...
Door middel van de knop “toevoegen” opent een venster waarin gezocht kan worden naar de juiste componenten/producten. Het is mogelijk om op diverse waardes te filteren om snel het juiste component te vinden.
Zodra de componenten/onderliggende onderdelen zijn toegevoegd worden deze getoond in het tabblad.
Een pakket voor types culinair en drank wordt gemaakt o.b.v. 1 persoon. Vervolgens wordt het pakket keer aantal personen vermenigvuldigd; waarbij de onderliggende onderdelen ook keer het aantal gasten vermenigvuldigd worden. Het is mogelijk om in pakketbeheer, maar ook in het evenement zelf, te zien hoeveel gram of consumpties per persoon wordt berekent. In het voorbeeld hierboven ziet u dat de 4-gangen menu voor 802 gram p.p. meegenomen wordt. Dit is een gemiddeld grote maaltijd.
Het is mogelijk om het aantal (eerste kolom bij componenten en derde bij dranken en materialen) aan te passen zodat het aantal in het pakket klopt per persoon.
In het voorbeeld hierboven is een drankpakket voor 2 uur gekoppeld. Er is uitgerekend dat er 6 consumpties per persoon gedronken worden. Omdat het niet 1 consumptie per type drank is, is het mogelijk om de aantallen per product aanpassen zodat het wel klopt. Dit is te standaardiseren in de stamdata bij Magazijn of Keuken. Het invullen van het verwachte aantal consumpties doet u zodat:
...
Het tabblad offerte & draaiboek is bij ieder pakket hetzelfde. In dit overzicht gaat u bepalen welke tekst u in de offerte wil gaan tonen & welke tekst u in het draaiboek wil terug laten komen zodat de medewerkers over de juiste informatie beschikken om het evenement voorspoedig te laten verlopen.
- Offertetekst: de tekst die hier wordt gevuld komt terug in de offerte indien het vinkje ‘opnemen in offerte’ is aangevinkt. Als er een offertetekst is gekoppeld aan het pakket welke u toevoegt wordt deze offertetekst overgenomen in het evenement. Als u nog iets wil toevoegen aan deze offertetekst dan is het tekstveld gewoon te bewerken.
- Draaiboektekst: dit tekstveld is van toepassing op het draaiboek, alle informatie die hier wordt gevuld wordt getoond in het draaiboek. Dit tekstveld wordt niet standaard gevuld omdat het voor ieder evenement een andere tekst betreft. Het is mogelijk om de offertetekst te kopiëren en hier te plakken indien van toepassing.
- Opnemen in offerte: indien u deze check-box aanvinkt wordt het pakket getoond in de offerte. Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt het hele pakket niet terug in de offerte, echter wel in de begroting indien de verkoopprijs gevuld is.
- Onderliggende onderdelen in offerte: indien u deze check-box aanvinkt komen alle onderliggende onderdelen die zijn gekoppeld aan het pakket terug in de offerte. Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt enkel de naam van het pakket terug inclusief eventuele gevulde offertetekst terug, zonder de onderliggende onderdelen.
- Niet samenpakken: deze optie is van toepassing op hoe het pakket moet terugkomen in de begroting. Indien het vinkje samengepakt aan staat bij Financieel > Samengepakt weergeven & het vinkje niet samenpakken op pakket niveau staat aan, dan wordt dit pakket niet samengepakt op het kostenoverzicht met de andere pakketten binnen die verkoopcategorie. Lees meer over samenpakken in het artikel Financieel – samengepakt weergeven.
- Offertetekst in offerte: door deze check-box aan te vinken wordt de offertetekst die is ingevuld in het tekstveld getoond in de offerte. Als deze check-box uit staat dan wordt de offertekst niet opgenomen in de offerte.
- Offertecategorie tonen: indien u deze check-box aanvinkt komen de offertecategorieën die zijn gekoppeld aan de onderliggende onderdelen van het pakket terug in de offerte. Indien deze check-box niet is aangevinkt worden de categorieën vanzelfsprekend niet getoond in de offerte. Offertecategorieën zorgen ervoor dat de onderliggende onderdelen mooi uitgesplitst wordt; bijvoorbeeld bij een buffet met warme en koude gerechten.
- Commerciële naam in offerte: als de check-box aanstaat dan wordt de commerciële naam getoond in de offerte. Indien deze check-box uit gevinkt is dan wordt de commerciële naam niet getoond in de offerte bij het pakket, maar komt deze wel terug op de begroting. Let op: indien er ook geen offertetekst aanwezig is, dan zal de prijs van dit pakket niet getoond worden bij de omschrijving (wel in de begroting).
- Onderliggende onderdelen in draaiboek: indien u deze check-box aanvinkt komen alle onderliggende onderdelen die zijn gekoppeld aan het pakket terug in het draaiboek. Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt enkel de naam van het pakket terug, zonder de onderliggende onderdelen.
Bovenstaande opties kunnen standaard worden ingesteld per producttype. Hiervoor gaat u naar Instellingen > Producttypes & verkoopcategorieën > Instellingen per producttype. Hier kunt u per producttype kiezen welke vinkjes, die van toepassing zijn op de offerte/draaiboek, standaard aan moeten staan of uit. De instellingen die hier als basis worden vastgelegd zijn op evenementniveau nog altijd te overrulen.
...
Het is ook mogelijk om vanuit dit tabblad een serveermateriaal te koppelen aan een component, indien deze nog niet standaard is gekoppeld. Klik hiervoor op de knop serveermateriaal toevoegen.
Selecteer vervolgens het component waaraan het serveermateriaal gekoppeld moet worden, er opent een nieuw venster waar u het product kunt selecteren waaraan u het serveermateriaal wilt koppelen.
...
EasyParty vermenigvuldigt het aantal culinair * aantal per component * aantal per component. Dat wordt dan het totaal aantal. In dit geval: 100 * 0,25 = 25 * 0,02 = 0,5 totaal aantal. Vervolgens maakt het systeem een conversie naar de ‘totaal verpakking’. Dit is gebaseerd op de informatie die is ingevuld op productniveau in de magazijn module.
