelijk in Contactbeheer en in het evenement in het tabblad Contactbeheer. Zie de artikelen onder het kopje Contactbeheer voor meer informatie hierover.
  • Het is niet mogelijk om deze actie af te vinken. Wanneer de evenementstatus wordt verzet naar Definitief of Geannuleerd vervalt de actie automatisch.

Deadline versturen: dit veld is slechts ter info en kan gebruikt worden om aan te geven wanneer de klant definitief de offerte wilt ontvangen.

Datum weergeven: indien dit vinkje aan staat, wordt op de offerte en factuur een onderscheid gemaakt in dagen. Indien pakketten niet zijn gekoppeld aan een dag (programmaonderdeel) worden deze getoond onder ‘Niet gespecificeerd onder een dag’. Let op: dit is alleen nodig als het om een meerdaags evenement gaat.

Thema/ sfeer: hier kan de gewenste sfeer/ het gewenste thema van het evenement worden gevuld. Dit is een ter info veld.

Relatie

Wijzig relatie: door op de knop ‘Wijzig relatie’ te klikken kan een andere relatie voor het evenement worden geselecteerd.

• Dit is handig wanneer u een evenement kopieert en een andere relatie wilt toewijzen.

Selecteer postadres: door op de knop ‘Selecteer postadres’ te klikken kan een ander postadres worden geselecteerd.

• Indien er meerdere postadressen zijn ingesteld in het tabblad Adressen in CRM bij de betreffende relatie, opent een pop-up venster bij het klikken op de knop ‘Selecteer postadres’. Indien er maar één postadres is ingesteld, wordt er geen pop-up venster geopend.

T.a.v. afwijkend: indien de standaard t.a.v. niet gewenst is, kan hier handmatig een andere t.a.v. worden ingesteld, die gebruikt zal worden bij klantencontact.

• Dit is handig voor evenementen waar er meerdere contactpersonen zijn, zoals bruiloften.
• Deze komt in de offerte d.m.v. de tag [EvenementTAV]. Indien u een andere tag gebruikt, dan blijft de contactpersoon zoals deze in CRM is gevuld.
• Indien dit veld is gevuld, dan komt de afwijkende T.a.v. op de factuur.

Geachte afwijkend: indien de Standaard Geachte niet gewenst is, kan hier handmatig een andere Geachte worden ingesteld, die gebruikt zal worden bij klantencontact.

• Deze komt in de offerte d.m.v. de tag [EvenementGeachte]. Indien u een andere tag gebruikt, dan blijft de contactpersoon zoals deze in CRM is gevuld.

Locatie

Locatie: door op de knop ‘Wijzigen’ te klikken, kan een andere locatie worden geselecteerd.

Prijslijst: indien in Locatiebeheer het vinkje ‘Prijslijst verplicht’ aan staat, is dit een verplicht veld en dient er een prijslijst gekoppeld te worden.

Aanvullende prijslijst: het is mogelijk om een aanvullende prijslijst te koppelen indien er reeds een Prijslijst is gekoppeld. Het koppelen van een aanvullende prijslijst is altijd optioneel.

Alternatieve locatie(s) selecteren / weergeven: met deze knop (boven in het scherm) kunt u aangeven of er één of meerdere alternatieve locaties zijn voor het evenement.

• Indien alles in één locatie plaatsvindt, dan is dit niet nodig.
• Bij Programma is het dan mogelijk om ook de zalen van de andere locaties te selecteren.
• De locatie gekoppeld bij Locatie blijft de hoofdlocatie voor onderdelen zoals locatienummer (welke op de factuur komt).

Interne contactpersonen

De interne contactpersonen zijn rollen die u zelf kunt bepalen voor uw interne werkwijze.

• Bijvoorbeeld Accountmanager is de persoon die hoofdverantwoordelijk is voor het evenement.
• De Sales coördinator zou de persoon kunnen zijn die de offerte heeft uitgewerkt. Deze kan hetzelfde zijn als Accountmanager maar kan ook afwijken indien u met interne en externe salesmedewerkers werkt.
• Projectmanager zou bijvoorbeeld de partymanager van het evenement kunnen zijn. Alleen Accountmanager is een verplicht veld.

Accountmanager: in de drop-down komen alle gebruikers terug waar de rol Accountmanager aan is gekoppeld in Werknemers > Gebruikersinformatie.

• Acties die automatisch worden aangemaakt, worden gekoppeld aan de Accountmanager.
• In het Evenementenoverzicht kan worden gefilterd op Accountmanager.
• De Accountmanager wordt getoond in diverse interne documenten: Draaiboek, Keukenbon, Inhuurlijst en de Tellijst.
• De Accountmanager kan ook op de offerte komen indien gewenst – dit is zelf te beheren.
• Indien u zelf Accountmanager bent en u maakt een evenement aan, dan wordt dit veld automatisch gevuld.

Sales coördinator: in de drop-down komen alle gebruikers terug waar de rol Sales coördinator aan is gekoppeld in Werknemers > Gebruikersinformatie.

• In het Evenementenoverzicht kan worden gefilterd op Sales coördinator.
• De Sales coördinator wordt getoond in het Draaiboek en de Keukenbon.
• De Sales coördinator kan ook op de offerte komen indien gewenst – dit is zelf te beheren.

Projectmanager: in de drop-down komen alle gebruikers terug waar de rol Projectmanager aan is gekoppeld in Werknemers > Gebruikersinformatie.

• In het Evenementenoverzicht kan worden gefilterd op Projectmanager.
• De Projectmanager wordt getoond in het Draaiboek en de Keukenbon.

Afleverlocatie

De afleverlocatie komt op alle operationele documenten, o.a. keukenbon en picklijst.

• Indien u een locatie heeft gekozen met een vast adres (die gevuld is bij Locaties), dan worden deze velden automatisch gevuld.
• Indien u een locatie kiest dat geen vast adres heeft, zoals Partycatering, dan blijven de velden leeg. Hier kunt u het adres eenvoudig vullen voor dat evenement.
• Zo hoeft u niet voor elk evenement een locatie aan te maken, alleen voor de vaste locaties.

Adres overnemen: door op de knop ‘Adres overnemen’ te klikken, wordt een keuzemenu uitgeklapt. Hier kan gekozen worden om de volgende adressen over te nemen:

• Locatieadres – het adres van de locatie zoals gevuld bij Locaties
• Bezoekadres – het bezoekadres van de gekoppelde relatie
• Postadres – het postadres van de gekoppelde relatie
• Factuuradres – factuuradres van de gekoppelde relatie

Dit zorgt ervoor dat u het adres maar één keer hoeft te vullen bij CRM om fouten te voorkomen. Het is ook mogelijk om een externe locatie eenvoudig te vullen door op straat te klikken en dan op Enter te drukken. U kunt via de postcodezoeker eenvoudig het adres vullen. Let op: dit werkt alleen voor bepaalde landen zoals Nederland (niet België).

Omschrijving: hier kan een omschrijving van het afleveradres worden ingevoerd. Dit adres wordt getoond op Picklijst en Draaiboek.

Contactpersoon: hier kan de naam van de contactpersoon van het afleveradres worden gevuld. Deze naam wordt getoond op de Picklijst en Draaiboek.

E-mailadres: hier kan het e-mailadres van de contactpersoon van het afleveradres worden gevuld.

Telefoonnummer: hier kan het telefoonnummer van de contactpersoon van het afleveradres worden gevuld. Dit telefoonnummer wordt getoond op de Picklijst en Draaiboek.

Straat/ Huisnummer/ Postcode/ Plaats/ Land: hier kan het afleveradres worden gevuld. Dit adres wordt getoond op de Picklijst, Keukenbon en Draaiboek.

Administratieve gegevens

Voor meer informatie over hoe deze gegevens invloed hebben op de facturatie, klik hier voor het artikel over Facturen versturen.

Administratie: indien er meerdere administraties zijn aangemaakt, kan hier de gewenste administratie worden gekoppeld.

• Per administratie worden andere grootboekrekeningen ingezet. Deze zijn in te stellen in Instellingen > Financieel > Grootboekrekeningen.
• Per administratie wordt een andere factuurnummerreeks aangehouden en met de boekhoudkoppeling wordt het in de juiste administratie gezet.

Inkoopordernummer: het inkoopordernummer van het evenement kan hier worden gevuld. Deze komt op de factuur (ook bij verzamelfacturen)

Niet factureren: indien dit vinkje aan wordt gezet, wordt er geen factuur klaargezet bij concepten.

Automatisch incasseren: indien dit vinkje aan wordt gezet, en de relatie is gemachtigd om automatisch te incasseren wordt de factuur van dit evenement automatisch geïncasseerd.

• Dit vinkje is alleen van toepassing wanneer de module automatische incasso geactiveerd is.

Facturatieopmerkingen: wanneer hier een opmerking wordt genoteerd komt deze terug bij het moment van factureren. Deze komt niet op de factuur.

Budget: hier kan het budget worden genoteerd, dit veld is puur ter info en komt nergens terug in EasyParty. Het is mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te laten komen.

Opmerkingen

Evenement: de opmerking die hier wordt genoteerd is zichtbaar op het draaiboek en eventueel ook op de offerte. Hier zou u informatie zoals allergenen of wensen kunnen noteren.

Keuken: de opmerking die hier wordt genoteerd komt terug in de header op de keukenbon. Dit wordt voornamelijk gebruikt voor allergenen.

Magazijn: de opmerking die hier wordt genoteerd komt terug in de header op de picklijst.

Indien een opmerking op alle drie de plekken moet komen, dan kunt u eenvoudig een opmerking kopiëren en plakken.

Factuurrelatie

De factuurrelatie wordt gevuld zoals het bij CRM is gekoppeld. Bij een relatie is het mogelijk om meerdere contactpersonen te koppelen. Bij een contactpersoon is het mogelijk om aan te geven dat een persoon een “financiële contactpersoon” is. Dit betekent dat indien dit specifiek is aangegeven, deze persoon wordt gevuld. Anders wordt gewoon de contactpersoon van het evenement gevuld.

Voorbeeld van werking van het kiezen van een factuurrelatie:

• Relatie X heeft 2 contactpersonen:
  • Mevr. A. Janssen (geen financiële contactpersoon)
  • Dhr. J. Smit (wel financiële contactpersoon)
• Indien Mevr. A. Janssen wordt gekozen als de contactpersoon van het evenement, dan wordt Dhr. J. Smit gevuld bij factuurrelatie.
• Indien “Negeer contactpersoon” aangevinkt wordt, dan wordt Mevr. A. Janssen de factuurrelatie.
• Indien Dhr. J. Smit wordt gekozen als de contactpersoon van het evenement, dan blijft hij ook de factuurrelatie.
• Dit wordt vaak gebruikt voor bedrijven die als financiële contactpersoon een afdeling hebben zoals Administratie. Dan kunt u dit ook als “Contactpersoon” aanmaken.

Kies alternatieve relatie: standaard wordt de relatie van het evenement bij factuurrelatie getoond, echter is het mogelijk om een alternatieve relatie te selecteren door middel van de knop “kies alternatieve relatie”. Hier kunt u een andere relatie selecteren voor de factuur.

Logo’s

Evenementlogo: via de knop evenementlogo instellen is het mogelijk om een logo van het evenement toe te voegen, deze komt dan terug op de offerte wanneer de tag [EVENEMENTLOGO] is toegevoegd aan het offertesjabloon.

Relatielogo: wanneer er een logo is gekoppeld bij de relatie in het CRM zal deze hier getoond worden. Dit logo komt terug in de offerte wanneer de tag [AFBEELDINGRELATIE] is toegevoegd aan het offertesjabloon.