Voordat de boekhoudkoppeling in gebruik kan worden genomen, dienen eerst de instellingen van de boekhoudkoppeling goed gevuld te worden in EasyParty. Als één veld niet gevuld is dan werkt de koppeling niet omdat het boekhoudsysteem niet weet waar de regel op geboekt kan worden.

De koppeling stelt u in bij Instellingen > Financieel. Deze instellingen dienen per Administratie ingesteld te worden – dus selecteer de gewenste administratie in de kolom links.

Inhoudsopgave

Factuurnummer

Als het goed is kloppen de factuurnummers al wanneer er wordt gefactureerd met EasyParty. Zo niet, controleer dan dat het volgende factuurnummer goed staat. Voor meer informatie, zie het artikel Facturen versturen.

Boekingsvoorkeuren

U begint met het instellen van de boekhoudkoppeling bij Instellingen > Financieel > Koppeling boekhouding. Bij Boekingsvoorkeuren kunt u instellen hoe de financiële regels van een factuur ingelezen worden in uw boekhoudsysteem.

U kunt zelf samenstellen hoe de gegevens worden doorgestuurd d.m.v. het toevoegen van de gewenste tags in de drie velden. Wij exporteren de data naar uw boekhoudsysteem met een standaard opmaak.

• Bij ‘Beschikbare tags’ ziet u alle mogelijke tags die u kunt gebruiken.
• Niet alle tags zijn beschikbaar voor alle velden. Dit komt omdat deze niet altijd van toepassing zijn voor de betreffende regel in het boekhoudsysteem.

Omschrijving boeking kopregel (factuur)

• Dit veld bepaalt hoe de factuur in uw boekhoudsysteem wordt omschreven.
• Wij adviseren om hier [factuurnr] – [bedrijfsnaam] in te voeren

Omschrijving boeking detail (factuurregel)

• Dit veld bepaalt hoe de factuurregels in uw boekhoudsysteem worden omschreven.
• Wij adviseren twee opties:
  • Bij verdicht boeken: [bedrijfsnaam] – [evenementdatum] – [evenementnr]
  • Bij niet verdicht boeken: [bedrijfsnaam] – [evenementdatum] – [evenementnr] – [factuurregel_omschrijving]
  • Bij verdicht boeken is factuurregel_omschrijving niet mogelijk.
  • U hoeft geen bedrijfsnaam toe te voegen indien deze al bij de kopregel is gevuld.

Omschrijving boeking BTW

• Per factuur moeten de BTW-regels ook meegestuurd worden.
• Hier is maar een optie voor: [btw_omschrijving]

Verdicht boeken

Op een factuur kunnen meerdere voorkomen met dezelfde grootboekrekening. U kunt met dit vinkje kiezen of deze regels los geëxporteerd worden naar het boekhoudsysteem of dat ze door EasyParty gebundeld worden naar één regel met een totaalbedrag.

Voorbeeld: U heeft een factuur met twee culinaire invullingen. Deze twee regels hebben dezelfde grootboekrekening met nummer 8010. De regels zijn:

• 100x Borrelgarnituur à € 2,50 = Totaal € 250,00
• 100x 4 gangen diner à € 35,00 = Totaal € 3.500,00

Als u deze verdicht boekt dan wordt er één regel gemaakt voor de grootboekrekening 8010 met een totaalbedrag van € 3.750,00.

Als u deze niet verdicht boekt dan worden er twee regels gemaakt voor de grootboekrekening 8010. Hier kan dan ook de omschrijving geëxporteerd worden van de culinaire invulling.

Het voordeel van de regels verdicht boeken is dat deze informatie niet essentieel is in uw boekhoudsysteem. U voorkomt dus onnodige regels in het systeem. In het boekhoudsysteem verdeelt u alleen de omzet over de grootboekrekeningen. Waar de omzet vandaan komt ziet u namelijk in EasyParty.

Gegevens koppeling

Hier voert u de gegevens van uw boekhoudsysteem in zodat EasyParty en het boekhoudsysteem met elkaar kunnen communiceren.

Verzamelrekening debiteuren

• Hier voert u het nummer van de verzamelrekening voor de Debiteurenrekening in.
• Deze treft u in Exact Online bij Administratie > Stamgegevens > Financieel > Grootboekrekeningen > Zoeken op Debiteuren > Druk op Actualiseren

Verzamelrekening crediteuren

• Hier voert u het nummer van de verzamelrekening voor de Crediteurenrekening in.
• Deze treft u in Exact Online bij Administratie > Stamgegevens > Financieel > Grootboekrekeningen > Zoeken op Crediteuren > Druk op Actualiseren

Verkoopdagboek

• Hier voert u het nummer van de verzamelrekening voor het Verkoopdagboek in.
• Deze treft u in Exact Online bij Administratie > Stamgegevens > Financieel > Dagboeken > Verkoopboek

Bestandslocatie XML output

Exact Online heeft geen directe koppeling beschikbaar die de gegevens direct van EasyParty naar Exact verstuurt. Er dient een export gemaakt te worden in EasyParty. Deze wordt opgeslagen en vervolgens in uw boekhoudsysteem ingeladen.

• Selecteer een locatie op uw data-schijf waar EasyParty de exports moet opslaan.
• Tip: Maak een aparte map aan op de schijf waar de administratieve medewerkers toegang tot hebben
  • Extra tip: Maak een map in deze map met “Verwerkt”. Nadat u een export van EasyParty geïmporteerd hebt in uw boekhoudsysteem, dan kunt u dit bestand naar de map verwerkt slepen.
  • Dit zorgt ervoor dat alle exports in de hoofdmap altijd nog geïmporteerd moeten worden. Wanneer deze map leeg is, dan weet u dat alle gegevens in het boekhoudsysteem zijn opgenomen.
• Een XML-bestand is een technisch document die het boekhoudsysteem precies vertelt wat het moet inlezen.

Boekingsperiode bepalen o.b.v. periodes uit locatiebeheer

De standaard boekingsperiode in EasyParty is per maand. Als u een boekingsperiode per 4 weken hanteert, dan dient u dit vinkje aan te zetten. Daarnaast vult u bij Locatiebeheer (per locatie) de gewenste periodes in.

Dit doet u bij Locaties > Per locatie > Budgetten > Budgetten opnieuw inzetten > Periode 4 weken. Let op; maak direct periodes voor de komende jaren aan zodat u deze niet vergeet in de toekomst.

Crediteur-/debiteurnummerreeks

Voer in Crediteur-/debiteurnummerreeks de reeksen in die gebruikt dienen te worden voor Debiteurnummers en Crediteurnummers (voeg beide reeksen toe).

• Klik op de knop ‘Reeksen controleren’ om het volgende debiteur-/crediteurnummer te controleren. Er wordt hiermee gecontroleerd of de reeks hierna is uitgeput.
• Ook wordt het eerstvolgende nummer berekend. Zo kunt u controleren of de debiteuren goed zijn ingevoerd in het CRM. Voor het goedzetten van deze nummers kunt u contact opnemen met EasyParty support.
• Als bij het aanmaken van een Debiteur/Crediteurnummer de reeks is uitgeput wordt hier een melding van getoond en kan de reeks worden aangepast in Instellingen, zodat de reeks niet meer is uitgeput.
• Let op: maak een realistische reeks aan – pak niet 1 tot 1.000.000. Hoe groter de reeks, hoe moeilijker EasyParty deze kan verwerken.

BTW-codes instellen

De btw van de facturen moeten ook los geboekt worden. Deze stelt u in bij Instellingen > Financieel > Grootboekrekeningen > BTW. Hier vult u het volgende in: 

BTW-Code

• Deze treft u in Exact Online bij Administratie > Stamgegevens > Belasting > Btw-codes.
• Per BTW type dient u de BTW code in te vullen

Grootboekrekening

• Deze treft u in Exact Online bij Administratie > Stamgegevens > Financieel > Grootboekrekeningen > Zoeken op BTW > Druk op Actualiseren.
• Per Btw type dient u de grootboekrekening te vullen.

Grootboekrekeningen

U dient te controleren of alle grootboekrekeningen goed ingesteld zijn.