Wanneer je hier aankomt, wil je natuurlijk graag een volledig overzicht van hoe het evenement gevuld is met verkoopitems. Zo kun je controleren of alles klopt en eventueel nog kortingen toevoegen.
...
| Tip |
|---|
Voordat jullie kunnen gaan facturen en onderstaande uitleg kunnen gaan gebruiken, is het aan te reden dat de financiële instellingen zijn ingericht, de uitleg hierover tref je: 5.4 Financiële administratieFinancieel |
Algemene werkwijze
...
Voor het opstellen van een financieel overzicht is bepaalde informatie nodig. Waar begint dit proces:
...
In EasyParty start dit bij de Evenementendetails. Waarschijnlijk zijn de meeste velde velden al juist ingevuld bij het aanmaken van het evenement, maar het is wel belangrijk om even te controleren en vooral de velden die van belang voor financieel!zijn voor de facturatie nog een keer goed te controleren.
Dit zijn de volgende velden:Welke velden zijn hier belangrijk voor:
- Label: De inrichting van de beschikbare labels vind je hier. Hiermee kun je voor elk label binnen jullie organisatie eigen briefpapier en lettertypes instellen voor de factuur.
- Administratieve gegevens:
- Als jullie meerdere administraties hebben, kun je hier de keuze maken voor dit evenement, zodat het op de juiste grootboekrekeningen wordt geboekt. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier (we adviseren dat iemand van de financiële administratie deze instellingen doet).
- BTW mode: de standaard BTW mode wordt ingesteld in de instellingen, maar kan hier per evenement worden aangepast. Zo kun je ervoor kiezen om in de offerte de prijzen inclusief of exclusief BTW te communiceren.
- Als jullie binnen de administratie gebruikmaken van meerdere kostplaatsen, kun je hier de gewenste kostplaats selecteren. Hoe dit wordt ingesteld, lees je hier (we adviseren dat iemand van de financiële administratie deze instellingen doet).
- Ontvang je een inkoopordernummer van een klant, dan kun je dit hier invoeren, zodat het op de factuur wordt vermeld.
Wat doen de checkboxes:
- Niet factureren: Als je deze checkbox inschakelt, wordt het evenement niet gefactureerd en verschijnt het dus niet in de facturatiemodule.
- Geen omzet: Door deze checkbox aan te vinken, worden alle verkoopprijzen op €0,- gezet. Zo kun je de klant alsnog een factuur sturen ter bevestiging van de afspraak dat het evenement kosteloos wordt aangeboden.
- Facturatieopmerkingen: Wanneer je hier een opmerking noteert, verschijnt deze tijdens het factureren. De opmerking wordt niet op de factuur vermeld.
- Budget: Hier kan het budget worden genoteerd dat de klant voor het evenement heeft vastgesteld. Voor interne doeleinden is dit alleen ter informatie. Het is ook mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te vermelden.
- Factuurrelatie: Deze wordt automatisch ingevuld vanuit het CRM, maar het is mogelijk om deze voor een evenement aan te passen. Lees hier de uitgebreide instructies.
...
Nadat de evenementdetails zijn gevuld en gecontroleerd, ga je verder met het inrichten van het evenement. Alle verkoopitems die zijn gekoppeld in het evenement worden in dit tabblad weergegeven, komen uiteindelijk terug in het financiële overzicht in het evenement.
Financieel
...
Het controleren van het overzicht:
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Wanneer je het evenement wilt aanbieden per gast kun je deze knop gebruiken. Er verschijnt een pop-up om de prijs per gast voor het arrangement in te stellen. Hier voer je de gewenste naam, het aantal gasten, de totale prijs in en geef je de onderliggende onderdelen aan die aan het pakket gekoppeld moeten worden.onder de prijs per gast vallen. Van deze aangevinkte onderdelen maakt EasyParty een arrangement. Hier lees je verderop in de e-learning meer over. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Dit is alleen mogelijk als de evenementdatum nog niet heeft plaatsgevonden. Met de voorcalculatie kan worden bepaald of het evenement realistisch en rendabel is. Deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen, maar als iemand hier niet bij kan zijn, kun je eenvoudig via deze export de verwachtingen tonen. |
...
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Dit is een factuur die je kunt sturen om je klant alvast op de hoogte te stellen of om de uiteindelijke factuur te controleren. Dit is een onofficiële factuur en is dus niet rechtsgeldig. Tevens is dit om zelf te bekijken . Deze factuur heeft dus ook geen factuurnummer. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Als het evenement heeft plaatsgevonden, je hebt het gecontroleerd en alle wijzigingen en realisaties zijn doorgevoerd, klik je op deze knop om het evenement financieel vrij te geven. Door op deze knop te klikken, wordt het evenement op slot gezet en doorgezet naar de facturatiemodule gezet. In de facturatiemodule wordt deze regel dan wit weergegeven, zodat iedereen weet dat het evenement is gecontroleerd en klaar is om gefactureerd te worden. Het is belangrijk om vast te stellen wie deze taak binnen jullie organisatie op zich neemt. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Als het evenement heeft plaatsgevonden, en alle realisaties zijn ingevoerd, kun je een nacalculatie genereren. Hiermee krijg je inzicht in de prestaties van je evenement, de rendabiliteit en de behaalde marge. Dit is interne informatie en deze gegevens zijn ook uit het financiële overzicht te halen. |
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
Als er een contante betaling voor het evenement is, kun je deze verwerken in de pop-up die verschijnt wanneer je op deze knop klikt. |
...
Dit is belangrijk omdat het verplicht is om oplopende factuurnummers te hanteren. Om dit mogelijk te maken, moet er vanuit één plek gefactureerd worden, namelijk EasyParty. In EasyParty kun je aangeven welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen. Dit stel je in op de dag dat je overgaat op facturatie via EasyParty, omdat je dan weet welk nummer de laatste factuur heeft gehad. Je vindt deze instelling onder: Instellingen > Financieel > Administratieve instellingen.
Wij zorgen ervoor dat alle conceptfacturen die EasyParty heeft gegenereerd voor de evenementen die jullie al hebben aangemaakt, tot die datum worden verwijderd, zodat jullie kunnen beginnen met een schone facturatiemodule. Dit zorgt voor een beter overzicht.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
|
Wil je nog meer uitleg, lees dan Financieel
...