Zoals uitgelegd in het artikel Evenementen – Algemene werkwijze, koppelt u pakketten en producten aan een evenement zodat deze op de offerte komen, maar ook zodat het duidelijk is voor de operationele afdelingen wat er benodigd is voor het evenement.

De vulling van het evenement wordt gekoppeld binnen de tabbladen Culinair, Dranken, Materialen, Decoratie, Entertainment, Techniek en Diensten. Deze heten Verkoopcategorieën in EasyParty. De vulling hiervoor wordt gevuld en beheerd in de modules Keuken en Magazijn. Dit is de stamdata van EasyParty.

Inhoudsopgave

Werkwijze van een pakket

Een pakket is een samenstelling van producten. Aan het pakket wordt de verkoopprijs gekoppeld en bij de onderliggende producten worden de kostprijs en grootboekrekening bepaald (behalve bij culinair). Het is mogelijk om zowel het pakket als de onderliggende onderdelen te tonen in het evenement.

In de begroting van de offerte komt alleen het pakket (mits anders ingesteld voor stelpost). Pakketten kunnen ook gekoppeld worden voor operationele redenen – picklijst, voorraadbeheer, draaiboek, etc. Deze hoeven niet in de offerte te komen.

Uitleg van alle Verkoopcategorieën

Culinair: een culinaire invulling bestaat uit één of meerdere componenten. Het is een samengesteld menu dat uw salesmedewerkers eenvoudig kunnen selecteren in een evenement. De samenstelling wordt door de keuken bepaald, met gewichten per component, zodat sales direct een offerte kan opstellen zonder te wachten op terugkoppeling uit de keuken.

Culinaire invullingen worden per persoon gebouwd. Dit betekent dat de aantallen van de onderliggende componenten totaliseren naar een volledig portie voor 1 persoon. Wanneer een culinaire invulling gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel in een evenement, dan wordt dit vermenigvuldigd met het aantal personen.

Magazijnpakketten: een pakket bestaat uit één of meerdere producten. Dit geldt voor alle pakketten:

  • Materialen
    • Denk aan borden, bestek, glazen, servetten. Maar ook grotere materialen zoals tafels, keukenapparatuur, stoelen, bars, benodigdheden voor een bar, buffetten, etc.
  • Dranken
    • Denk aan fris, wijn, bier, sterk, water. Dit zijn losse dranken die samen een pakket zoals Hollands gedistilleerd vormen.
  • Decoratie
    • Denk aan grote decoratiestukken die samen een bepaald thema kunnen worden.
  • Entertainment
    • Denk aan workshops, artiesten, etc.
  • Techniek
    • Denk aan beamers, flip-overs, schermen, AV, etc.
  • Dienstverlening
    • Denk aan niet-fysieke dingen zoals transportkosten, schoonmaakkosten, etc.

Tijdens de voorbereiding van evenementen gaat veel tijd verloren met het maken van lijsten; laadlijsten, keukenbonnen, tellijsten etc. Dit kunt u verminderen door het samenstellen van standaard pakketten! Iedere dag wordt opnieuw nagedacht over de spullen die men moet meenemen naar een evenement, terwijl dit bij een groot deel van de evenementen standaard is. Hoe u pakketten maakt leest u in het artikel Magazijnbeheer – pakketten maken.

Verschillende manieren van het koppelen

Toevoegen

  • Door de knop toevoegen te gebruiken wordt er meteen een zoekvenster getoond waar gezocht kan worden naar een bestaand pakket. Naast het zoeken op naam is het ook mogelijk om op categorie te zoeken.
  • Indien de module prijslijsten beschikbaar is, dan kunnen het assortiment en de prijzen per locatie verschillen.
  • Het is mogelijk om meerdere pakketten tegelijkertijd toe te voegen, dit doet u door de check-boxen voor de pakketten te selecteren en vervolgens op OK te klikken.
  • De pakketdetails worden dan gevuld, op basis van de gegevens die zijn ingevuld op pakketniveau (in keuken/magazijn).
  • Het aantal gasten wordt bepaald op basis van het aantal gasten van het programmaonderdeel. Alle tabbladen zijn gevuld, echter is dit wel nog te bewerken door de gebruiker.
    • In instellingen is te beheren of het aantal automatisch wijzigt bij het wijzigen van het aantal gasten van het programmaonderdeel.
    • Dit is voor iedere verkoopcategorie in te stellen.

Toevoegen aan programmaonderdeel

  • Het koppelen van en pakket aan een programmaonderdeel is bij ieder pakket mogelijk behalve bij het toevoegen van een culinaire invulling. De reden hiervoor is dat een culinaire invulling altijd al wordt gekoppeld aan een programmaonderdeel.
  • Als een pakket wordt gekoppeld aan een programmaonderdeel, wordt dit pakket onder het programmaonderdeel in de offerte getoond (afhankelijk van de offerteopbouw). Zo is het voor de klant duidelijk wanneer er wat geserveerd wordt.
  • Bijvoorbeeld: bij ontvangst gasten wilt u alleen koffie/thee serveren. U koppelt dan een drankpakket koffie/thee aan het programmaonderdeel. Daarnaast is het relevante informatie voor in het draaiboek. De medewerkers op het evenement hebben zo een duidelijk beeld van wanneer er wat gaat gebeuren.

Afwijkende reserveringen gebruiken

    • Materialen worden niet samengevoegd indien het vinkje aan staat. De materialen worden apart op de picklijst getoond.
    • Let op: om bovenstaande vinkje te laten werken moet de volgende instelling aan staan: 
      • Instellingen > magazijn > 'Producten groeperen ongeacht afwijkende reservering'

Leeg pakket invoeren (leeg culinair)

  • Door een leeg pakket toe te voegen kunt u zelf een pakket samenstellen. Heeft u bijvoorbeeld een pakket op maat aangeboden en wordt dat niet vaak verkocht, dan kunt u kiezen om het pakket toe te voegen als leeg pakket.
  • De standaard commerciële naam van een Leeg culinair is: “Op maat samengesteld culinair gerecht”, verder zijn alle details leeg en dient u die zelf te vullen. U dient vervolgens zelf de producten te koppelen met de juiste hoeveelheden.
  • Het is ook mogelijk om een leeg pakket te gebruiken voor inhuurmaterialen. I.p.v. alle materialen van uw leverancier in EasyParty te beheren, kunt u gewoon een leeg pakket aanmaken met een verkoopprijs en losse kosten koppelen. In de offerte-/ draaiboektekst kunt u meer informatie toevoegen over de ingehuurde materialen.
    • Tip: voeg de naam van de leverancier toe in de interne naam van het pakket. Dan weet iedereen om welke materialen het gaat. Bij documenten kunt u de offerte van de leverancier koppelen. Zo kan iedereen er ook bij.

Snelle invoer

  • Naast een bestaand of een leeg pakket is het ook mogelijk om via de mogelijkheid “snelle invoer” producten toe te voegen.
  • Door middel van deze knop kan de gebruiker snel een los product koppelen. EasyParty maakt er dan een pakket van met 1 onderliggend onderdeel.
  • Dit zorgt ervoor dat er niet voor alle los verkochte producten een apart pakket gemaakt hoeft te worden.

Tabbladen van pakketten

Details

Ieder pakket heeft zijn eigen details. Deze komen standaard uit de stamdata maar zijn per evenement aanpasbaar.

  • Omschrijving intern: wordt getoond op de interne werklijsten.
  • Commerciële naam: wordt getoond in de offerte.
  • Aantal: aantal stuks/gasten per pakket.
  • Kostprijs: kostprijs per pakket, dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de onderliggende onderdelen.
  • Extra kosten: indien er extra kosten worden gemaakt boven de kostprijs van het pakket kunnen deze hier ingevoerd worden, deze kosten worden meegenomen in het financiële overzicht. Dit wordt voornamelijk gebruikt voor wanneer de materialen ingehuurd worden. Dan is de kostprijs van de materialen hoogstwaarschijnlijk hoger.
  • Verkoopprijs per stuk: de verkoopprijs per pakket.
  • Stelpost: indien het pakket op nacalculatie verkocht wordt, dan vinkt u deze optie aan. Dit zorgt ervoor dat bij facturatie de eindverkoopprijs gebaseerd wordt op werkelijk gebruik. Daarnaast kan een bijlage worden gegenereerd met een opsomming van wat er geconsumeerd is. Deze wordt dan met de factuur mee gestuurd.
  • Realisatie invoeren: wanneer het vinkje realisatie invoeren aanstaat, kunt u in het tabblad realisatie de daadwerkelijke aantallen invoeren. Let op: indien dit is aangevinkt bij een pakket, dan is het verplicht om de realisatie in te voeren voordat het evenement gefactureerd kan worden.
  • Suggestie: indien het pakket als suggestie aangeboden wordt, dan kunt u deze optie aanvinken. In de offerte wordt dan aangegeven dat het een suggestie is en dat de prijs niet is opgenomen in de begroting. (U kunt zelf in instellingen beheren of u wilt dat suggesties worden getoond in de offerte/begroting).

Onderdelen van pakket

Bij ieder pakket zijn onderliggende onderdelen van toepassing. Zo heeft u bij culinaire invulling de componenten, bij drankenpakketten de diverse dranken en bij materialen de benodigde producten voor het evenement.

Bij culinair heet dit tabblad overigens componenten, bij alle andere pakketten wordt dit tabblad onderdelen van pakket genoemd. Bij bestaande pakketten worden deze onderliggende onderdelen automatisch gevuld. Bij een leeg pakket dient u dit nog samen te stellen.

Door middel van de knop “toevoegen” opent een venster waarin gezocht kan worden naar de juiste componenten/producten. Het is mogelijk om op diverse waardes te filteren om snel het juiste component te vinden.

Zodra de componenten/onderliggende onderdelen zijn toegevoegd worden deze getoond in het tabblad.

Een pakket voor types culinair en drank wordt gemaakt o.b.v. 1 persoon. Vervolgens wordt het pakket keer aantal personen vermenigvuldigd; waarbij de onderliggende onderdelen ook keer het aantal gasten vermenigvuldigd worden. Het is mogelijk om in pakketbeheer, maar ook in het evenement zelf, te zien hoeveel gram of consumpties per persoon wordt berekent. In het voorbeeld hierboven ziet u dat de 4-gangen menu voor 802 gram p.p. meegenomen wordt. Dit is een gemiddeld grote maaltijd.

Het is mogelijk om het aantal (eerste kolom bij componenten en derde bij dranken en materialen) aan te passen zodat het aantal in het pakket klopt per persoon.

In het voorbeeld hierboven is een drankpakket voor 2 uur gekoppeld. Er is uitgerekend dat er 6 consumpties per persoon gedronken worden. Omdat het niet 1 consumptie per type drank is, is het mogelijk om de aantallen per product aanpassen zodat het wel klopt. Dit is te standaardiseren in de stamdata bij Magazijn of Keuken. Het invullen van het verwachte aantal consumpties doet u zodat:

  • Op de picklijst het juiste aantal o.b.v. het aantal consumpties getoond wordt. Zo hoeft u niet voor elk evenement opnieuw te bepalen hoeveel drank u mee wilt nemen. Dit geldt ook voor de componenten die op een keukenbon komen.
  • De kostprijs van het pakket realistischer is, zodat uw marges voorafgaand aan het evenement inzichtelijker zijn.

Let op: Wanneer u in het evenement een product koppelt aan een pakket, wordt de eenheid standaard gekoppeld met 1 producteenheid, (of in het geval van materialen 1 stuk etc). Zorg ervoor dat hier altijd goed naar gekeken wordt, zodat de inhoud van het pakket altijd klopt.

Indien een incorrect product is toegevoegd dan kunt u deze verwijderen door het product te selecteren en vervolgens op “verwijderen” te klikken.

De volgorde van de componenten/ producten is aanpasbaar door middel van de pijltjes die naast de knop “verwijderen” staan. De volgorde is van toepassing op de volgorde zoals het terug komt in de offerte.

Offerte & draaiboek

Het tabblad offerte & draaiboek is bij ieder pakket hetzelfde. In dit overzicht gaat u bepalen welke tekst u in de offerte wil gaan tonen & welke tekst u in het draaiboek wil terug laten komen zodat de medewerkers over de juiste informatie beschikken om het evenement voorspoedig te laten verlopen.

  • Offertetekst: de tekst die hier wordt gevuld komt terug in de offerte indien het vinkje ‘opnemen in offerte’ is aangevinkt. Als er een offertetekst is gekoppeld aan het pakket welke u toevoegt wordt deze offertetekst overgenomen in het evenement. Als u nog iets wil toevoegen aan deze offertetekst dan is het tekstveld gewoon te bewerken.
  • Draaiboektekst: dit tekstveld is van toepassing op het draaiboek, alle informatie die hier wordt gevuld wordt getoond in het draaiboek. Dit tekstveld wordt niet standaard gevuld omdat het voor ieder evenement een andere tekst betreft. Het is mogelijk om de offertetekst te kopiëren en hier te plakken indien van toepassing.
  • Opnemen in offerte: indien u deze check-box aanvinkt wordt het pakket getoond in de offerte. Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt het hele pakket niet terug in de offerte, echter wel in de begroting indien de verkoopprijs gevuld is.
  • Onderliggende onderdelen in offerte: indien u deze check-box aanvinkt komen alle onderliggende onderdelen die zijn gekoppeld aan het pakket terug in de offerte. Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt enkel de naam van het pakket terug inclusief eventuele gevulde offertetekst terug, zonder de onderliggende onderdelen.
  • Niet samenpakken: deze optie is van toepassing op hoe het pakket moet terugkomen in de begroting. Indien het vinkje samengepakt aan staat bij Financieel > Samengepakt weergeven & het vinkje niet samenpakken op pakket niveau staat aan, dan wordt dit pakket niet samengepakt op het kostenoverzicht met de andere pakketten binnen die verkoopcategorie. Lees meer over samenpakken in het artikel Financieel – samengepakt weergeven.
  • Offertetekst in offerte: door deze check-box aan te vinken wordt de offertetekst die is ingevuld in het tekstveld getoond in de offerte. Als deze check-box uit staat dan wordt de offertekst niet opgenomen in de offerte.
  • Offertecategorie tonen: indien u deze check-box aanvinkt komen de offertecategorieën die zijn gekoppeld aan de onderliggende onderdelen van het pakket terug in de offerte. Indien deze check-box niet is aangevinkt worden de categorieën vanzelfsprekend niet getoond in de offerte. Offertecategorieën zorgen ervoor dat de onderliggende onderdelen mooi uitgesplitst wordt; bijvoorbeeld bij een buffet met warme en koude gerechten.
  • Commerciële naam in offerte: als de check-box aanstaat dan wordt de commerciële naam getoond in de offerte. Indien deze check-box uit gevinkt is dan wordt de commerciële naam niet getoond in de offerte bij het pakket, maar komt deze wel terug op de begroting. Let op: indien er ook geen offertetekst aanwezig is, dan zal de prijs van dit pakket niet getoond worden bij de omschrijving (wel in de begroting).
  • Onderliggende onderdelen in draaiboek: indien u deze check-box aanvinkt komen alle onderliggende onderdelen die zijn gekoppeld aan het pakket terug in het draaiboek. Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt enkel de naam van het pakket terug, zonder de onderliggende onderdelen.

Bovenstaande opties kunnen standaard worden ingesteld per producttype. Hiervoor gaat u naar Instellingen > Producttypes & verkoopcategorieën > Instellingen per producttype. Hier kunt u per producttype kiezen welke vinkjes, die van toepassing zijn op de offerte/draaiboek, standaard aan moeten staan of uit. De instellingen die hier als basis worden vastgelegd zijn op evenementniveau nog altijd te overrulen.

Afbeelding

Hier kunt u een afbeelding koppelen die met het pakket mee geëxporteerd wordt binnen de invulling tags op de offerte en het draaiboek. De afbeelding wordt dan onder de pakketnaam ingevoegd.

Serveermaterialen

Het tabblad serveermaterialen is alleen van toepassing bij een culinaire invulling. In het tabblad worden alle materialen getoond die zijn gekoppeld aan de componenten (dit kunt u doen in de keukenmodule) van de gekozen culinaire invulling.

Het is ook mogelijk om vanuit dit tabblad een serveermateriaal te koppelen aan een component, indien deze nog niet standaard is gekoppeld. Klik hiervoor op de knop serveermateriaal toevoegen.

Selecteer vervolgens het component waaraan het serveermateriaal gekoppeld moet worden, er opent een nieuw venster waar u het product kunt selecteren waaraan u het serveermateriaal wilt koppelen.

Indien het serveermateriaal is toegevoegd aan het component moet er altijd gekeken worden naar het aantal per component. Dit is, als het in een evenement wordt toegevoegd, altijd 1.

EasyParty vermenigvuldigt het aantal culinair * aantal per component * aantal per component. Dat wordt dan het totaal aantal. In dit geval: 100 * 0,25 = 25 * 0,02 = 0,5 totaal aantal. Vervolgens maakt het systeem een conversie naar de ‘totaal verpakking’. Dit is gebaseerd op de informatie die is ingevuld op productniveau in de magazijn module.