In dit hoofdstuk gaan we jullie meenemen in het proces van het aanmaken en beheren van evenementen in EasyParty. Het evenement dat jullie organiseren staat natuurlijk centraal, maar het is belangrijk om te begrijpen hoe dit precies in EasyParty wordt gedaan.
Waarschijnlijk beginnen jullie nu zonder EasyParty direct met het opstellen van een offerte op basis van de wensen van de klant, waarna je de interne documenten en de factuur opstelt. In EasyParty begin je met het aanmaken van een evenement, en hier komen vervolgens de benodigde documenten uitgerold. In EasyParty is de evenementenplanning het kloppend hart en biedt naast een overzicht meer mogelijkheden dan alleen het aanmaken van een evenement. In onderstaande paragrafen richten we ons op de belangrijkste velden en functies.
Doel van dit hoofdstuk
...
Het doel is om jullie wegwijs te maken in EasyParty en ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie correct wordt ingevoerd. Zo kunnen evenementen volledig en nauwkeurig worden aangemaakt en beheerd.
Hoe gaan we dit doel bereiken?
...
We begeleiden jullie stap voor stap bij het invoeren van eigen evenementen in EasyParty. In de onderstaande paragrafen vind je de benodigde acties en voorbeelden om je op weg te helpen.
| Onderliggende pagina's |
|---|
Alles stappen van Evenementen doorlopen? Ga dan verder met de vervolgacties voor Sales.
Verhaaltje hoe waarom evenementen
In deze paragraaf van de implementatie zullen we niet elk veld afzonderlijk bespreken. We richten ons op de belangrijkste velden.
We gaan jullie begeleiden door jullie eigen evenementen in EasyParty in te voeren. Dit helpt jullie wegwijs te maken in het systeem en te controleren of alle benodigde informatie correct is ingevoerd.
Doel
Het doel van deze acties is ervoor te zorgen dat jullie controleren of alle informatie in EasyParty aanwezig is, zodat de evenementen volledig en correct aangemaakt kunnen worden.
Hoe gaan we het doel bereiken
Hieronder vind je de benodigde acties, gevolgd door een voorbeeld van ons.
...
| title | Actie + stappen |
|---|
Stap 1:
Selecteer drie evenementen die binnenkort zullen plaatsvinden of recent hebben plaatsgevonden.
Zorg ervoor dat deze evenementen van verschillende soorten of typen zijn, zodat je leert hoe je deze verschillen in het systeem kunt verwerken.
Voorbeeld:
- Lunch
- Diner
- Bruiloft
- Avondfeest
- Meerdaags evenement
Stap 2:
Start met het aanmaken van een evenement via Evenementen > Evenement toevoegen
Voor een uitgebreide uitleg van dit scherm, klik op: Startscherm
Lees ook vooraf de Algemene informatie door om te weten wat je kunt verwachten.
Als het goed is, is het CRM-systeem inmiddels gevuld. Hiervoor hebben jullie gebruik kunnen maken van de importservice.
Mocht je tijdens het aanmaken van een evenement merken dat er toch een relatie ontbreekt, kun je deze altijd nog handmatig aanmaken in het systeem. De instructies hiervoor vind je in de sectie 1. CRM
Stap 3:
Nadat je de gewenste relatie en contactpersoon hebt geselecteerd, begin je met het invullen van de evenementdetails.
De blauwe velden zijn verplicht. Houd er rekening mee dat je via 'instellingen > Evenementen >Evenementen - Standaard vulling nieuw evenement'
bepaalde velden ook verplicht kunt maken.
Voor een uitgebreide uitleg over dit scherm, klik op: Evenementdetails
Stap 4:
Vervolgens doorloop je de menubalk (de tweede blauwe balk aan de linkerkant) van het evenement om het te vullen met verkoopitems.
De obouw is zo omdat, dit is geen vaste volgorde voor de offert maar wel voor het aanmaken met vulling van het evenement
Voor een uitgebreide uitleg vind je hieronder een link naar de desbetreffende pagina. Onder elke link staan een aantal handige tips.
- Arrangementen
- Mochten het arrangement dat je zou willen toevoegen nog niet in EasyParty staan ga dan naar: Arrangementen
- Programma
- mochten een offert toevoeging zijn vul dit hier en weet dat dit terug komt in de offerte onder dit tijdstip
- Culinair
- Dranken, Materialen, Decoratie, Entertainment, Techniek en Dienstverlening
- Personeel
- Zaalhuur
- Mocht een zal nog niet aangemaakt zijn ga dan voor de uitleg naar 3. Locaties toevoegen en beheren
- Ritten
Tot zover heb je het evenement ingevuld. De overige tabbladen bieden inzicht in de organisatie en communicatie rondom het evenement.
- Financieel
- Realisatie
- Offerte
- Volgt in de volgende stap
- Documenten
- Contactbeheer.
Stap 5:
Als je de stappen van boven naar beneden hebt doorlopen, is het evenement nu gevuld, maar er is nog geen op maat gemaakt offertesjabloon in EasyParty aangemaakt. Deze stap komt nog.
Er is echter een voorbeeldsjabloon beschikbaar in EasyParty met de naam: 'EasyParty standaard voorstel'.
Binnen het evenement dat je nu hebt nagebouwd (gebaseerd op een huidig evenement), ga je een offerte genereren. Hiermee kun je de verschillen duidelijk in beeld krijgen en zien waar er informatie ontbreekt of waar je deze op een andere manier zou willen tonen.
Voor een uitgebreide uitleg over dit scherm en de functionaliteiten, klik op: Offerte
Stap 6:
Gan verder met de volgende paragraven in de e-leraning denk aan offertebheer arrangementen enz
Stap 7:
Maak de ontbrekende pakketten of productitems die je bent tegengekomen aan, of geef de punten door aan de desbetreffende afdeling.
...
| title | Voorbeeld |
|---|
| Uitbreiden | ||
|---|---|---|
| ||
klant vraag een offerte aan met de volgen de punten
|
...
| title | Klantaanvraag verwerkt in EasyParty |
|---|
powerpoint met schermen
word offert
Het is een voorbeeld weet dat er meerder wegen naar easyparty gaan
Hebben jullie de actie uitgevoerd en de informatie doorgenomen? Ga dan nu al je evenementen bijhouden in EasyParty.