In dit hoofdstuk gaan we jullie meenemen in het proces van het aanmaken en beheren van evenementen in EasyParty. Het evenement dat jullie organiseren staat natuurlijk centraal, maar het is belangrijk om te begrijpen hoe dit precies in EasyParty wordt gedaan.
Waarschijnlijk beginnen jullie nu zonder EasyParty direct met het opstellen van een offerte op basis van de wensen van de klant, waarna je de interne documenten en de factuur opstelt. In EasyParty begin je met het aanmaken van een evenement, en hier komen vervolgens de benodigde documenten uitgerold. In EasyParty is de evenementenplanning het kloppend hart en biedt naast een overzicht meer mogelijkheden dan alleen het aanmaken van een evenement. In onderstaande paragrafen richten we ons op de belangrijkste velden en functies.
Doel van dit hoofdstuk
...
Het doel is om jullie wegwijs te maken in EasyParty en ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie correct wordt ingevoerd. Zo kunnen evenementen volledig en nauwkeurig worden aangemaakt en beheerd.
Hoe gaan we dit doel bereiken?
...
We begeleiden jullie stap voor stap bij het invoeren van eigen evenementen in EasyParty. In de onderstaande paragrafen vind je de benodigde acties en voorbeelden om je op weg te helpen.
| Onderliggende pagina's |
|---|
Alles stappen van Evenementen doorlopen? Ga dan verder met de vervolgacties voor Sales.
Als het goed is, is het CRM-systeem inmiddels gevuld. Hiervoor hebben jullie gebruik kunnen maken van de importservice.
Mocht je tijdens het aanmaken van een evenement merken dat er toch een relatie ontbreekt, kun je deze altijd nog handmatig aanmaken in het systeem. De instructies hiervoor vind je in de sectie 1. CRM
In deze paragraaf van de implementatie zullen we niet elk veld afzonderlijk bespreken. We richten ons op de volgens ons belangrijkste velden.
We gaan jullie begeleiden door jullie eigen evenementen in EasyParty in te voeren. Dit helpt jullie wegwijs te maken in het systeem en te controleren of alle benodigde informatie correct is ingevoerd.
Hieronder vind je de benodigde acties, gevolgd door een voorbeeld van ons. Het doel van deze acties is ervoor te zorgen dat jullie controleren of alle informatie in EasyParty aanwezig is, zodat de evenementen volledig en correct aangemaakt kunnen worden.
...
| title | Actie + stappen |
|---|
1 Selecteer drie huidige evenementen die nog plaats moeten vinden of die recent plaats hebben gevonden.
Zorg dat dit drie verschillende soorten/type evenementen zijn, zodat je ook die verschillen in het systeem weet op te voeren.
- Voorbeeld:
- Lunch
- Seating diner
- Avond feest
- Meerdaags event
2 Start met het aanmaken van een evenement dit doe in Evenementen > Evenement toevoegen
Voor een uitgebreide uitleg van dit scherm klik: Startscherm
Lees ook vooraf Algemene informatie door om te weten wat je gaat zien.
3 Nadat de gewenste relatie en contactpersoon geselecteerd is start je met het vullen van de evenementen details
De blauwe velden zijn verplicht, en weet dat je via 'instellingen > Evenementen >Evenementen - Standaard vulling nieuw evenement' een selectie ook verplicht kunt maken.
Voor een uitgebreide uitleg van dit scherm klik: Evenementdetails
4 Hierna ga je de menubalk (de tweede blauwe blak aan de linker kant) van het evenement doorlopen om je evenement te vullen met verkoop items.
Voor een uitgebreide uitleg tref je hieronder een link naar de desbetreffende pagina, onder iedere link een aantal tips.
- Arrangementen
- Mochten het arrangement dat je zou willen toevoegen nog niet in EasyParty staan ga dan naar: Arrangementen
- Programma
- Culinair, Dranken, Materialen, Decoratie, Entertainment, Techniek en Dienstverlening
- Personeel
- Zaalhuur
- Mocht een zal nog niet aangemaakt zijn ga dan voor de uitleg naar 3. Locaties toevoegen en beheren
- Ritten
Tot zo ver heb je het evenement gevuld, de overige tabbladen maken het inzicht voor de organisatie en de communicatie inzichtelijk.
- Financieel
- Realisatie
- Offerte
- Volgt in de volgende stap
- Documenten
- Contactbeheer.
5 Als de stappen van boven naar beneden doorlopen worden hebben jullie nu het evenement gevuld maar nog geen op maat gemaakt offerte sjabloon in EasyParty de stap komt nog. Maar er is een voorbeeld vanuit ons mee gegeven in EasyParty met de naam: 'EasyParty standaard voorstel'.
Binnen het evenement dat je nu hebt na gemaakt (van een huidig evenement) ga je een offerte genereren om de verschillen duidelijk in beeld te krijgen en te zien waar ontbreekt er informatie of zou ik deze op een andere manier willen tonen.
Voor een uitgebreide uitleg van dit scherm en de functionaliteiten klik: Offerte
6 Ga de ontbrekende pakketten of productitems die je tegen bent gekomen aanmaken of geef de punten door aan de desbetreffende afdeling.
...
| title | Voorbeeld |
|---|
Een evenement
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
voor evenementen/sales
|
Hebben jullie de actie gedaan en de informatie doorgenomen ga dan nu al je evenementen in EP bij houden
- Wiki toevoegen/controleren
- Extra menu balk
- Blauw verplicht
- in te stellen
children