Voordat de boekhoudkoppeling in gebruik kan worden genomen, dienen eerst de instellingen van de boekhoudkoppeling goed gevuld te worden in EasyParty. Als één veld niet gevuld is dan werkt de koppeling niet omdat het boekhoudsysteem niet weet waar de regel op geboekt kan worden.

De koppeling stel je in bij Instellingen > Financieel. Deze instellingen moeten per Administratie ingesteld worden – dus selecteer eerst de gewenste administratie in de kolom links.

Inhoudsopgave

Boekingsvoorkeuren

Je begint met het instellen van de boekhoudkoppeling bij Instellingen > Financieel > Koppeling boekhouding. Bij Boekingsvoorkeuren kun je instellen hoe de financiële regels van een factuur ingelezen worden in het boekhoudsysteem.

Je kunt zelf samenstellen hoe de gegevens worden doorgestuurd d.m.v. het toevoegen van de gewenste tags in de drie velden. Wij exporteren de data naar jullie boekhoudsysteem met een standaard opmaak.

  • Bij ‘Beschikbare tags’ zie je alle mogelijke tags die je kunt gebruiken.
  • Niet alle tags zijn beschikbaar voor alle velden. Dit komt omdat deze niet altijd van toepassing zijn voor de betreffende regel in het boekhoudsysteem.

Omschrijving boeking kopregel (factuur)

  • Dit veld bepaalt hoe de factuur in jullie boekhoudsysteem wordt omschreven.
  • Wij adviseren om hier [factuurnr] – [bedrijfsnaam] in te voeren

Omschrijving boeking detail (factuurregel)

  • Dit veld bepaalt hoe de factuurregels in jullie boekhoudsysteem worden omschreven.
  • Wij adviseren twee opties:
    • Bij verdicht boeken: [bedrijfsnaam] – [evenementdatum] – [evenementnr]
    • Bij niet verdicht boeken: [bedrijfsnaam] – [evenementdatum] – [evenementnr] – [factuurregel_omschrijving]
    • Bij verdicht boeken is factuurregel_omschrijving niet mogelijk.
    • Je hoeft geen bedrijfsnaam toe te voegen als deze al bij de kopregel is gevuld.

Omschrijving boeking BTW

  • Per factuur moeten de BTW-regels ook meegestuurd worden.
  • Hier is maar een optie voor: [btw_omschrijving]

Verdicht boeken

Op een factuur kunnen meerdere voorkomen met dezelfde grootboekrekening. Met dit vinkje kun je kiezen of deze regels los geëxporteerd worden naar het boekhoudsysteem of dat ze door EasyParty gebundeld worden naar één regel met een totaalbedrag.

Voorbeeld: Je hebt een factuur met twee culinaire invullingen. Deze twee regels hebben dezelfde grootboekrekening met nummer 8010. De regels zijn:

  • 100x Borrelgarnituur à € 2,50 = Totaal € 250,00
  • 100x 4 gangen diner à € 35,00 = Totaal € 3.500,00

Als je deze verdicht boekt dan wordt er één regel gemaakt voor de grootboekrekening 8010 met een totaalbedrag van € 3.750,00.

Als je deze niet verdicht boekt dan worden er twee regels gemaakt voor de grootboekrekening 8010. Hier kan dan ook de omschrijving geëxporteerd worden van de culinaire invulling.

Het voordeel van de regels verdicht boeken is dat deze informatie niet essentieel is in jullie boekhoudsysteem. Je voorkomt dus onnodige regels in het systeem. In het boekhoudsysteem verdeel je alleen de omzet over de grootboekrekeningen. Waar de omzet vandaan komt zie je namelijk in EasyParty.

Gegevens koppeling

Hier voert je de gegevens van jullie boekhoudsysteem in zodat EasyParty en het boekhoudsysteem met elkaar kunnen communiceren.

Verzamelrekening debiteuren

  • Hier vul je het nummer van de verzamelrekening voor de Debiteurenrekening in.
  • Deze vind je in Exact Online bij Administratie > Stamgegevens > Financieel > Grootboekrekeningen > Zoeken op Debiteuren > Druk op Actualiseren

Verzamelrekening crediteuren

  • Hier vul je het nummer van de verzamelrekening voor de Crediteurenrekening in.
  • Deze vind je in Exact Online bij Administratie > Stamgegevens > Financieel > Grootboekrekeningen > Zoeken op Crediteuren > Druk op Actualiseren

Verkoopdagboek

  • Hier vul je het nummer van de verzamelrekening voor het Verkoopdagboek in.
  • Deze vind je in Exact Online bij Administratie > Stamgegevens > Financieel > Dagboeken > Verkoopboek

Boekingsperiode bepalen o.b.v. periodes uit locatiebeheer

De standaard boekingsperiode in EasyParty is per maand. Als je een boekingsperiode per 4 weken hanteert, dan moet je dit vinkje aanzetten. Daarnaast vul je bij Locatiebeheer (per locatie) de gewenste periodes in.

Dit doe je bij Locaties > Per locatie > Budgetten > Budgetten opnieuw inzetten > Periode 4 weken. Let op; maak direct periodes voor de komende jaren aan zodat je deze niet vergeet in de toekomst.